ADMINISTRATIEF EN OFFICE MEDEWERKER – DEELTIJDS
Functieomschrijving
ISMS is een consultancy bedrijf in de farmaceutische sector met een kantoor in Zoersel. We ondersteunen bedrijven bij de ontwikkeling en marketing van hun producten via een brede waaier van diensten, gaande van markt- en productanalyses, kosteneffectiviteitsanalyses, strategische consultancy, marktonderzoek en medisch-wetenschappelijke communicatie. Wij zijn op zoek naar een planmatige en georganiseerde Administratief en Office Medewerker (deeltijds) die ons kan ondersteunen. In deze afwisselende rol verzorg je algemene administratieve en kantoorwerkzaamheden en ondersteun je specifiek in de administratie en organisatie rondom vastgoedbeheer (verhuur kantoorruimtes). Ervaring is geen noodzaak aangezien een training on-the-job wordt voorzien, maar een goede kennis van Excel en Word is zeker een pluspunt. Ben je zorgzaam, discreet, sociaalvaardig en geduldig? Kan je omgaan met mensen die het vaak heel druk hebben? Heb je een passie voor nauwkeurig en systematisch werken en een klantgerichte persoonlijkheid? Dan ben je de persoon waar we naar op zoek zijn. Jouw verantwoordelijkheden Algemene administratieve en office taken:
- Beheer van inkomende en uitgaande communicatie (telefoon, e-mail, post).
- Opmaak, communicatie en opvolging van inkomende en uitgaande facturatie.
- Contacten en documentenstroom met externe boekhouder.
- Ondersteuning bieden aan het management en collega’s bij administratieve taken (bv. reis boeken).
- Organiseren van vergaderingen en afspraken, en zorgen voor de nodige voorbereiding en opvolging.
- Bestellingen en voorraadbeheer van kantoorbenodigdheden.
- Archivering en onderhoud van up-to-date dossiers en documenten.
- Opvolgen van personeelsadministratie, zoals verlofaanvragen en loonadministratie.
- Helpen bij de organisatie van bedrijfsactiviteiten of team events.
- Zorgen voor een ordelijke en verzorgde werkomgeving, inclusief het beheer van praktische zaken zoals keukenonderhoud en het opvolgen van de afvalkalender.
- Ondersteunen bij de facturatie van huurders en opvolging van betalingen.
- Verwerken van meteropnames en het bijhouden van energiekosten.
- Onderhouden van contacten met huurders voor diverse administratieve zaken.
- Opvolgen van onderhoudswerken en herstellingen in samenwerking met aannemers en onderhoudsbedrijven.
- Fysieke aanwezigheid in de vastgoedpanden voor inspecties of om huurders te ontvangen.
- Beheren van vastgoeddocumenten, zoals huurcontracten, verzekeringspolissen, vergunningen, enzovoort.
Profiel
- Je beschikt over een diploma secundair onderwijs of hoger, bij voorkeur in een administratieve richting.
- Ervaring in een gelijkaardige functie of in vastgoedbeheer is een troef.
- Je werkt nauwkeurig, gestructureerd en je kunt goed prioriteiten stellen.
- Je bent goed in het verwerken van cijfers.
- Je hebt sterke communicatieve vaardigheden in het Nederlands en Engels.
- Je kan vlot werken met MS Office (Word, Excel, Outlook) en bent snel weg met nieuwe software.
- Je bent flexibel en bereid om je takenpakket af te stemmen op de wisselende noden van het bedrijf.
- Je hebt een rijbewijs B en bent bereid om je af en toe te verplaatsen naar de vastgoedpanden.
Aanbod
- Een gevarieerde functie binnen een klein, dynamisch team met ruimte voor persoonlijke groei.
- De kans om deel uit te maken van zowel een groeiend bedrijf als van een vastgoedproject in ontwikkeling.
- Een deeltijds contract van onbepaalde duur (16 tot 20 u per week).
- Flexibiliteit in werkuren en de mogelijkheid tot telewerk.
- Een marktconform loon, aangevuld met extralegale voordelen.
Anderen bekeken ook
Vorige
van
Volgende