Welkom bij Nationale Loterij, nieuwkomer!

“Het is handig om met je vragen bij je peter of meter terecht te kunnen, naast je rechtstreekse leidinggevende en je collega’s.” (Clotilde Mignot, ‘metekind’)

Wat zorgt ervoor dat nieuwkomers zich meteen thuis voelen? Uiteraard een gestroomlijnd onthaal op de eerste dag. Niets is zo erg als iemand die op een eerste werkdag aan zijn of haar lot wordt overgelaten.

Bij de Nationale Loterij zijn er daarnaast nog twee andere belangrijke pijlers die voor een goede opvang moeten zorgen. Enerzijds is er het zogenaamde Lonalo Introinitiatief. Dat is een informatiesessie die per kwartaal wordt georganiseerd voor alle nieuwkomers.

“Deze sessie is bedoeld om informatie te verstrekken, maar dient ook als netwerking onderling”, vertelt Ingeborg Vijgen, die bij de Nationale Loterij instaat voor interne communicatie. “Lonalo Intro is namelijk een platform waarop zowel de nieuwe medewerkers van de hoofdzetel, het distributiecentrum en de regionale kantoren elkaar kunnen ontmoeten.”

Peter en meter

Een tweede erg gewaardeerd initiatief is het meter/peter-project dat bij de Nationale Loterij in 2014 het licht zag. Intussen is de organisatie al toe aan de derde lichting van peters en meters. Vandaag tellen ze er al 28 collega’s, die instaan voor meer dan 70 nieuwkomers. Elk jaar komen er nieuwe meters en peters bij. Het project vult overigens andere initiatieven voor nieuwkomers aan, die vanuit HR geleid worden, zoals de bovenvermelde introductiesessies.

De peters en meters bij de Nationale Loterij zijn vrijwilligers, al is het zeker geen vrijblijvende bedoening. Het gaat om mensen die voeling hebben met de bedrijfscultuur en ook al wat langer in het bedrijf aan de slag zijn. Diversiteit is hierbij erg belangrijk: peters/ meters zijn te vinden in alle functies en op alle hiërarchische niveaus. Ze krijgen een informatiesessie waarbij hun specifieke rol wordt toegelicht. HR organiseert ook terugkomsessies om bij te sturen waar nodig.

“De peters en meters zijn er voor allerlei praktische vragen, maar hebben ook een rol van informele vertrouwenspersoon en luisterend oor. Wij zijn neutraal. Zo is het niet de bedoeling dat wij de rechtstreekse chef en de collega’s vervangen of in de weg lopen bij hun introductie voor nieuwkomers binnen hun team”, vertelt Nadège Mansy, die bij de Nationale Loterij verantwoordelijk is voor sponsoringsdossiers en intussen ook al meter is van vier nieuwkomers.

“Veel vragen op de eerste dagen”

Nieuwe medewerkers waarderen dit initiatief. “Tijdens de eerste dagen en weken van je nieuwe job heb je altijd veel vragen. Je wint zelf aan productiviteit omdat iemand anders tijd in je investeert”, vertelt Clotilde Mignot, metekind van Nadège Mansy.“Ik vind het een goed initiatief dat de integratie zeker bevordert, zeker in een organisatie als de Nationale Loterij die met 420 medewerkers toch al wat groter is. Zo’n peter-meter-project is overigens niet courant. Ik heb het nog niet zo vaak bij andere bedrijven gezien”, aldus Clotilde, die zichzelf later ook wel als meter ziet fungeren.

Een aantal speerpunten zijn er wel. Zo werken peters en meters bij de Loterij in principe niet op dezelfde dienst, de regionale kantoren uitgezonderd. Daarnaast bevinden peter/meter en pete/metekind zich doorgaans niet in dezelfde hiërarchie. Wel proberen ze moedertaalsprekers aan elkaar toe te wijzen, zodat de communicatie vlot kan lopen. De Nationale Loterij is het initiatief verder aan het uitwerken voor de langdurig afwezigen die bij hun terugkeer op het werk vaak in een nieuwe bedrijfsomgeving terechtkomen.

De collega’s van HR begeleiden de peters/meters, sturen het programma bij en volgen dit nauwgezet op. De peters/meters krijgen bijvoorbeeld een checklist mee met aandachtspunten voor de eerste dag, de eerste week, de eerste maand en de eerste drie maanden.

Drukke taak?

Is peter of meter zijn een drukke taak? Nadège Mansy: “Vóór de komst van een nieuwkomer, de eerste dag en de eerste weken maak je er uiteraard tijd voor vrij in je agenda. Het is ook logisch dat er op zo’n eerste dag en in de eerste weken veel vragen komen. Het gaat dan om de basics zoals een badge, een rondleiding en het in contact brengen van de collega’s. Maar na een maand of vier is dat al veel minder”, vertelt Nadège, die benadrukt dat elke peter of meter het anders invult en dat het uiteraard ook in de tijd evolueert.

“Ik ben intussen al een tijdje meter van Clotilde. Ze kan bij mij nog altijd met vragen terecht. We houden contact. Zo gaan we nog af en toe samen lunchen.”

De (hectische) eerste dagen van je nieuwe job

Je eerste dagen van een nieuwe job brengen veel praktische vragen met zich mee. Uit de checklist voor peters en meters van de Nationale Loterij halen we een aantal praktische zaken om aan te denken. Peters en meters helpen of begeleiden nieuwkomers onder meer bij:

• Nakijken of alle benodigdheden zijn voorzien (pc, telefoon, badge)
• Toelichting over de werk- en verlofregelingen
• Aanvraag abonnement openbaar vervoer
• Opleidingen in de informaticasystemen
• Rondleiding in gebouw en de kantooromgeving
• Algemene bedrijfsinformatie (structuur, bedrijfswaarden, strategie, huisstijl, evenementen, ...)
• Toelichten van interne communicatiekanalen
• Evalueren van de eerste week/eerste maand
• Aanmoediging voor deelname aan bedrijfsspecifieke evenementen (bij de Loterij is dat bijvoorbeeld de trekking in de studio) en/of ‘ambassadeursinitiatieven’ zoals de deelname aan het Weekend van de Klant of de versterking van de bedrijfsboodschappen via social media.

(as)