Vergaderen blijft een dure hobby

Minder en efficiënter vergaderen

De gemiddelde werknemer spendeert een kwart van zijn werktijd aan vergaderingen. Hoe hoger de functie hoe meer men vergadert. Sommige managers spenderen zowat 90 procent van hun tijd aan vergaderen waardoor er extra veel overuren moeten worden gemaakt.

Het percentage van de totale personeelskosten dat wordt besteed aan vergaderingen loopt in ieder geval aardig op. Minder en efficiënter vergaderen kan dan ook tot aanzienlijke besparingen leiden.

Kosten swingen de pan uit

Een vergadering van een uur met vijf aanwezigen kost de organisatie minstens vijf uur aan productiviteit. Naast de loonkost moet je ook nog rekening houden met voorbereidingstijd, verplaatsingstijd en overheadkosten. Er kan dus flink bezuinigd worden indien men spaarzaam omspringt met het aantal meetings.

Delegeren indien mogelijk

Daarnaast denken (dure) managers vaak dat ze zelf naar de vergadering moeten gaan terwijl dit vaak niet nodig is. Het is dan ook aangewezen om de vergaderlast beter te spreiden over alle medewerkers. Belangrijk is wel dat de leidinggevende in dat geval goed overlegt over de inhoud van de vergadering, de verwachtingen van de collega’s en de inbreng van de medewerker. Het spreekt voor zich dat de medewerker in dat geval het enige aanspreekpunt voor de gedelegeerde materie blijft. Delegeren en selecteren is dus de boodschap.

(tc) 

Tim Christiaens is de oprichter van de Time Management Company en auteur van Win Tijd Op Jouw Manier. Hij is een expert in time management en coacht medewerkers in tijdsbeheer.
Heb je interesse om efficiënter te gaan werken? Schrijf je dan in voor de open opleiding. Lezers van Jobat ontvangen 10% korting.