VIDEO: Een hypergepersonaliseerde digitale omgeving = de toekomst?

Medewerkers die vaak op pad zijn voor hun job, klagen regelmatig over de beperkte bereikbaarheid van hun documenten, databases of e-mailarchief. Uiteraard betekent dit veel tijdverlies en veel frustratie. VOIP (Voice over IP, het delen van schermen) of een CRM-pakket (Customer Relationship Management) zijn vandaag de dag onmisbare basistools.

Hoewel dergelijke tools al tien jaar geleden beschikbaar waren, zijn ze nog niet doorgedrongen in elke organisatie. Medewerkers die er al vertrouwd mee zijn, vinden het niet kunnen dat hun organisatie deze tools niet ter beschikking stelt of dat er nog steeds collega’s zijn die er niet mee kunnen werken. Alleen maar implementatie is dus niet voldoende. Medewerkers moeten ook opgeleid worden om ermee te werken en daar wringt vaak de schoen.

Veiligheid van gegevens

Sommige werknemers willen hun eigen toestel gebruiken op kantoor. BYOD (Bring Your Own Device) is al een tijd aan een opmars bezig, al dan niet met het medeweten van de baas. Er zijn voldoende redenen om te stellen dat dit geen goed idee is. Zo brengen deze apparaten vaak risico’s met zich mee, zeker wat betreft de veiligheid van bedrijfsgegevens. Je kunt het BYOD-fenomeen alleen maar tegenhouden door het ter beschikking stellen van degelijk materiaal. Een moderne smartphone of tablet is vandaag simpelweg het minimum.

Als je deze boodschap aan een IT-manager meegeeft, breekt het angstzweet vaak snel uit. Ook de IT-afdeling vindt het belangrijk dat medewerkers mobiel en digitaal kunnen samenwerken, maar dat is natuurlijk sneller gezegd dan gedaan. Bovendien wordt de IT-afdeling geconfronteerd met het feit dat medewerkers nu al tools, zoals WhatsApp, Facebook Messenger en Twitter, gebruiken voor zakelijke communicatie. Zo ligt het datalek van 2018, waarbij de gegevens van miljoenen Facebookgebruikers werden doorgespeeld aan een databedrijf, nog vers in het geheugen. De veiligheid van gegevens blijft dus een heikel punt.

Voordelen

Om aan de slag te gaan in je eigen organisatie, is het belangrijk om te beseffen wat de specifieke behoeften zijn. Breng deze behoeften per persoon in kaart en zorg voor op maat gemaakte oplossingen. Het is hierbij belangrijk om goed in beeld te brengen welke tools jij en je collega’s momenteel al gebruiken. Daarnaast kun je bekijken welke samenwerkingsapplicaties er zijn om de productiviteit te verhogen.

Medewerkers zullen deze applicaties alleen gebruiken wanneer zij de voordelen ervan inzien. Het is dus belangrijk dat de nieuwe applicaties aansluiten bij de bestaande systemen. Uiteraard is het essentieel dat alles beveiligd wordt en dat medewerkers goed begrijpen waarom veiligheid zo belangrijk is.

Productiviteit verhogen

Organisaties moeten op zoek gaan naar slimme manieren om de productiviteit in stand te houden. Zo hebben bedrijven steeds meer interesse in managementtools die het voor teams mogelijk maken om zowel de prestaties als de betrokkenheid te stimuleren. Technologie is continu in ontwikkeling en moet zich uiteraard aanpassen aan de nieuwe trends op de werkvloer. Zo is het in de toekomst, of misschien nu al, best mogelijk dat je gelijktijdig aan meerdere projecten werkt, meerdere managers hebt of dat jouw afdeling jouw expertise en tijd verkoopt aan een andere afdeling. Traditionele software is (nog) niet klaar voor deze nieuwe manier van werken.

Uiteindelijk is het de bedoeling om de productiviteit te verhogen, maar zeker ook om de motivatie positief te beïnvloeden. Medewerkers die het gevoel hebben op een technologisch geavanceerde en productieve werkplek te werken, zullen zonder twijfel beter presteren. Je moet medewerkers centraal zetten en zeker niet de technologie. Goed luisteren naar collega’s is dus de boodschap. Zo loop je niet het risico dat er een ‘bekijk het maar’-mentaliteit ontstaat die moeilijk om te keren is. Technologie is dus een hulpmiddel om voor de medewerkers een betere werkomgeving te scheppen. Niet meer en niet minder.

(tc) - Meer info: Dive At Work