Zakelijke etiquette: 19 gouden regels

Het draait uiteraard niet allemaal om waar de juiste vork moet en welk mes voor welk gerecht moet dienen, maar zelfs dat komt erbij kijken. Zakelijke en sociale etiquette verschillen niet zoveel, doch er zijn enkele specifieke regels die je toch een houvast kunnen bieden in troebel water.

1. Kleding

Kleed je gepast voor de situatie. Het moet je reputatie reflecteren en bijdragen aan je geloofwaardigheid. Niet te casual dus, maar als je jezelf te strak of te zakelijk kleedt, dan zet dat misschien onvoldoende je persoonlijkheid in de verf. Best even op voorhand over nadenken dus.

2. Handdruk

De hoogste in rang neemt het initiatief voor een handdruk. Een handdruk blijft belangrijk in een zakelijke situatie. Zorg ervoor dat je een stevige handdruk geeft: niet te hard, maar ook niet te slap.

3. Gebruik je volledige naam

Stel jezelf altijd voor met je volledige naam. Gebruik ook de naam waarmee je gesprekspartner zich voorstelt. Heb je een lange naam of word je liever anders genoemd, geef dan eerst je volledige naam en zeg dan “… maar zeg gerust …” en vervolgens je roepnaam of gekozen aanspreektitel.

4. Sta recht

Word je aan iemand voorgesteld, sta dan recht. Kan je door omstandigheden niet opstaan, maak dan een beweging die duidelijk maakt dat je wel die intentie had. Zo erken je iemand zijn aanwezigheid op een beleefde, actieve manier.

5. Verberg je telefoon

Tijdens een formele ontmoeting is het onbeleefd om te zitten sms’en, telefoneren of zelfs te e-mailen. Spijtig genoeg gebeurt het nog te veel. Moet je toch dringend je berichten nakijken of een telefoontje plegen, verontschuldig je dan om naar het toilet te gaan en check je berichten daar.

6. Bestel bescheiden

Bestel niet het duurste dat het restaurant te bieden heeft, zeker niet als je niet de gastheer of –vrouw bent. Doet de gastheer of –vrouw een suggestie die wat duurder is dan mag je hem of haar hier wel in volgen. Wees op je hoede voor suggesties van de ober, want het is beter om niet naar de prijs te vragen in zakelijk gezelschap (en het zou wel eens duur kunnen tegenvallen). Hou je daarom best aan de menukaart en volg indien mogelijk je tafelgezelschap.

7. Volg de bestelling

Bestelt degene die het eerst bestelt een aperitief of een nagerecht? Aarzel dan niet om hetzelfde te doen. Het moet niet, maar het is minder ongemakkelijk als je samen eet. Anders zit iemand met zijn vingers te draaien, terwijl de ander aan het eten is, wat kan leiden tot een ongemakkelijke situatie.

8. Breek je brood

Tijdens een zakenlunch is het de regel om je brood met de hand te breken in plaats van het te snijden.

9. Weet waar je bestek moet

Je bestek, je glas en je brood of beleg hebben allemaal een eigen plaats op de tafel. Hier zijn regels rond. Meestal wijst het zichzelf wel uit, aangezien de obers alles netjes klaarzetten, maar wees toch op de hoogte van de basisprincipes.

10. Bied geen stoel aan

In de sociale etiquette wordt dit vaak verwacht, doch in de zakelijke etiquette is iedereen evenwaardig en hoef je dus ook geen rekening te houden met gender-etiquette. Je mag je gezelschap gerust uitnodigen om te gaan zitten, maar een stoel aanwijzen of achteruit trekken is niet nodig. Als dit al gebeurt, is het vaak door de ober.

11. Niet wijzen tijdens een gesprek

Het is onbeleefd om je wijsvinger te gebruiken tijdens een gesprek en het komt vaak agressief over. Wil je iets of iemand aanduiden of een punt maken, gebruik dan een open handpalm en hou je vingers samen.

12. Hou je benen naast elkaar

Kruis je benen niet tijdens een zakelijk gesprek. Wiebelende of gekruiste benen kunnen afleidend zijn en komen niet erg professioneel over.

13. Bedank niet te veel

Zeg niet meer dan één of twee keer ‘dank je’ tijdens een gesprek. Je komt minder sterk en zelfverzekerd over, misschien zelfs een beetje hulpeloos. Te veel bedanken doet de waarde van het sentiment ook afnemen. Wees dus waarderend en respectvol, maar laat je niet onder de mat vegen. Jullie betekenen evenveel voor elkaar.

14. Ruim niet af

Doe het werk van de ober niet. Hoe goed bedoeld het ook is, concentreer je op het onderhouden van je zakenrelaties. Borden stapelen, glazen afruimen of bestek opruimen kunnen je van je taak afleiden en je zakenpartner doen fronsen.

15. Vraag geen doggybag

Restorestjes zijn lekker om mee te nemen en algemeen aanvaard op privévlak, maar tijdens zakendiners is het niet professioneel. Je bent er voor zaken (of probeert die schijn toch hoog te houden) en niet voor het eten.

16. Bedank iedereen apart

Je zakenpartners bedank je na een vergadering individueel door een persoonlijk briefje of een gepersonaliseerde e-mail te schrijven. Het is goede nazorg die de conversatie gaande houdt.

17. Gebruik het juiste e-mailadres

Zij het voor de bedankmails of voor een uitnodiging voor een lunch of andere bijeenkomst, dubbelcheck de e-mailadressen. De verkeerde persoon uitnodigen kan voor gênante situaties zorgen.

18. Weet hoe je kan afronden

Laat je gastheer niet ongemakkelijk naar het afscheid toesturen en neem zelf het initiatief. Bereid een exit line voor. Dit kan in enkele vooraf voorbereide zinnetjes. Heb een excuus klaar. Misschien heb je je babysitter maar tot 22 uur, of nog een deadline in het verschiet?

19. De gastheer of –vrouw betaalt

Werd je expliciet uitgenodigd of doet de genodigde jou een plezier door langs te komen, dan is het maar logisch dat de gastheer of –vrouw de rekening voor zich neemt. Als vrouw is dit niet altijd even gemakkelijk, omdat sommige mannen het nog altijd als hun plicht zien om in hun plaats te betalen. Sociale etiquette wordt hier nog vaak verward met zakelijke etiquette, en sommige mannelijke zakenpartners lopen vast op de zogenaamde gender-etiquette.

Hoe kan je een gênante situatie omzeilen? Je kan zeggen dat het bedrijf de rekening betaalt. Of – en dit is een elegante oplossing voor zowel man als vrouw – je kan van tafel weggaan om de rekening achter de rug van je gast(en) aan de kassa te betalen.

(sjv) – Bron: Express.be