Vergaderhygiëne: weg met nutteloze vergaderingen!

Stand van zaken

Om nu in het wilde weg ‘vergaderingen zijn onnodig’ te roepen, is wat voorbarig. Maar de cijfers liegen niet. Zo geeft één op vijf aan dat ze tijdens hybride vergaderingen niet goed kunnen volgen en eindigt de totale rekensom van nutteloze meetings bij de meeste werknemers op drie uur per week.

En niet enkel het aantal meetings loopt voor velen de spuigaten uit. Ook de inhoud ervan. Maar liefst 32% geeft toe dat ze tijdens ‘belangrijke’ vergaderingen hun e-mails uitpluizen omdat ze toch niet aan het woord komen. Daarnaast zoeken heel wat deelnemers afleiding op hun sociale media tijdens een saaie bijeenkomst.

Lees ook: Kan jij een week zonder vergaderingen?

Technische storingen

Online vergaderen lost vaak de fysieke drempel op. Thuiswerkers krijgen op die manier de kans om tóch aanwezig te zijn tijdens een meeting. De tussenoplossing is een hybride samenkomst waarin zowel mensen op kantoor als thuis hun zegje doen. Maar dan moet het juiste materiaal wel voorhanden zijn.

Zo’n 56% van de bedrijven of organisaties geeft aan dat ze niet voldoende technisch uitgerust zijn om hybride vergaderingen efficiënt te organiseren. Een gebrekkige vergadering is dan eigenlijk hetzelfde als géén vergadering. Niemand steekt iets op en het levert alleen maar (digitale) stress op.

Ontdek: Vergaderen we binnenkort alleen nog virtueel?

Dé ideale vergadering

Je vergaderhygiëne op scherp zetten? Probeer het eens met deze 7 mastertips.

1. Nodig alleen de belangrijkste schakels uit. En stuur het verslag van de meeting door naar collega’s die graag een inkijkje willen.
2. Beperk de meeting in tijd. De meest effectieve meetings gebeuren onder een klein tikje tijdsdruk. Nog maar 5 minuten op de planning? Cut the crap, en ga rechtstreeks naar de essentie.
3. Brief de agenda op voorhand. Maar geen weken te vroeg. Schat gemiddeld zo’n 5 dagen voor aanvang. Een voorbereide collega is er twee waard. En met een duidelijke agenda als leidraad wijk je minder snel af.
4. Delegeer. Zorg dat iedereen de meeting geïnformeerd verlaat. Dat doe je door een kleine samenvatting op het einde te voorzien en een duidelijke taakverdeling van wie wat opneemt na de vergadering.
5. Neem pauzes. Toch een onvermijdelijke lange meeting gepland? Kom af en toe op adem. Niemand kan zich uren aan een stuk concentreren.
6. Zorg dat je technische verhaal goed zit. Moet je veel online vergaderen? Zorg dan voor een platform dat werkt en liefst ook nog hoge punten scoort op gebruiksvriendelijkheid.
7. Zorg voor een timekeeper. Het lijkt een onnodige extra schakel in de meeting, maar iemand die het overzicht bewaart, in zowel tijd als topics, vormt vaak de sleutel tot succes.

Minder meetings zorgen voor meer productiviteit… of toch niet?

(ch/em) - Bron: Tempo-team / Socius.be