Wat kost een (te) lange vergadering?

In de praktijk maken de deelnemers van vergaderingen, maar evengoed ook managers, zich echter weinig zorgen om deze kosten. Hun werkdag duurt van 9 tot 5, en als ze toch op kantoor zijn, wat maakt het dan nog uit wat ze in die tijd precies doen? Praten wordt op de maatschappelijke ladder hoger gewaardeerd dan doen. Als je inspraak wil hebben moet je dus mee vergaderen.

Vergaderen geeft status

“Vergaderen wordt zelden in een economisch perspectief gezien, terwijl er toch 10 tot 15 % van de totale personeelskosten mee gemoeid is. De gemiddelde werknemer is een kwart van zijn werktijd kwijt aan vergaderingen”, vertelt Wilbert van Vree, die er zijn beroep van gemaakt heeft om de kwaliteit van het vergaderen te verbeteren.

“Minder en beter vergaderen kan dus een aanzienlijke besparing opleveren. De tijd en de kosten die we aan vergaderen besteden, staan in schril contrast tot de geringe aandacht voor mogelijke verbeteringen.”

Van Vree is socioloog en gepassioneerd door de cultuur van vergaderen, hij heeft in de jaren '90 Vergaderkundig Bureau Van Vree opgericht.

Vergaderen heeft natuurlijk ook voordelen. “Zo raken meer mensen betrokken bij de organisatie, met een groter draagvlak en minder stakingen als gevolg. Aan de andere kant staat: wie niet vergadert, telt niet meer mee. Wie hogerop wil komen in onze samenleving moet een ladder van vergaderingen beklimmen. En hoe hoger de functie, hoe meer er wordt vergaderd. Managers besteden er vlot de helft van hun werktijd aan, sommigen zelfs honderd procent”, weet Van Vree, die dat mede wijt aan de status die vergaderen heeft. Status die niet alleen tot uiting komt in het vergaderen om het vergaderen, maar ook in de vergaderrituelen. “Het spreken via meneer de voorzitter of het opvoeren van nietszeggende agendapunten. Het is veelzeggend dat hogere functies dikwijls worden aangeduid met vergadernamen: president en secretaris bijvoorbeeld.”

Vragen bij kostprijs

“Steeds vaker worden vraagtekens geplaatst bij het nut van zo’n grote hoeveelheid overleg”, vertelt Frank Van Marwijk, die met zijn firma Bodycom trainingen en advies geeft aan bedrijven. “Hoeveel rendement levert een vergadering immers op? Als je de kosten van een vergadering berekent vanuit het uurloon van de deelnemers kom je vaak op extreem hoge bedragen uit. Het is maar de vraag of je dit terugverdient met de resultaten van het overleg.”

“Managers klagen veel over de vergadercultuur in hun eigen organisatie. Toch verandert er meestal weinig aan”, aldus Frank Van Marwijk. “Pogingen om de hoeveelheid vergaderuren te verminderen stranden vaak, omdat de medewerkers te kennen geven toch veel belang te hechten aan deze bijeenkomsten. Ze ervaren de vergaderingen vooral als plek waar belangrijke informatie wordt uitgewisseld, eerder dan als een bijeenkomst waar beslissingen genomen dienen te worden. Afgeschafte vergadermomenten verschijnen om deze reden vaak op een later moment weer in volle omvang in ieders agenda.”

Vergadermeter berekent de vergaderkosten

Om inzicht te krijgen in de kosten van een vergadering ontwikkelde Van Vree de vergadermeter, een klok met stopwatch die de gezamenlijke uurtarieven van de deelnemers omrekent in kosten van de vergadering. Met de kostenteller kan je tijdens een vergadering van seconde tot seconde zien hoeveel de bijeenkomst kost. Voor de vergadering start, voer je het aantal deelnemers per salarisschaal in en je drukt op start bij de aanvang van de vergadering.

Zo kan je aan het eind van zo’n vergadering tot de schrikbarende ontdekking komen dat de bijeenkomst bijvoorbeeld 2.000 euro heeft gekost.

De vergadermeter onderscheidt 3 salarisschalen: schaal 1 werknemers die 3.000 euro bruto per maand verdienen, schaal 2 6.000 euro bruto en schaal 3 9.000 euro bruto.

De vergadermeter is een iPhone en iPad app die je voor 7,99 euro kan kopen in de iTunes store. Het is een eenvoudige berekening van de uurlonen van de deelnemers aan de vergadering die je ook zelf kan maken. Als schokeffect voor wie iets aan de overdreven vergadercultuur in zijn bedrijf wil doen, kan de app wel werken. Je kan dan bij afloop van de vergadering direct zien of ze haar geld waard was.

Voorbeelden

De wekelijkse teammeeting: 6.720 euro per jaar 

Een wekelijkse teamvergadering van 2 uur met 5 werknemers* en hun directe chef kost 560 euro. Per maand komt dit neer op 2.240 euro, en per jaar 6.720 euro. Vermenigvuldig dat met het aantal teams die in je bedrijf wekelijks vergaderen, en je komt op een hallucinante kostprijs.

*5 werknemers van schaal 1 en 1 werknemer van schaal 2, kostprijs incl werkgeverslasten 

Oeps, de vergadering loopt deze week een uur uit: kostprijs: 280 euro.

12 man* 2 uur rond de vergadertafel? Kostprijs: 13.440 euro.

*10 werknemers en 2 bazen 

De maandelijkse managementmeeting: 40.320 euro per jaar 

Een 4 uur durende meeting met 7 managers* (bijvoorbeeld een raad van bestuur) kost 3.360 euro. Per jaar: 40.320 euro.

De vergadering loopt deze week een uur uit: kost: 840 euro

*7 mensen van schaal 3 

“Het aantal koppen vergroot in veel gevallen de feestvreugde, maar dit geldt meestal niet tijdens vergaderingen”, zegt Frank Van Marwijk. “Het vormt geen uitzondering dat bij bedrijven en de overheid dagelijks 10 tot 15 mensen rond een vergadertafel zitten. De effectiviteit is daarbij ver te zoeken. Om zichzelf belangrijk te maken, heeft iedereen wel wat te zeggen over een bepaald onderwerp. Vooral over onbelangrijke onderwerpen - waarvan iedereen verstand heeft - wordt langdurig gesproken. Met zoveel mensen aan tafel ontstaat er over deze onderwerpen een ratjetoe aan persoonlijke ervaringen, anekdotes en uiteenlopende meningen. De bespreking van verschillende agendapunten duurt lang en de besluitvorming verloopt traag, en de kosten lopen op.”

(mr)