Verzuimbeleid levert Familiehulp 1.300.000 euro op

‘Van elke twaalf maandlonen die we in 2009 uitbetaalden ging er één naar ziek personeel. Elke verbetering op dat vlak kunnen we alleen maar toejuichen’, aldus Wouter Van der Vurst, directeur PIT

‘We zijn gestart met het project omdat we merkten dat het verzuim bij Familiehulp hoog lag in vergelijking met andere sectoren’, legt projectcoördinator Emmy Allemeersch uit.

Familiehulp is een grote organisatie met 12.000 medewerkers, waarvan het merendeel vrouwen. De organisatie bracht het verzuim in haar rangen in kaart en ging op zoek naar mogelijke oorzaken. Uit een bevraging bij zo’n 400 medewerkers bleek dat vooral werkdruk en stress een probleem vormden. De werknemers vroegen ook een beter contact met hun leidinggevende. Met de steun van het Europees Sociaal Fonds (ESF) begon de vzw vanaf 2009 aan een reeks experimenten op kleine schaal om het effect van verschillende maatregelen te testen.

‘Het zwaarst hebben we ingezet op de zogenaamde continuïteitsgesprekken’, vertelt Allemeersch. Iedere medewerker die vier keer afwezig is in een periode van twaalf maanden krijgt een uitnodiging voor zo’n gesprek. ‘Die maatregel hebben we meteen ingevoerd in heel de organisatie, en ze werpt duidelijk haar vruchten af.’

Experiment

Medewerkers die in 2009 deelnamen aan een continuïteitsgesprek, waren in 2010 beduidend minder vaak ziek. De concrete afspraken die tijdens zo’n gesprek worden gemaakt, leiden tot goede resultaten, al is de opvolging ervan door de leidinggevende wel cruciaal. Allemeersch: ‘Op die manier merkt de medewerker dat de zaak na het gesprek niet wordt losgelaten.’

In een beperkt aantal regio’s experimenteerde Familiehulp met maatregelen als de rechtstreekse ziektemelding bij de leidinggevende, de verklaring op eer bij één dag ziekte (in plaats van een doktersbriefje voor meerdere dagen) en de stopzetting van het systeem met de controlearts. Daarnaast werd er gezocht naar een instrument om de werkdruk van de personeelsleden in kaart te brengen en indien nodig aan te passen.

Wouter Van der Vurst, directeur van PIT, de dienstenchequedivisie van Familiehulp, is blij met al die experimenten, al wijst hij ook op het bredere plaatje. ‘Antoine de Saint-Exupéry zei het zo: ‘Als je een schip wil bouwen, breng dan geen mensen bij elkaar om hout aan te slepen, verdeel het werk niet onder hen en geef geen orders, maar leer hen eerst om te verlangen naar de onmetelijke uitgestrektheid van de zee.’ Zo is het bij ons ook. Je hebt twee dingen nodig in een organisatie: de tools, maar ook het enthousiasme van je mensen.’

Voor Van der Vurst vormt het nieuwe verzuimbeleid slechts een deel van een bredere visie op motivatie en coaching. Zeker in een organisatie met meer dan 3.000 medewerkers die decentraal worden ingezet en dus zonder supervisie moeten werken, is dat laatste niet altijd evident. Daarom wordt er sinds 2009 beroep gedaan op een vijftigtal coaches die de basismedewerkers moeten ondersteunen. ‘Iedere coach staat fulltime in voor de begeleiding van een honderdtal medewerkers. Dan kan je al wel raden dat zij ook geen wonderen kunnen doen’, geeft Van der Vurst toe. Hij wijst ook op de schaarse middelen waarover de dienstenchequesector beschikt. ‘Het is een hele opgave om alles gedaan te krijgen met die 21 euro per dienstencheque.’

De coaches moeten beschikken over veel inlevingsvermogen en emotionele intelligentie. ‘In de dienstenchequesector krijg je wel eens te maken met sociaal kwetsbare medewerkers. Als er een probleem is, willen we enerzijds onze medewerkers helpen, maar moeten we anderzijds ook de belangen van onze klanten en onze eigen organisatie in het oog houden. Dat is een moeilijk evenwicht.’

Mentaliteit

Hoe dan ook staat een positieve benadering van ziekteverzuim voorop. ‘Familiehulp is een onderdeel van het ACW, we zijn fan van onze sociale zekerheid. Je mag mensen niet bestraffen omdat ze ziek zijn. Wat we wél moeten doen, is mensen wijzen op hun verantwoordelijkheid. We moeten het gesprek aangaan en uitzoeken waarom mensen te veel druk ervaren op het werk.’

Van der Vurst geeft meteen een voorbeeld: ‘Uit een continuïteitsgesprek kan blijken dat een medewerker vaak afwezig is op maandag omdat hij ieder weekend gaat bijklussen. In dat geval moet je op zoek gaan naar oplossingen. Misschien kan de persoon in kwestie vier vijfde gaan werken, waardoor hij zich beter zal voelen.’

‘De resultaten van het project zijn ronduit spectaculair te noemen’, vindt Van der Vurst. Vooral het kortdurend ziekteverzuim is gevoelig gedaald in de dienstenchequedivisie. ‘Omdat we ook de carensdag betalen (arbeiders worden normaal gezien niet uitbetaald voor de carensdag, de eerste dag dat ze ziek zijn, red.), is dat kortdurend ziekteverzuim voor ons een zware belasting. Van elke twaalf maandlonen die we in 2009 uitbetaalden ging er één naar ziek personeel. Elke verbetering op dat vlak kunnen we dus alleen maar toejuichen.’

De directe kostprijs van het kortdurend ziekteverzuim (gewaarborgd loon plus verloren inkomsten) zou in 2010 bij Familiehulp naar schatting 1.300.000 euro lager liggen dan wanneer het verzuimpercentage ongewijzigd was gebleven. Geen wonder dat Familiehulp ook in de komende jaren sterk wil blijven inzetten op haar verzuimbeleid. ‘Medewerkers moeten beseffen dat hun werkgever en hun klanten op hen rekenen.’ Door de band tussen medewerkers en bedrijf te versterken, wil Van der Vurst die mentaliteitsverandering tot stand brengen.

Verbetering

Ook Emmy Allemeersch beseft dat het werk nog niet achter de rug is. ‘We zijn heel tevreden met wat dit project heeft opgeleverd, maar er is altijd nog verbetering mogelijk.’ De subsidies van het ESF – die vooral dienden om het verzuimbeleid te onwikkelen – zijn ondertussen op; het wordt nu zaak om het project om te zetten in duurzaam beleid. ‘We zijn druk bezig met de laatste evaluaties van de experimenten. Binnenkort zullen we beslissen welke maatregelen we willen implementeren in heel onze organisatie.’

(mo)