Werken volgens de regels van de sociale media

"Er bestaat een groot verschil tussen hoe werknemers in hun vrije tijd omgaan met sociale media en hoe ze diezelfde principes toepassen op de werkvloer." (Laurent Boes, social business & collaboration leader Benelux IBM)

In onze vrije tijd twitteren en Facebooken we er op los en leggen we via sociale media in een handomdraai contacten over de hele wereld. Maar als we moeten werken, nemen we allemaal de auto om in Brussel e-mails te gaan versturen.

“Erg logisch is dat niet”, zegt Laurent Boes. Hij is de man die de Benelux-werknemers van IBM laat samenwerken via social business tools. “Er bestaat een groot verschil tussen hoe werknemers in hun vrije tijd omgaan met sociale media en hoe ze diezelfde principes toepassen op de werkvloer.”

Die principes - een soort best of van de sociale media - bracht IBM samen in een online platform met een resem functionaliteiten die regelrechte kopieën zijn van al wat mensen interessant en leuk vinden aan de ‘klassieke’ sociale media.

Koffiemoment

“Net als op LinkedIn hebben als onze medewerkers een online profiel. Ze vertellen wie ze zijn, aan welke projecten ze werken en wat hun expertise is. Al die informatie is beschikbaar op alle mobiele apparaten, ook op de privé-toestellen van onze werknemers. Steeds meer mensen gebruiken hun eigen tablet of smartphone voor professionele doelen. ‘Bring your own device’ heet dat, en we stimuleren dat door ervoor te zorgen dat al die apparaten verbonden zijn met ons online platform”, legt Laurent Boes uit.

“Het resultaat is dat ik op dit moment via mijn iPhone toegang heb tot 440.000 IBM-werknemers. Krijg ik bij een klant een vraag waar ik niet onmiddellijk het antwoord op ken, dan stel ik die vraag via mijn online netwerk. En net zoals je op Facebook in contact kan komen met vrienden van vrienden, kunnen collega’s van collega’s mijn update zien.” Andere belangrijke functies van zijn communities rond een bepaald project of expertise en social mail. Het laat IBM-medewerkers mee om op elk moment te vergaderen met wie ze willen en de documenten en informatie te delen die daarvoor nodig is.

Het resultaat is een omgeving die werknemers toelaat van eender waar te werken, via eender welk toestel. “We hebben geprobeerd het werken op kantoor zoveel mogelijk te verplaatsen naar social business. Je kan online zelfs een koffieautomaatmoment hebben”, maakt Laurent Boes zich sterk. “Je kent dat wel: dat je aan de automaat net die ene collega tegenkomt die je kan helpen met je probleem. Wel, online kan je die vraag stellen via een status-update. Heel je netwerk kan die meteen lezen.”

Succesfactor

Bij IBM zijn de ervaringen met sociale business positief, niet verwonderlijk voor een bedrijf dat er eigenlijk al meer dan tien jaar mee werkt en aan schaaft. Die ervaring leverde enkele inzichten op. Zoals dat sociale media pas succesvol kunnen gebruikt worden als ze effectief iets bijdragen tot de business. “Een bedrijf dat sociale media enkel en alleen omwille van de technologie inschakelt, zal daar weinig aan verdienen. Sociale media zijn pas een meerwaarde als je de technologie koppelt aan je bedrijfsstrategie”, legt Laurent Boes uit.

Ook de adoptie, zeg maar: het enthousiasme van de medewerkers, verdient de nodige aandacht. De beste manier om deze manier van werken te laten lukken, is dat de bedrijfstop het goede voorbeeld geeft, meent Laurent Boes. “Het gaat er om dat je het gebruik van sociale business zoveel stimuleert. Door te zeggen dat dit een week lang het enige kanaal is om berichten naar collega’s te sturen bijvoorbeeld. Zet de e-mail gerust een week aan de kant.”

(wv)