VERANTWOORDELIJKHEDEN EN TAKEN:

Rol van directie-assistent

Als directie-assistent bent u het eerste aanspreekpunt voor de Directie Human Resources en zorgt u voor een kwaliteitsvolle service:

- Ontvangen en oriënteren van medewerkers (zowel fysiek als telefonisch) naar de juiste HR-diensten.

- Beheren van de interne en externe post, evenals de facturen van de directie (uitgezonderd SIPPT).

- Bestellen, beheren en distribueren van materiaal en benodigdheden.

- Organiseren van vergaderingen, deelnemen en verslagen opstellen.

- Vertalen van documenten indien nodig, in zowel het Frans als Nederlands.

- Ondersteunen van de relaties met interne en externe klanten.

- Deelnemen aan de organisatie van evenementen zoals het personeelsfeest, de eedaflegging of teamversterkende activiteiten.

- Volgen van de afwezigheden en verlof van de medewerkers van de HR-directie.

- Beheren van de aanvragen voor IT-toegang voor de HR-directie.

Rol van administratief assistent

Als administratief assistente speelt u een sleutelrol in de organisatie en structurering van HR-informatie en -processen :

- Archiveren, organiseren en bijwerken van documenten en gedeelde middelen op het interne netwerk.

- Verzamelen en verwerken van gegevens met betrekking tot human resources.

- Actualiseren en uniformiseren van HR-inhoud voor het personeel (notities van de dienst, formulieren, enz.).

- Schrijven en publiceren van HR-communicatie op interne en externe platforms (intranet, gemeentelijke website, enz.).

- Bijdragen aan de uitvoering van het interne en externe communicatiebeleid van de HR-directie.

- Administratieve ondersteuning bieden bij subsidieaanvragen.

- Deelnemen aan strategische HR-projecten zoals de digitalisering van documenten of de implementatie van het arbeidsreglement.

- Alle andere taken uitvoeren die nodig zijn voor een vlotte werking van de HR-directie.

PROFIEL:

- Diploma van Secundair Onderwijs (ASO, TSO, KSO) of gelijkwaardig* diploma of voldoen aan de toelatingsvoorwaarden voor een functie op niveau C

- Min 3 jaar ervaring in gelijkaardige functie

- Uitstekende beheersing van het Frans of Nederlands en een goede kennis van de tweede taal wordt gewenst

*Het gevraagde diploma of certificaat moet zijn uitgereikt door een Belgische onderwijsinstelling die erkend is door één van de gemeenschappen van het land. Als uw diploma in het buitenland is uitgereikt, kunt u ook deelnemen als u een gelijkwaardigheid van dit diploma/certificaat heeft verkregen, uitgereikt door één van de taalgemeenschappen van België

KENNIS EN VAARDIGHEDEN:

Technische competenties:

- Schrijfvaardigheid (spelling, grammatica, structuur, enz.);

- Vaardigheid in kantoorsoftware (Word, Excel, Power Point, Outlook, Teams en OneNote);

- Opstellen van notulen (verslagen van vergaderingen).

Gedragscompetenties:

- Eigen werk structureren

- Plannen en organiseren

- Resultaatgericht werken

- Analyseren

- Professioneel en integer handelen

- Communiceren

- Zich aanpassen

- Samenwerken