Voor het woonzorgnetwerk "Maria Troost" zijn we op zoek naar een medewerker secretariaat.

Je ondersteunt de algemeen directeur en de directeur bewonerszorg m.b.t. secretariaatswerk, opvolgen van dossiers, organiseren en voorbereiden van vergaderingen.

Kerntaken:

• beheer van de agenda van de directieleden, volgt afspraken op en stelt prioriteiten;
• volgt eigen e-mails op;
• behandelt de doorgestuurde e-mails van de directieleden;
• beantwoordt de binnenkomende telefonische oproepen, filtert ze, geeft inlichtingen over de courante zaken en verbindt, indien nodig, de oproepen door van de directieleden tijdens belangrijke vergaderingen;
• staat in voor alle vertrouwelijke correspondentie en behandeling van de briefwisseling;
• coördineert en ziet toe op alle werkoverleggen en vergaderingen (het vastleggen van vergaderzalen, gepaste data zoeken, catering, opvolgen aanwezigen,...);
• maakt verslagen van de vergaderingen in opdracht van de algemeen directeur;
• ontvangt, in naam van de directieleden, bezoekers, onthaalt ze, verwijst hen door en beantwoordt hun vragen;
• verzamelen van de te klasseren (digitale) documenten en verzorgen van de toegankelijkheid van het klassement;
• verricht allerlei opzoekingen op vraag van de directie;
• klasseert de post, de documentatie en de archieven van de algemeen directeur;
• maakt presentaties gevraagd door de directie (o.a. voor het bestuursorgaan, voor de ondernemingsraad, voor andere vergaderingen) O.a. bezettingscijfers, personeelsstatistieken;
• verzorgt de communicatie van directie naar personeel en bewoners;
• zorgt voor briefwisseling, verslagen multidisciplinair overleg;
• verzorgen van de sociale media van de instelling;
• verzorgen van externe communicatie en branding;
• hulp bij uurroosterpakket personeel.

Je bent minimum in het bezit van een bachelordiploma.

Je hebt een zeer goede kennis van MS Office, je bent vaardig met de PC.

Je bent sterk organisatorisch en werkt goed planmatig en gestructureerd.

Je bent contactvaardig en stelt je flexibel op.

Je bent stipt en nauwkeurig in het verwerken van dossiers en het verlenen van advies.

Je houdt rekening met het beroepsgeheim.

Je bent in het bezit van een rijbewijs type B voor de occasionele dienstverplaatsingen.