Zet deze 7 dingen niet in je out-of-office

Automatisch antwoordapparaat

Een out-of-office bericht wordt in principe niet alleen maar gebruikt voor een langere afwezigheid op het werk, ook wanneer je een korte periode afwezig bent door bijvoorbeeld een ziekte of ongeval, kan zo’n afwezigheidsmelding wel handig zijn.

Door dit automatisch bericht laat je dan weten dat je tijdelijk niet aan het werk bent en dus niet meteen zult reageren op online vragen. Het bespaart jou en je contactpersoon heel wat frustratie en extra werk achteraf. De opmaak van het out-of-office bericht gebeurt via je mailprogramma.

Meerdere korte vakanties vs. 1 lange vakantie: wat is het best?

De do’s

First things first: de onderwerpregel. Die kan best kort en krachtig zijn. Maak het dus niet te lang en hou het gerust bij een duidelijke “Out-of-office” of “Afwezigheid”. Zo weet je contactpersoon meteen hoe de vork aan de steel zit.

Idealiter wordt de tekst geschreven in de schrijfstijl die het best past bij het bedrijf. De inhoud ten slotte bevat de 3 W’s: “Wat” (“ik ben tijdelijk niet bereikbaar”), “Wanneer” (“van datum X tot datum Y”) en “Wie” (“ik verwijs je graag door naar mijn collega Z”).

Een out-of-office bericht opmaken lijkt dus piece of cake. Toch loopt het door het enthousiasme en het uitzicht op het welverdiende verlof wel eens verkeerd. Laat je daarom niet kennen en maak het bericht op zoals een pro.

Lees ook: De origineelste ‘out of office’-berichten voor tijdens je verlof

De don’ts

1. Draai niet rond de pot

Hoe korter de tekst, hoe zakelijker en professioneler het overkomt. Draai niet rond de pot maar zeg het zoals het is: je bent er even niet en zult je e-mails in die periode niet lezen of beantwoorden.

2. Verlies je niet in onnodige details

De meeste contactpersonen zijn niet echt geïnteresseerd in het waarom van je afwezigheid. Het is dus ook niet nodig om jezelf te excuseren en gedetailleerd uit te leggen wat je concrete vakantieplannen zijn, wat er op de planning staat op het congres of teambuilding event waaraan je deelneemt of hoe het genezingsproces van je ziekte of revalidatie hoogstwaarschijnlijk zal verlopen.

3. Wees niet te jolig

Thuis of op kantoor mag je dan wel één van de leukste zijn, probeer het in je afwezigheidsbericht toch zo zakelijk mogelijk te houden. Een out-of-office bericht behandel je anders dan een speelse mededeling in de Whatsapp-groep van je werk.

Vermijd dus flauwe woordspelingen of grappig bedoelde jaloersmakende opmerkingen (“lekker aan het chillen aan het zwembad”). Niet iedereen heeft samen met jou verlof.

CHECK: Vijf tips om stressvrij op vakantie te gaan

4. Vergeet de data niet aan te passen

Een vaak voorkomende fout is om het automatisch afwezigheidsbericht van vorig jaar ook dit jaar te gebruiken. Gevolg: de contactpersoon krijgt een gerecycleerde melding waarbij de data of het seizoen (bv. “zomervakantie” in de kerstperiode of “fijne feestdagen” op een random afwezigheid tijdens het jaar) niet kloppen. Behoorlijk vervelend voor de contactpersoon en gênant voor jezelf.

5. Vraag bevestiging aan je plaatsvervanger

Gelukkig is er telkens weer die ene solidaire collega die tijdens jouw afwezigheid de honneurs waarneemt. Vergeet je niet om hem of haar hiervoor om bevestiging te vragen vooraleer je vertrekt? Je zou niet de enige collega zijn die het in Keulen hoort donderen terwijl jij op een zuiders strand afwezig zit te zijn.

Tip: hou het bij één collega en vermijd om de namen van meerdere collega's in je bericht te vernoemen.

6. Maak geen valse beloftes

Doe geen onhaalbare beloftes en gun jezelf de tijd om bij je terugkeer alle mails rustig te lezen en te beantwoorden. Schrijf dus eerder dat je zo snel mogelijk zult reageren en niet “op de eerste dag” na je terugkeer.

7. Terug op kantoor? Exit out-of-office bericht

Schakel je automatisch afwezigheidsbericht uit wanneer je terugkeert naar het werk. Je bent terug aan het werk en dus niet meer “out of office”.

Extra: 6 tips om na vakantie weer gemotiveerd aan het werk te gaan

(fd)