Notre client est situé à Ottignies et est actif dans le domaine industriel.

Dans le cadre de cette mission d'Assistant Administratif (H/F/X) vos responsabilités sont les suivantes :

• vous préparez des Dossiers d'Exécution pour les équipes de montage ;
• vous garantissez la constitution et la mise à disposition des dossiers techniques nécessaires aux équipes d'installation ;
• vous rassemblez les documents requis pour l'exécution des travaux, sous la supervision du responsable de la planification ou du chef de chantier ;
• vous assurez l'inclusion des éléments indispensables : plans d'implantation des équipements avec indication du statut (« In Progress » ou « Final » selon la validation du chef de projet), confirmation de commandes sans valorisation, informations pertinentes sur les sous-traitants et techniciens externes ;
• vous ajoutez les documents annexes utiles (éventuels protocoles de sécurité, autorisations d'accès, etc.) ;
• vous assurez la structuration, la mise à jour et l'archivage des documents techniques des projets finalisés ;
• vous vous assurez de la conformité des dossiers aux exigences du client ;
• vous rassemblez et organisez les documents techniques fournis par les différents intervenants (back-office commercial, dessinateurs, chefs de chantier, sous-traitants, etc.) ;
• vous assurez la cohérence des fiches techniques avec l'évolution des projets en collaborant avec les équipes commerciales et techniques ;
• vous utilisez des outils de gestion documentaire pour centraliser et partager les données ;
• vous mettez en forme et archivez les dossiers physiques, en préparant les notes d'envoi nécessaires ;
• vous centralisez et transmettez les procès-verbaux aux parties concernées (coordinateurs internes, chefs de chantier, direction administrative, etc.) ;
• vous planifiez et suivez les demandes de réception définitive ;
• vous rédigez et envoyez les courriers officiels pour solliciter les réceptions ;
• vous rédigez et adressez les attestations aux clients , vous veillez à leur bonne réception et effectuez des relances si nécessaire ;
• vous classez les attestations dans la base documentaire et informez le back-office des mises à jour.

Robert Half SRL et Robert Half Project Sourcing SRL traitent les données des candidats qui sont nécessaires pour mener à bien le processus de candidature. Vous trouverez plus d' informations sur la protection des données, en particulier sur vos droits légaux, à Toon websitehttps://www.roberthalf.com/be/fr/vie-privee.

Dans le cadre de cette mission d' Assistant Administratif (H/F/X), le profil recherché est le suivant :

• une parfaite connaissance du français et une excellente connaissance du néerlandais ;
• une rigueur organisationnelle ;
• une capacité de travailler sur des dossiers administratifs complexes ;
• une maîtrise des outils de gestion documentaire et une capacité à collaborer avec divers interlocuteurs ;
• un intérêt pour le milieu technique : une bonne compréhension des processus techniques et administratifs des projets est essentielle pour assurer la fluidité et la précision des dossiers techniques ;
• une facilité de travailler de manière autonome.