Verlaag je werkdruk in 10 stappen

1. Neem de situatie ernstig

Wat is dat eigenlijk, een te hoge werkdruk? De werkdruk wordt te hoog als je te veel taken in te weinig tijd moet afkrijgen of als de taken je niveau van vaardigheden en kennis te boven gaan. Een te hoge werkdruk betekent dat je voortdurend je opdrachten niet op tijd afkrijgt en je constant achter de feiten aanloopt.

Wanneer je merkt dat je gestresseerd raakt, zaken gaat vergeten, fysieke klachten krijgt etc. Kortom wanneer je het gevoel hebt je eigen werk niet meer onder controle te hebben, dan is het tijd om aan de alarmbel te trekken.

2. Kijk verder dan de symptomen

Kijk niet naar de gevolgen en symptomen van de werkdruk, maar zoek naar de kern. Oorzaken kunnen heel divers en persoonlijk zijn. Heb je gewoon te veel taken in de tijd dat je werkt? Kan je moeilijk grenzen stellen en stapel je daardoor jezelf met te veel werk op? Zijn er conflicten op je werk?

Negeer zulke gevoelens niet. Vind jezelf belangrijk. We zijn vaak zo gewend om onze gevoelens te vergelijken met die van anderen en ons daaraan af te meten, dat we onszelf op de tweede plaats zetten.

De eerste stap is inzicht krijgen in de kern van het probleem. Als je de oorzaak kent, kan je op zoek gaan naar oplossingen.

3. Bekijk je eigen aandeel kritisch

Welk deel van het probleem ligt bij jou? Heb je moeite om nee te zeggen? Bedenk dan bij jezelf dat je niet bent aangenomen om aardig gevonden te worden, maar om je werk te doen.

Besef goed dat werkdruk niet altijd te maken heeft met een te hoge werkbelasting. Het kan ook aan de werkomstandigheden of je privésituatie liggen. Zoek dus goed naar eventuele achterliggende problemen. Vraag eens aan collega’s of zij die druk ook ervaren en waarom wel of niet.

Een conclusie kan ook zijn je werk niet bij je past en dat je op zoek moet naar een andere job als je onder de werkdruk uit wil.

4. Wacht niet op het jaarlijks functioneringsgesprek

Wat als je job wel bij je past, maar de werkdruk echt te hoog is? Wacht niet op het jaarlijks functioneringsgesprek als je merkt dat de druk te hoog wordt. Ga in dat geval zo snel mogelijk met je werkgever aan tafel zitten.

Het is vervelend dat je vaak eerst tegen een grens moet aanlopen, voordat je weet waar de grens ligt. Door het “lijden” word je je bewust van de grens en ga je (als het goed is) maatregelen nemen.

Geef je grens aan aan je baas. Communiceer over het feit dat de grens bereikt is. Dat geeft rust en zo hou je de controle. Normaal gaat je baas dan met je meedenken over oplossingen.

5. Verzamel bewijzen

Hoe onderbouw je zo objectief mogelijk dat de werkdruk te hoog is? Probeer voor jezelf inzicht te krijgen waarom je te veel werkdruk ervaart.

Is het de hoeveelheid werk, het tempo waarin dingen af moeten, of het niveau van de werkzaamheden? Welke taken zijn “te veel”? Aan welke kennis of kunde ontbreekt het je?

Hou bijvoorbeeld eens een maand bij wat je allemaal moet doen op je werk. Met je manager kan je vervolgens naar de lijst kijken om te zien of alles wel bij je takenpakket hoort. Eventueel kan je zelf een voorstel tot verbetering voorbereiden.

6. Geef niet op als je baas vindt dat je overdrijft

Wat moet je doen als je leidinggevende vindt dat je overdrijft? Als jouw leidinggevende je werkdruk niet als hoog ervaart en dus eigenlijk vindt dat je niet moet zeuren, is het van belang om al jouw werkzaamheden goed in kaart te brengen.

Beschrijf elke dag, bijvoorbeeld gedurende een maand, welke taken jij precies uitvoert. Zorg ervoor dat dit een hele nauwkeurige lijst is met de tijd die je eraan hebt besteed. Als het goed is, kan je hiermee duidelijk aan jouw leidinggevende laten zien dat jij steeds te veel uren werkt. Samen kan je dan prioriteiten gaan stellen.

Vraag eventueel aan je leidinggevende om tips hoe om te gaan met de werkzaamheden. Om een hulpvraag kan een manager niet heen. Zeker niet als je een lijst met werkzaamheden van de afgelopen maand voor je hebt liggen.

7. Maak zelf een plan van aanpak

Als je leidinggevende de klachten over te hoge werkdruk serieus neemt, probeer dan duidelijke afspraken te maken. Bedenk op voorhand met welk takenpakket jouw werkdruk weer acceptabel wordt.

Het is allereerst van belang dat je tijdens het gesprek samen met jouw leidinggevende een plan van aanpak maakt om de werkdruk te verminderen. Beschrijf de acties concreet.

Het best is als je zelf al voor het gesprek met je leidinggevende hebt nagedacht over mogelijke oplossingen. Maar natuurlijk mag je je leidinggevende ook vragen om daarover mee te denken. Daar is hij of zij ook leidinggevende voor.

Let er wel op dat je de oorzaken wegneemt in plaats van de symptomen en signalen te bestrijden. Anders is het symptoombestrijding en dat lost niets op. Kan je niet goed slapen door een te hoge werkdruk, pak dan de werkdruk aan, en neem geen slaappil.

8. Geef niet op bij loze beloftes

Wat kan je doen als er na een goed gesprek toch niets verandert? Volhouden. Nog een keer praten. En signalen blijven afgeven. Wees duidelijk over hoe het met je gaat en wat je van je leidinggevende nodig hebt om de werkdruk te verlagen. Dreig niet met je ziek te melden, maar wees wel realistisch. Je kan ook kijken of je je collega’s er bij kan betrekken. Wellicht zijn er meer mensen op je afdeling die een te hoge werkdruk ervaren? Zoek steun, maar zonder te overdrijven of de sfeer te verpesten. Het werk moet ook nog gedaan worden. Anders zal je leidinggevende misschien niet meer willen meewerken, en op zoek gaan naar meer drastische maatregelen zoals ontslag.

Mochten jullie besproken acties wel uitgevoerd zijn, maar het heeft geen effect gehad, dan moet je dit ook eerlijk aangeven. Samen met je leidinggevende kan je dan op zoek gaan naar betere oplossingen.

9. Vraag steun aan anderen

Als niets helpt, kan je op een aantal manieren extra hulplijnen inschakelen. In veel bedrijven is er een vertrouwenspersoon die je kan raadplegen. Die kan een bemiddelende rol spelen. Mocht de werkdruk in het hele bedrijf te hoog zijn, dan kan je ook aan de ondernemingsraad vragen hier iets aan te doen, of de vakbond verzoeken om te bemiddelen. Doe dit enkel als je na een aantal keren proberen geen gehoor vindt bij het management.

Je kan ook een afspraak maken met de bedrijfsarts, eventueel zonder dat je werkgever dat weet. En natuurlijk kan je ook je eigen huisarts inschakelen. Als je stress vooral veroorzaakt wordt door de manier waarop jij met de werkdruk omgaat, kan je ook een coach inschakelen. Samen kan je proberen inzicht te krijgen hoe je anders met werkdruk om kan gaan, zodat deze beter hanteerbaar wordt. Een coach zal je concrete tips en acties geven. Vaak is zo’n externe blik verrijkend.

10. Ken je rechten

In het algemeen is een werkgever verplicht een zodanig beleid te voeren dat werkdruk en stress zo veel mogelijk worden voorkomen of in elk geval zo veel mogelijk worden beperkt. Er zijn maximale werktijden, verplichte pauzes, recuperatiedagen, wettelijke vakantie en dergelijke.

Maar zwaai met deze machtsargumenten enkel als je na een paar keer proberen geen gehoor krijgt bij het management.

(mr) – Bronnen: www.intermediair.nl en www.ligtpunt.nl