Welke professionele onkosten kan ik inbrengen?

(Met dank aan Els Vanderhaeghen, supervisor legal advising bij Securex)

Een werkgever is in principe wettelijk verplicht voor de uitvoering van het werk de nodige hulp, hulpmiddelen en materialen ter beschikking te stellen. In de praktijk komt het voor dat de werknemer om louter praktische redenen eerst zelf uitgaven doet en zo een kost ten laste neemt die gedragen had moeten worden door de werkgever. Je zou kunnen stellen dat in dergelijke gevallen de werknemer ‘het geld voorschiet’, in welke gevallen uiteraard de werkgever achteraf verplicht is deze kosten ‘eigen aan de werkgever’ terug te betalen aan zijn werknemer. Het gaat bijvoorbeeld om professionele verplaatsingen met een privévoertuig, parkingkosten, telefoongesprekken voor het werk met een eigen telefoontoestel enzovoort.

Overeenkomst sluiten

De hamvraag is wat kan/moet beschouwd worden als een ‘kost eigen aan de werkgever’. Het spreekt voor zich dat deze kosten verband moeten houden met de uitvoering van de arbeidsovereenkomst, maar de wetgever geeft nergens een nauwkeurige opsomming of omschrijving.

Om achteraf betwistingen te vermijden is het aangewezen dat partijen hierover een overeenkomst sluiten. Hierin worden bij voorkeur ook de formaliteiten opgenomen die een werknemer moet volgen om de terugbetaling van zijn werkgever te bekomen. De praktijk leert dat de meeste werkgevers een model met onkostennota’s uitwerken, duidelijk vastleggen welke bewijsstukken moeten bijgevoegd worden, wie de onkostennota moet goedkeuren ... Het merendeel van de bedrijven nemen deze ‘spelregels’ op in het arbeidsreglement of werkt een onkostenpolicy uit die door alle werknemers van het bedrijf moet gevolgd worden.

Aandachtige fiscus

Van bepaalde kleinere onkosten heeft de RSZ erkend dat ze moeilijk bewijsbaar zijn en forfaitair geraamd mogen worden. Om welke uitgaven het gaat en onder welke voorwaarden de forfaits mogen gebruikt worden, kan geraadpleegd worden op www.socialsecurity.be. Belangrijke kanttekening hierbij is dat de RSZ in dit geval nog steeds kan vragen waarom een (forfaitaire) kostenvergoeding wordt toegekend.

De terugbetaling van kosten wordt niet beschouwd als loon en is bijgevolg niet onderworpen aan sociale zekerheidsbijdragen en bedrijfsvoorheffing, ook al staan ze vermeld op de loonbrief.

De RSZ en de fiscus hebben er dan ook bijzondere aandacht voor en kunnen nauwgezet nagaan of de toegekende vergoeding wel overeenkomt met werkelijk gemaakte kosten. Het is aan de werkgever om dit bewijs te leveren. Lukt dit niet of onvoldoende, dan kan de vergoeding (deels) beschouwd worden als ‘verdoken’ loon en zal een rechtzetting moeten gebeuren (eventueel aangevuld met een sanctie).