Wat als je collega plots sterft?

“Op drie maanden tijd hebben we onlangs drie collega’s verloren: een zelfmoord, een plots overlijden en een overlijden na een langdurige ziekte. Elk geval vergde een andere aanpak.” Luc De Donder, Chief Human Resources Officer bij Van Marcke

Het zijn erg moeilijke dagen geweest voor de medewerkers van Jetair en TUI België. Hun woordvoerder en boegbeeld Hans Vanhaelemeesch overleed vorige week donderdag na een tragisch ongeval met de fiets. In Vladslo bij Diksmuide werd Vanhaelemeesch gegrepen door een vrachtwagen die geen voorrang verleende. Hij overleed ter plaatse aan zijn verwondingen.

Zo’n plots overlijden zorgt voor een schok in de familie, maar ook bij de collega’s op kantoor. De sfeer was de dagen na de feiten dan ook somber in het hoofdkwartier van Jetair in Oostende. De vlaggen hingen halfstok en veel personeelsleden zagen er bedrukt uit. Vanhaelemeesch was zowat het bekendste gezicht van Jetair, misschien zelfs van de toeristische luchtvaartsector tout court. Zijn overlijden sloeg in als een bom.

Lege stoel

Een overlijden komt vaak erg onverwacht, ook op kantoor. Maar helaas moeten bedrijven ermee om (kunnen) gaan. Ook bij water- en warmtespecialist Van Marcke, met hoofdzetel in Kortrijk, weten ze jammer genoeg wat het verlies van een collega betekent. “Op drie maanden tijd hebben we onlangs drie collega’s verloren: een zelfmoord, een plots overlijden en een overlijden na een langdurige ziekte. En elk geval vergde een andere aanpak”, vertelt Luc De Donder, Chief Human Resources Officer bij Van Marcke en ervaringsdeskundige tegen wil en dank.

Communicatie is bij dergelijke gebeurtenissen cruciaal. “We communiceren het nieuws zo snel mogelijk, maar wel in samenspraak met de nabestaanden”, licht Luc De Donder toe. “Dat is niet meer dan een kwestie van respect.” Ook de afhandeling van praktische en administratieve zaken, zoals de groepsverzekering en het overhandigen van de bezittingen, gebeurt met respect voor de nabestaanden. “Ze hebben steeds één contactpersoon bij ons om hen hierbij te ondersteunen”, benadrukt Luc De Donder. “Onze medewerkers moeten tijd en ruimte krijgen om te praten en te huilen met collega’s”, aldus Luc De Donder. “Bovendien krijgen ze ook de vrijheid om deel te nemen aan het afscheidsmoment. In overeenstemming met de nabestaanden kunnen we er ook een kleine toespraak geven over hoe waardevol de collega was voor ons.”

Overleden medewerkers laten een lege stoel achter. “En die stoel wordt vroeg of laat opgevuld”, licht Luc De Donder toe. Bij Van Marcke doen ze dit met duidelijke communicatie naar collega’s. Ook de vervanger wordt concreet ingelicht, zodat hij weet in welke context hij terechtkomt.

Communicatie als sleutelfactor

Ook bij de Nationale Loterij zijn ze met een vergelijkbare situatie geconfronteerd. “In 2012 overleed één van onze directeuren plots door een verkeersongeval op een zaterdagnacht, en daar kun je nooit echt helemaal op voorbereid zijn”, vertelt Sophie Bastenier, Internal Communication Advisor bij de Nationale Loterij, als organisatie actief met een regionaal kantoor in onze provincie.

Door een hands-on-aanpak kon de Nationale Loterij alle medewerkers snel informeren. “Op zondag stuurden we al een eerste interne e-mail. Je wilt niet dat mensen op maandagochtend plots met het nieuws geconfronteerd worden”, licht Sophie Bastenier toe. “Op maandag gaven we dan meer toelichting over de omstandigheden van het overlijden.”

Begeleiding

Belangrijk is om het rouwproces een plaats te geven. “Ruimte om het verlies te verwerken gaven we bij ons letterlijk een plaats”, vertelt Sophie Bastenier, “Door er op het hoofdkantoor een vergaderzaal aan te wijden. Er was een overlijdensregister en mensen haalden er ook samen herinneringen op. Ook in onze andere kantoren hadden we zulke plekken voorzien.”

Cruciaal is ook de zorg voor begeleiding . “Iedereen kreeg op vraag psychologische ondersteuning”, aldus Sophie Bastenier, “bij het ‘Be Happy’-team, dat verantwoordelijk is voor welzijn op het werk, en bij een vertrouwenspersoon. Mensen die professionele hulp nodig hadden, verwezen we door naar onze externe preventiedienst of naar een psycholoog.” Of hoe je als organisatie qua HR en communicatie je niet alleen bekommert om de nieuwkomers of de huidige medewerkers, maar ook voor zij die er niet meer zijn en hun nabestaanden. Werk vormt voor velen een deel van het leven. En de dood hoort daar helaas bij.

Rouwprotocol of niet?

Bij veel crisissituaties kunnen bedrijven en hun werkgevers terugvallen op een bepaald protocol of checklist. Maar geldt dit ook voor het plots overlijden van een collega?

Een rouwprotocol is de naam van zo’n mogelijk hulpmiddel voor organisaties en leidinggevenden om gepast te handelen. Het is een geheugensteun voor verdere acties, al mag je je daar ook niet al teveel op focussen. “Ga zo’n rouwprotocol niet in een checklist omvormen,” aldus Luc De Donder. “Een persoonlijke aanpak is de enige juiste aanpak.”

Bij de Nationale Loterij hebben ze in 2011 een rouwprotocol opgesteld, die ze bij elk overlijden gebruiken. “Uiteraard is elk geval apart,” licht Sophie Bastenier toe, “maar dit is een draaiboek voor de eerder praktische en organisatorische elementen die bij het overlijden van een medewerker horen. Zo vergeten we niets of niemand.”

(sdc/wv)