Waarom het vaak botst tussen een secretaresse en haar baas

"De helft van de secretaresses heeft de tegenovergestelde persoonlijkheid van een typische manager" (Annick Lambert, Office Team)

Managers hakken knopen door, secretaresses of management assistants staan hen daarin bij. Dat is de natuurlijke rangorde op de werkvloer. Alleen loopt die tandem niet altijd even gesmeerd. Zeker als de druk op de ketel stijgt, kunnen de emoties hoog oplopen. Managers raken geïrriteerd en worden veeleisend omdat niets opschiet. Assistenten stellen daarop meestal de voor managers verkeerde vragen en krijgen een scherpe reactie. Tot het spel helemaal op de wagen zit.

Is het water tussen beide te diep? Dat niet. Het is eerder een clash van persoonlijkheden. De helft van de topmanagers (48 procent) heeft vurig rood als dominante persoonlijkheidsenergie. Het zijn typisch beslissers: resultaatgericht, besluitvaardig en assertief. Bij de management assistants kleurt meer dan de helft daarentegen zacht groen (52,5 procent). Typisch supporters dus, die ondersteunend werken, zorgzaam en relatiegericht zijn. De typische management assistent is dus de tegenpool van de typische manager.

Wanneer loopt het fout?

“Gewoonlijk is het net een troef dat ze elkaar op die manier aanvullen. Maar op een minder goede dag kan het voor strubbelingen zorgen. Managers krijgen het gevoel de controle over de situatie te verliezen en gaan zich daardoor dominanter gedragen, komen scherp uit de hoek. ‘Scheelt er iets?’, vragen nogal wat management assistants dan, wat alleen maar olie op het vuur giet. Managers willen in zo’n situatie niet over hun gevoelens praten, ze willen weten hoe ze de klus kunnen klaren”, vertelt Annick Lambert van Office Team.

Door de kribbige reactie menen de secretaresses dan weer dat hun hulp niet op prijs wordt gesteld. En ondergewaardeerd worden is voor typische secretaresses een bron van - vaak nodeloze - stress. Eén op de drie secretaresses zegt gebukt te gaan onder stress. Bijna zeven op de tien is ervan overtuigd dat betere communicatie met de manager veel druk zou wegnemen. Hinderpaal is echter dat die doorgaans een andere taal spreekt. “De persoonlijkheid van de andere beter begrijpen, helpt al een heel eind. Managers kunnen stress bij hun assistent wegnemen door even de taak opzij te leggen en via persoonlijk contact het vertrouwen te herstellen. Management assistants kunnen dan weer op stress bij de manager anticiperen door bijvoorbeeld beslissingen te nemen”, raadt Annick Lambert aan.

Vier op de tien secretaresses ziet veeleer een handelbare workload als de beste oplossing tegen stress. Een kleine drie op de tien beschouwt een financieel extraatje bij uitzonderlijke prestaties als de doeltreffendste remedie. Tien procent ziet het echter erg somber in. Volgens hen helpt niets om de stress in hun job te verlichten.

Grijze muizen?

De tijd dat secretaresses enkel de telefoon opnamen en documenten uittikten en bijhielden, is dan ook voorbij. “Administratie maakt nog maar 40 procent van hun takenpakket uit. Management assistants staan meer en meer ook in voor planning en coördinatie”, merkt Annick Lambert van Office Team op. Ze dragen dus meer verantwoordelijkheid en dat betekent veelal meer stress.

“Je mag dat type van de ondersteunde secretaresse daarom ook niet veralgemenen. Het zijn heus niet allemaal grijze muizen. Integendeel. Twaalf procent van de bevraagde management assistants vertoont de typische kenmerken van een manager. En dat kan ook goed werken. Een van de bevraagde secretaresses met zo’n persoonlijkheidsprofiel vertelde me dat het net goed was dat zij besluitvaardig is omdat haar manager daar minder sterk in is”, werpt Annick Lambert op. Eveneens 12 procent van de managers vertoonde op zijn beurt de typische kenmerken van een management assistant.

Het komt er dus op aan een sterk team te vormen, waarbij de ene de mindere kantjes van de andere voor een stuk compenseert. “Ons onderzoek toont aan dat managers en secretaresses mekaars ‘taal’ kunnen leren. Maar mensen blijven uiteraard mensen. Soms klikt het gewoon niet, zelfs al kan men elkaars gedrag lezen”, vertelt Annick Lambert. “Dan kijkt een van beiden beter uit naar een andere job.”

(ks) - Illustratie: (rp)