Vergeet de work-life balance! Time balance is wat er écht toe doet

“Als je de definitie van een work-life balance opzoekt, leer je dat het gaat om het evenwicht tussen werk- en privétijd. Als dat evenwicht in balans is, werkt een werknemer beter en is hij of zij productiever. Heel eerlijk? Volgens mij klopt dat niet”, zegt Elke Stultjens. Ze is zaakvoerder van BestBuro, een Hasseltse kmo die bedrijven efficiënter leert werken met Microsoft 365 volgens een unieke methode.

“Een werkdag kan helemaal anders verlopen dan verwacht. Stel dat je in de voormiddag een telefoontje ontvangt van school omdat je kind gevallen is en naar de dokter moet. Of er is een collega ziek waardoor jij dringende zaken moet overnemen … Op zulke momenten is het ontzettend moeilijk om een evenwicht te zoeken. Wat dan wel helpt? Time balance. Dat is een evenwicht dat je zelf creëert aan de hand van doordacht task management.”

Is jouw werk-privéleven in balans? Doe de test!

Tijd is het kostbaarste goed

Elke minuut die voorbij is, krijg je nooit meer terug. Hoe je met je tijd omgaat, heb je deels zelf in de hand. “Stel, je hebt volledig de autonomie om je tijd zelf in te delen. Je kunt dan denken ‘oh makkelijk, dan plan ik mijn tijd en heb ik balans’. Niets is minder waar. Je weet namelijk nooit welke interne of externe factoren je werkdag beïnvloeden. Wat wél kan: je taken plannen én managen”, gaat Elke Stultjens verder.

Win tijd, gebruik je agenda beter: 14 tips

Doordacht task management

Task management is een soort spiegel van je dag, week, maand of jaar met álle items die je nog moet doen of (ooit) wilt doen. Vergelijk het met een bucketlist. “Als je naar planningsoftware kijkt – zoals Microsoft Planner, Trello of Monday.com – merk je meteen dat daar ook vaak gewerkt wordt met zogenoemde ‘buckets’”, gaat Elke Stultjens verder.

“De eerste stap in task management is daarom altijd alle taken oplijsten. En – heel belangrijk – er een deadline bij noteren. Op die manier kun je prioriteiten stellen en weet je ook meteen of je – bijvoorbeeld na een telefoontje van school – nog met een taak kunt schuiven … Een goed takenbeleid is echt een must om balans in je tijd te krijgen.”

CHECK: 8 tips voor een gestructureerde werkdag

Duidelijke communicatie

Om je taken goed te managen, is ook flexibiliteit noodzakelijk. “Een planning is geen vast gegeven. Het is logisch dat je moet kunnen schuiven. Het is wel belangrijk dat je dit altijd tijdig laat weten aan de mensen waarmee je samenwerkt. Nog een troef van een doordacht task management? Als jij afwezig bent wegens ziekte, kunnen collega’s in één oogopslag zien welk werk er verdeeld moet worden en wat de deadlines zijn.”

Conclusie

Je kunt je tijd niet managen, maar wel je taken. “Ik geloof 100% in task management en dat zorgt voor de juiste balans in mijn tijd. Lukt een bepaalde taak niet omdat ze te groot is? Trek dan tijdig aan de alarmbel. Bij jezelf, je collega of je leidinggevende.”

“Vroeger zag je aan de stapels papieren op een bureau hoeveel werk er zich – letterlijk – opstapelde, vandaag zit de workload verstopt in mailboxen. Net daarom is het o zo belangrijk dat leidinggevenden transparantie bieden … Bijvoorbeeld met een digitaal takenbord. Zo kan een collega bij overmacht de belangrijkste taken meteen overnemen. Zou dat geen gemoedsrust geven?”

Lees ook: 10 tips om het overzicht op je werk te behouden

(em)