Mede mogelijk gemaakt door: VDAB

Vijf aspecten bepalen waar je werkt bij VDAB

“Door te downsizen kunnen we ook onze voetafdruk verkleinen.” (An Sprenghers, VDAB)

De coronacrisis vormde een behoorlijke uitdaging voor de arbeidsbemiddeling en beroepsopleidingen van VDAB. Opleidingen en afspraken gingen zoveel mogelijk digitaal. “We zijn een contactdienst die de Vlaming bijstaat in zijn loopbaan. Maar we moesten letterlijk de deuren sluiten”, vertelt An Sprenghers, directeur facility bij VDAB. Ze beheert er het vastgoed: van (nieuwe) gebouwen, catering en schoonmaak tot energie en milieu.

Klant bepaalt

Vandaag zit de organisatie met haar 5000 medewerkers in een volgende fase: “We groeien van plaats- en tijdonafhankelijk werken naar hybride werken.” Maar wat is dat concreet en waar gaan de medewerkers dan aan de slag? “Wij baseren ons hiervoor op vijf speerpunten, en de klant staat daarbij bovenaan”, zegt Sprenghers.

“Onze aanpak is digital first. Maar als het voor de klant beter is, spreken we af. Bijvoorbeeld als die zich minder goed kan uitdrukken of digitaal minder vaardig is. Of als het onderwerp een fysiek gesprek vereist.” Nabijheid is ook cruciaal. “De VDAB-locatie mag zich voor de klant slechts op twintig kilometer verplaatsing of één uur reistijd bevinden.”

Cruciaal is dat de locaties een andere invulling krijgen. “Vroeger hadden wij spreekwoordelijk op elke hoek van de straat een Werkwinkel, die soms maar beperkte tijd open was. Wij hebben ons vastgoed in kaart gebracht en stemmen dit optimaal af op onze dienstverlening. Ook omdat het onze opdracht is om niet alleen de werkzoekende, maar elke burger te ondersteunen in zijn loopbaan. En dat kunnen we niet alleen.”

Daarom zet VDAB in op diverse soorten locaties. “In elke Vlaamse provincie plannen we een mastercampus, in Brussel een stadscampus. Daarnaast hebben we regionale sites, meestal buiten een stedelijke omgeving, en contactpunten dicht bij de burger, voornamelijk voor arbeidsbemiddeling. Een contactpunt kan perfect georganiseerd worden via een ruimte bij een stad of gemeente. Voorts zijn er mobiele opleidingen, die van de ene locatie naar de andere gaan: efficiënt en duurzaam. Uiteraard vormen ook de opleidingen op de werkvloer zelf een grote meerwaarde, net als de opleidingen bij onze partners.”

Hybride werken: van droom tot realiteit, 7 tips

Resultaten en team

Naast de klant is het bereiken van resultaten nog een speerpunt dat bepaalt waar de VDAB-collega’s werken. “Mensen mogen kiezen waar ze werken. Vertrouwen en autonomie staan voorop. Maar als je bijvoorbeeld gaat brainstormen met je collega’s, doe je dat beter op de werkvloer”, stelt ze. “Sommige teams maken deze keuzes vlotter dan andere. We zorgen ook bij onze leidinggevenden voor voldoende ondersteuning, bijvoorbeeld via infopakketten, om met deze nieuwe manier van werken om te gaan.”

Het functioneren als team is het derde aspect. “Hoe werk je samen met de collega’s van andere teams? Hoe kun je bijdragen aan elkaars doelen? Bij thuiswerk is er bijvoorbeeld minder contact met andere teams, terwijl je die samenwerking beter actief houdt.”

Ontdek: In welk soort team werk jij?

Welzijn en infrastructuur

Het vierde aspect om te bepalen waar je werkt, is het welzijn van de medewerker. Denk aan de work-lifebalans en concentratie. Het vijfde is de infrastructuur. “Je kiest een ruimte die past bij je opdracht, bijvoorbeeld waar je rustig kunt werken.”

In dit opzicht gaat het qua vastgoed om meer dan vestigingen. De inrichting zelf wordt ook grondig herbekeken in functie van het hybride werken. Arbeidsbemiddelaars ontvangen hun gasten niet meer aan hun eigen bureau, maar in een aangepaste ruimte. Opleidingsruimtes worden polyvalenter en kleiner. “Om de opleiding professionele schoonmaaktechnieken te geven, hebben we voortaan maar één derde aan vierkante meters nodig.”

In totaal gaat de organisatie naar (veel) minder vierkante meters in eigen beheer. “Door te downsizen kunnen we ook onze voetafdruk verkleinen. We zetten in op duurzaamheid en toegankelijkheid”, klinkt het. “In totaal zullen we minstens evenveel contactpunten bieden. Maar ze zullen beter gespreid zijn en ook efficiënter benut worden.”

Extra: Wat wordt het nieuwe normaal op het vlak van kantoorwerk?

4.600 extra (thuis)kantoren

VDAB investeerde ook in de thuisomgeving van de medewerkers. “Zij beschikken over een ergonomische bureaustoel en over een tweede pc-scherm”, stelt ze. Van de 5.000 medewerkers zijn er 4.600 laptop-gebruikers die daarmee in principe ook thuis kunnen werken. Iedereen, dus ook die 400 overige collega’s van catering en schoonmaak bijvoorbeeld, beschikt over een smartphone. “We vinden het belangrijk dat iedereen digitaal aan de slag kan.”

In cijfers: hybride werken bij VDAB

• 5.000 medewerkers, allemaal uitgerust met smartphone. 4.600 van hen beschikken over een laptop, wat eigenlijk ook 4.600 thuiskantoren betekent.
• Elke klant mag maximaal twintig kilometer óf minder dan een uur reistijd verwijderd zijn van een VDAB-contact.
• De huidige 140 VDAB-sites worden herbekeken en aangepast vanuit de noden van de dienstverlening en om hybride te werken.
• VDAB-gebouwen moeten in 2030 60 tot 75 procent minder CO₂ uitstoten tegenover het referentiejaar 2005 en volledig CO₂-neutraal zijn in 2040. 

Lees ook: Thuiswerken op een productieve én gezonde manier

(William Visterin) - Bron: Go for happy Magazine