Win tijd, gebruik je agenda beter: 14 tips

Jammer genoeg telt een dag maar 24 uur. Dat zijn 86.400 seconden. Geen seconde meer of minder. “Koortsachtig zoeken we manieren om nog meer uit een dag te halen”, vertelt coach Sabine van Meenen. “Maar "tijd managen" werkt niet. Tijd kan je niet beheren. We kunnen wel zelf kiezen hoe we onze tijd dagelijks invullen.”

“Mensen hebben dikwijls te weinig tijd, en vaak komt dit omdat ze hun agenda niet goed gebruiken. Ze plannen te veel afspraken op een dag of zetten afspraken te ver van elkaar. Door een goed gebruik van je agenda krijg je een duidelijk overzicht en win je tijd.”

Sabine van Meenen coacht ondernemers naar een mooie omzet, zonder dat ze daarom harder moeten werken. Veel van de tips en tricks zijn ook toepasbaar voor werknemers.

Stress = angst om iets te vergeten

Heb je ook zoveel zaken waaraan je constant denkt? Dingen die je zeker niet mag vergeten, zoals een afspraak of een schitterend idee?

“We zijn gestresseerd omdat we aan zoveel moeten denken. Die stress die we voelen, is een vorm van angst omdat we iets zouden vergeten. Het is wetenschappelijk bewezen dat ons kortetermijngeheugen slechts 5 à 7 items kan onthouden (en ja, er zijn altijd uitzonderingen).”

“Vroeger kwam er gewoon veel minder op ons af. Sinds het internet komt er dagelijks veel meer input binnen zoals e-mail, internetinfo, Facebook, Twitter, … Maar ook telefoon, sms'jes, leesvoer, papier en dagelijks gemiddeld zo'n 50.000 gedachten! Gelukkig zijn die gedachten voor 95% onbewust.”

Extra: Waarom stress goed én slecht voor je is

Win tijd, gebruik je agenda beter: 14 tips

1. Gebruik één agenda

Zowel voor zakelijke, als privéafspraken. Zo heb je nooit overlappingen.

2. Je agenda is geen to-dolijst

Een agenda gebruik je enkel voor datum of tijdgebonden items: bijvoorbeeld een netwerkactiviteit op een bepaalde dag, een klantenbezoek, deadlines, je wekelijks sportuurtje, doktersafspraak, de schoolvakanties.

Veel mensen gebruiken hun agenda als een to-dolijst, maar daarvoor dient een agenda eigenlijk niet. Gebruik je agenda dus niet als boodschappenlijstje of ideeënlijst. Daarvoor gebruik je takenlijsten. Want bij taken is het meestal niet zo belangrijk wanneer er precies aan gewerkt wordt, maar wel dat het op een bepaald tijdstip klaar is.

Stel dat je het in je agenda zet om op dinsdag uit te voeren. Als die “afspraak” voorbij is (het is woensdag), dan zie je het niet meer voorbij komen, ook als je er nog niet klaar mee was. Door het als een echte taak in te voeren in een takenlijst, blijft deze “meelopen” totdat je hem afvinkt.

Lees ook: De 11 beste to do-lijst apps

3. Volg je agenda, en durf nee zeggen

Een mail of telefoon die binnenkomt, een collega die aan je bureau komt staan, … Het is verleidelijk hier direct op in te gaan en dit direct aandacht te geven. Uiteraard is het makkelijk om bepaalde klusjes zoals een korte mail of telefoon vlug uit te voeren. Als je echter altijd direct voor alles springt, werk je op automatische piloot. En dat is ongezond voor jezelf.

Hoe kan je nu minder hard werken en tijd winnen? “Zaken weigeren, komt over als zaken afwijzen en dan voelen we ons schuldig. Vergeet niet dat het gaat om de taak, het project of een afspraak afwijzen. Dit heeft niets te maken met het afwijzen van de mens zelf. Nee durven zeggen tegen de ander is ja zeggen tegen jezelf. En als jij altijd ja zegt en te veel beloftes doet aan anderen, dan voel je je onrustig”, vertelt Sabine van Meenen.

4. Plan alles wat je wil doen

Om je dag goed te beginnen, is het belangrijk dat je zowel je professionele als privéactiviteiten plant. Je kan bijvoorbeeld elke avond een lijst maken van alle taken die je de volgende dag moet uitvoeren. Op die manier ben je meteen bij aankomst op kantoor productief.

Ontdek: 8 tips voor een gestructureerde werkdag

5. Bepaal je prioriteiten

Voer je taken niet zomaar uit in de volgorde waarin je ze ontvangen hebt. Probeer je werk te plannen volgens belangrijkheid, op die manier zal je niet plots geconfronteerd worden met een onafgewerkt dossier op de dag van de deadline. Overloop je takenlijst en rangschik je to-dolijst volgens belangrijkheid en dringendheid van elk punt. Begin je dag met het moeilijkste.

6. Stel haalbare doelstellingen voorop

Zorg ervoor dat je planning realistisch is. Voorzie voldoende tijd, met een kleine marge, zodat je minder onder druk komt te staan. Bovendien zal je ook je baas verbazen als je bijvoorbeeld een dossier inlevert voor de afgesproken deadline. En als er dan iets onverwachts gebeurt, kan je dat er ook nog even bijnemen, zonder dat je ander werk in gevaar komt.

Ieder mens heeft een eigen werkritme. Sommigen kunnen zich bijvoorbeeld beter 's avonds concentreren, terwijl anderen eerder 's morgens op hun best zijn. Plan complexe taken dan ook op momenten waarop jij het meest productief bent. Reserveer minder productieve momenten voor de uitvoering van gemakkelijkere taken.

7. Zet externe afspraken die in dezelfde buurt liggen na elkaar

Zo verminder je de reistijden. Calculeer je reistijden en mogelijke files naar afspraken in. Wees realistisch. Veel mensen plannen te veel afspraken op een dag of zetten afspraken te ver van elkaar.

8. Noteer adres en telefoonnummer van je afspraak in je agenda

Noteer een afspraak in je agenda op de juiste dag en het juiste uur. Noteer de naam en het telefoonnummer van de contactpersoon, het onderwerp, het adres waar de afspraak doorgaat en het einduur van je afspraak. Niets zo lastig als dit net voor je afspraak te moeten opzoeken, of erger nog: terwijl je aan het rijden bent.

9. Gebruik kleurencategorieën

Met kleurencategorieën of labels in bijvoorbeeld Outlook krijg je een overzichtelijke agenda. Meetings (eventueel met een verschillende kleur voor interne en externe meetings), privézaken, … krijgen allemaal een andere kleur. Een duidelijke en overzichtelijke agenda werkt prettiger, ook al is het die week super druk. Zo blijf je het overzicht behouden.

10. Cluster taken

Je hebt vast en zeker heel wat kleine taakjes die je op de lange baan schuift. Een telefoontje om een afspraak te bevestigen, antwoorden op een "hangende mail", je dossiers klasseren, ... Cluster deze taakjes en doe taken die slechts een paar minuutjes duren na elkaar. Zo heb je een heleboel kleine taken afgewerkt en geeft dit nadien een voldaan gevoel. Het is bijvoorbeeld heel makkelijk om 3 hangende telefoons achtereen te doen, veel makkelijker dan ze afzonderlijk in de loop van de dag af te werken.

11. Leer werken met een digitale agenda

Het is zo praktisch. Je hoeft nooit iets te doorstrepen. Je sleept gewoon verplaatste afspraken naar een andere dag. Je agenda wordt gesynchroniseerd op je smartphone, tablet en pc, en zo heb je steeds alle laatste gegevens bij de hand.

12. Deel je agenda

Deel je agenda met collega’s waar je nauw mee samenwerkt. Bijvoorbeeld: er belt iemand om een meeting in te plannen, maar je bent niet aanwezig. Je collega noteert dat je die persoon moet terugbellen. Jij belt die persoon op, maar hij of zij is er niet. Je laat een voice-mail achter. Hij belt je terug maar belandt ook op je voice-mail. Herkenbaar? Hoe gemakkelijk zou het zijn als die collega die de eerste telefoon opnam, direct in je agenda kon kijken en een afspraak kon inplannen.

Of deel je agenda met het thuisfront. Dan hoef je geen mails naar je partner te sturen met nieuwe afspraken, of moet je niet aan je partner toegeven dat je dat uitje helemaal vergeten bent.

13. Maak een takenlijst, en koppel die los van je agenda

Bij veel mensen werkt een takenlijst niet. Dat komt omdat er veel te veel to do's op de takenlijst staan. Als je een to-dolijst opstelt met een 70-tal taken, dan geraak je ontmoedigd. Je kan geen keuze maken aan wat je eerst wil beginnen.

Een to do is een taak waar een actie aan verbonden is. Een to do is dus geen project waar er meerdere stappen voor nodig zijn zoals bv. de organisatie van opendeurdagen, een website maken, etc.

Een bestelling die je nog moet doen is een to do. Iemand die je nog moet opbellen, is een to do. Noteer dit direct op je to-dolijst (deze week). Zo vergeet je het niet. Boeken die je nog wenst te lezen of reizen die je nog wil doen, een schitterend idee voor een of ander evenement? Noteer dit op je misschien/later lijst. Niet in je agenda.

14. Controleer op vrijdagmiddag je weekplanning

Check je agenda elke avond. Zo heb je een goed zicht over de volgende dag. Controleer op vrijdagmiddag je weekplanning. Is die haalbaar of zijn er te veel afspraken ingepland? Schuif eventueel nog met geplande afspraken.

EXTRA: 10 tips om jezelf nog beter te organiseren

(mr) - Bron: Sabine van Meenen