Verzekeren van de administratie van de bestellingen:
- Ontvangt de aankoopaanvragen van de verschillende diensten.
- Zorgt voor de administratieve voorbereiding van de aankoopdossiers en laat deze ondertekenen door de hiërarchisch verantwoordelijke.
- Controleert de leveringen direct na ontvangst (in vergelijking met de bestelling en conformiteitsnormen) en verdeelt de goederen over de verschillende diensten.
- Stelt de interne factuur op, controleert deze en registreert deze in het informaticasysteem.
- Registreert de ontvangen artikelen, gesorteerd per sector, in het informaticasysteem.
- Houdt de dienstverantwoordelijken en de hiërarchisch verantwoordelijke op de hoogte van de voortgang van de bestellingen, en neemt contact op bij problemen of voor aanvullende informatie.
Administratieve opvolging van bestellingen:
- Volgt de door de aankoopdienst geplaatste bestellingen van goederen en diensten administratief op, en ondersteunt de hiërarchisch verantwoordelijke en de aankopers.
- Codeert en actualiseert informaticabestanden met betrekking tot de inventaris van het materiaal, de ontvangen artikelen en het voorraadbeheer.
- Actualiseert regelmatig de informaticabestanden van leveranciers en hun contactgegevens.
- Ontvangt en beantwoordt interne en externe telefonische vragen, of stuurt deze door naar de bevoegde persoon.
Diverse bijkomende administratieve taken:
- Vervult overige administratieve taken die voortvloeien uit de hoofdverantwoordelijkheden.