Vergaderen, nieuwe stijl volgens Elon Musk & co

Vergader met een doel

Volgens Elon Musk is naar een vergadering komen zonder doel nutteloos. Een vergadering dient om beslissingen te nemen of om collega’s en leidinggevenden op de hoogte te brengen van de laatste ontwikkelingen van een project.

Als je bijdrage niet nodig is, ga je beter niet. Dat bevestigt ook Tim Christiaens, oprichter van Time Management Company. “Te veel vergaderen is dodelijk voor de productiviteit. Kom goed voorbereid aan de start en weiger elke meeting waaraan jouw bijdrage niet de moeite is.”

Wees goed voorbereid

Wanneer je gaat vergaderen, zorg dan dat je weet waarover je het wil hebben. Bereid de mogelijke updates en vragen goed voor en zorg dat je mee bent met elke stap van je project. Dat vindt ook Elon Musk belangrijk. Als één van zijn werknemers niet goed voorbereid is, zal hij extra doorvragen en zijn afkeuring duidelijk laten blijken. Zo valt dit geen tweede keer voor. Onvoorbereid naar een vergadering komen is tijdsverspilling. Die tijd kunnen jij en je collega’s beter gebruiken voor iets anders.

Vergader zoals een start-up

Ook Larry Page denkt atypisch over vergaderen. Hij veranderde de manier van vergaderen helemaal wanneer hij de leiding overnam bij Google. Hij stuurde een e-mail naar elke werknemer om vanaf nu heel wat efficiënter te vergaderen. De basics van het “vergader-zoals-een-start-up-principe” zijn simpel.

1. Vergader met maximaal 10 mensen.
2. Elke persoon die aanwezig is, moet zijn zegje doen. Om het met de woorden van Elon Musk te zeggen: “why are you here?”
3. Duid één beslissingsnemer aan. Hij kan de vergadering in goede banen leiden.
4. Als er geen beslissingsnemer nodig is, dan is er ook geen vergadering nodig.
5. Wacht niet met beslissen tot de vergadering gepland wordt. Als er een beslissing moet genomen worden, plan dan onmiddellijk een vergadering in.

Stel een actieplan op

“Kwaliteitsvol vergaderen zou in heel de organisatie een vast aandachtspunt moeten zijn”, zegt Tim Christiaens van Time Management Company. Hij vindt dat elk bedrijf een actieplan nodig heeft om het vergaderrendement te verhogen. Zo worden meetings nuttiger, korter en efficiënter. Hij geeft aan dat de leidinggevenden het goede voorbeeld moeten geven.

Promoot dat actieplan

Het is belangrijk om de werknemers te blijven herinneren aan de vergaderstrategie van het bedrijf. Je vergadertechnieken verfijnen is een goed begin, maar zorg ervoor dat ze ook deel uitmaken van de bedrijfscultuur. Door je strategie steeds opnieuw toe te passen, zullen je collega’s, werknemers en leidinggevenden deze uiteindelijk ook overnemen. Tim Christiaens geeft nog een bijkomende tip: “Acties zoals affiches in vergaderzalen kunnen bijzonder nuttig zijn, maar missen hun effect als de nieuwe cultuur niet regelmatig opnieuw wordt gepromoot.”

Stay to the point

Facebook COO Sheryl Sandberg neemt telkens hetzelfde notitieboekje mee naar elke vergadering. Wanneer elk puntje afgehandeld is, scheurt ze de pagina eruit. Dat is dan ook meteen het teken dat de meeting afgelopen is.

Hou je dus aan de discussie- en actiepunten die op de agenda staan. Zo is iedereen voorbereid, weet iedereen waarover het zal gaan en blijf je ook to the point. Als je nog graag iets anders wil bespreken, mail dan iedereen op voorhand. Zo zal je nieuwe vraag of beslissing niet tot verwarring leiden.

Heb je ook het gevoel dat de vergaderingen waaraan je deelneemt niet efficiënt genoeg verlopen? Probeer dan zeker deze tips uit en denk al eens na wat je met je extra vrije tijd gaat doen.

(mr)