Van uitgestelde webmeetings tot appjes op zondag: deze digitale zaken zijn not done

“Zakelijke mails vanaf je privéadres versturen, kan je ook gewoon in moeilijkheden brengen”

1. Over zakelijke webmeetings

Zakelijke webmeetings beginnen bijna altijd stipt op tijd. Vijf minuten te laat komen op zo’n virtuele meeting is misschien nog net acceptabel, maar langer niet. Je kan als laatkomer namelijk niet afkomen met excuses over file of geen parkeerplek. “Houd ruimte tussen webvergaderingen en stop minimaal vijf minuten voor het einde”, opperen Sanne Kanis en Aaron Mirck in hun boek.

Ze raden ook af om bij webmeetings een al te drukke schermachtergrond te gebruiken, zoiets leidt af. “En zodra je de call betreedt, dan groet je iedereen als er vier of minder aanwezigen zijn. Zijn er meer dan vier, dan volstaat een algemene begroeting”, klinkt het. “Maar ga na die begroeting gelijk op mute en laat het verdere verloop over aan de host van de meeting.”

Ontdek: 10 geboden voor online meetings

2. Over ijdelheid op LinkedIn

Het schouderklopje op eigen schouder is een bekend verschijnsel op LinkedIn. “Een hinderlijke vorm van ijdelheid en een weinig subtiele poging om erkenning van onbekenden te vergaren”, klinkt het genadeloos. Was LinkedIn tien jaar geleden nog een platform waar je nieuwe banen of werknemers kon vinden, dan is het volgens de auteurs intussen een voor-elk-wat-wils platform dat vele gedaantes kent.

De lockdowns deden de grens tussen privé en werk vervagen. “Als je genoeg hebt van die zelf feliciterende posts is er gelukkig nog de ontvolg-knop”, opperen Kanis en Mirck in hun boek. “Maar LinkedIn is bedoeld voor zakelijke activiteiten. Deel dus berichten waarin je aangeeft op zoek te zijn naar werk of werknemers, of deel interessante onderzoeken en inzichten voor anderen.”

Extra: Hoe bouw je een professioneel LinkedIn-profiel uit?

3. Over privéadressen voor je werk

De Amerikaanse ex-presidentskandidaat Hillary Clinton kreeg de wind van voren omdat ze werkgerelateerde mails verstuurde via een eigen privéserver. Ook in het bedrijfsleven duiken al te vaak privé e-mailadressen op. Maar zowel veiligheid als transparantie zijn hierbij vaak aangehaalde bezwaren.

“Zakelijke mails vanuit je privéadres versturen, kan je ook gewoon in moeilijkheden brengen. Je kan een boete krijgen of er kan ontslag worden geëist als de werkgever een geheimhoudingsplicht in de arbeidsvoorwaarden heeft opgenomen”, klinkt het.

“En zorg er ook voor dat je je zakelijk mailverkeer beveiligt, onder meer door regelmatig van wachtwoord te veranderen. Werk je door tijdens je vakantie, gebruik daar dan geen openbare wifi maar bijvoorbeeld je eigen 4G-hotspot.”

Professionele digitale communicatie: de etiquetteregels

4. Over appen op zondag

Je herkent vast wel e-mails of appjes (vaak van je overste en al even vaak buiten de kantooruren) als: ‘kan je hier nog even naar kijken?’ Met een vrij dwingend verzoek tot actie. “Dat je op elk moment van de dag een collega kan bereiken, betekent niet dat je dat ook hoeft te doen”, benadrukken de twee auteurs.

“Hanteer in contact met collega’s bij voorkeur de traditionele kantoortijden: van maandag tot vrijdag en van negen tot vijf. Zo blijft vrije tijd ook zo veel mogelijk vrije tijd. Bij het versturen van een mail kan je overigens instellen dat deze op een later moment verstuurd wordt”, opperen Kanis en Mirck, die zelf suggereren om WhatsApp zo min mogelijk voor werkgerelateerde berichten te gebruiken.

CHECK: Staat het recht om offline te zijn flexibel werken in de weg?

(William Visterin) - Bron: Niet appen tijdens het eten - En andere onmisbare regels voor het digitale tijdperk, Sanne Kanis Aaron Mirck, Bot Uitgevers, ISBN: 9789083256429, 180 pagina's