Tijdsregistratie op het werk: is de prikklok passé?

Hoog tijd voor digitale tijdsregistratie

Ongeveer de helft van de Belgische werkgevers heeft een verplichte tijds- en aanwezigheidsregistratie voor al hun medewerkers. Daarvan registreert maar liefst 80% de arbeidstijden van hun werknemers op een eerder ouderwetse manier. Denk bijvoorbeeld aan een badge (22%), prik- of tijdsklok (22%) en een Excel sheet (22%). Geloof het of niet: 14% noteert de arbeidstijden op papier.

Met deze ‘verouderde’ systemen hinken we achterop op onze buurlanden. In het bijzonder van onze Noorderburen, kunnen we heel wat bijleren: 17% van de Nederlandse bedrijven laat zijn werknemers inloggen via een app, 15% gebruikt apps met geolocatie. In België maakt respectievelijk 7% en 12% hier gebruik van.

Biometrische identificatie

Naast digitale alternatieven, bestaan er zogenaamde biometrische manieren om in te loggen. Via irisscans en vingerafdrukken, bijvoorbeeld. Dat slechts 1% van de Belgische bedrijven hier gebruik van maakt, doet vermoeden dat ze er nog lang niet klaar voor zijn.

“De beperkte toepassing hiervan komt door de GDPR”, vertelt Geert Vermeir, manager van het Juridisch Kenniscentrum bij SD Worx. “Vereenvoudigd gezegd moet de inbreuk op de privacy zo beperkt mogelijk zijn om het beoogde doel te bereiken. Biometrische gegevens zijn hoogst gevoelig, veel meer dan een badge of elektronische login, bijvoorbeeld. Tenzij er bijkomende gegronde redenen zijn om een sterkere controle toe te passen - denk aan fraude verhinderen, gevoelige gegevens beschermen, een site beveiligen - kan je ze niet gebruiken voor een eenvoudige tijdsregistratie.”

Is de prikklok passé?

Onder meer door het toenemende aantal burn-outs, neemt de nood aan meer moderne systemen van tijdsregistratie toe. Flexibele werkvormen vragen immers om flexibele oplossingen.

“Het lijkt een paradox: met de opmars van flexibele werkvormen zoals flextime en loopbaansparen, wordt de nood aan overzicht steeds belangrijker. Als niemand nog bijhoudt hoeveel je effectief werkt, loert de burn-out om de hoek”, vertelt Peter s’Jongers, CEO van Protime, specialist in tijdsregistratie en personeelsplanning. “De moderne prikklok, die via mobiele applicaties niet alleen je tijd registreert maar er ook je productiviteit kan aan koppelen, wordt daarom in de toekomst nog belangrijker. Zo kan de personeelsplanning tijdig bijgestuurd worden bij een te hoge werkdruk én kunnen burn-outs voorkomen worden.”

Door tijd en productiviteit als een geheel te benaderen, krijg je een beter zicht op de werkdruk. En kan de werkplanning tijdig bijgestuurd worden. Zo blijkt dat 35% van de bevraagden data van tijdsregistratie gebruikt om de personeelsplanning bij te sturen en om eventueel nieuwe medewerkers aan te werven. Andere populaire toepassingen zijn het analyseren van factureerbare ten opzichte van niet-factureerbare uren (38%) en het (ruim op voorhand) opstellen van de personeelsplanning (34%). Bovendien geeft bijna 30% van de respondenten aan de aanwezigheidsdata te koppelen aan verloningssystemen, om bijvoorbeeld bonussen toe te kennen.

Over het onderzoek

Deze cijfers zijn afkomstig uit een internationale studie door hr-dienstverlener SD Worx en Protime, specialist in tijdsregistratie en personeelsplanning.

(mr)