Sociale media op de werkvloer: 'We hebben nood aan meer regels'

“Het privéleven van een werknemer stopt niet als hij ons bedrijf binnenwandelt. Een vermenging van werk en privé kan je niet tegenhouden.” (Astrid Van Langenhoven, bedrijfsjuriste Belgacom)

Socialenetwerksites zoals Facebook, Twitter en Linkedin worden alsmaar belangrijker in het leven. Via smartphones en tablets zijn we haast continu online en krijgen we meer dan ooit de kans om te communiceren.

Maar voorbeelden uit de praktijk maken duidelijk dat een verkeerd gebruik van sociale media verstrekkende gevolgen voor zowel werknemer als werkgever kan hebben. Vorig jaar werd een hoger kaderlid van een Leuvens technologiebedrijf ontslagen nadat hij zijn gal spuwde op Facebook over de werking van zijn bedrijf. Een Nederlandse werknemer van Blokker werd aan de deur gezet nadat hij zijn werkgever had beledigd op Facebook met onder meer het woord ‘hoerestumperd’. In Zwitserland heeft een verzekeraar een zieke werkneemster ontslagen omdat ze zich thuis met Facebook amuseerde, terwijl ze tegen haar baas zei dat ze door migraine niet met een computer kon werken.

Vaak verboden

Het Instituut voor Bedrijfsjuristen (IBJ) beveelt aan dat werkgevers duidelijke regels zouden opstellen van wat kan en niet kan met sociale media op de werkvloer. ‘Vandaag staat de wetgeving voor het gebruik van sociale media nog in zijn kinderschoenen’, legt voorzitter Pierre Schaubroeck uit. ‘Het is dansen op een slappe koord. Vandaar dat het zo belangrijk is dat de bedrijfsleiders het heft zelf in handen nemen en duidelijke regels opstellen, in samenwerking met hun bedrijfsjuristen. Die regels moeten ook vermeld worden in het arbeidsreglement. Zo weet iedereen in het bedrijf waar hij aan toe is. We staan zeker niet negatief tegenover sociale media, laat dat duidelijk zijn. Maar we moeten er wel verstandig mee omgaan om blunders te vermijden. Het is een fantastisch communicatiemiddel maar het kan grote gevolgen hebben voor zowel de werknemer als het imago van het bedrijf. Stel dat een werknemer belangrijke en vertrouwelijke informatie van het bedrijf ter goedertrouw op Facebook gooit, en dat moet niet per se om negatieve informatie gaan, dan kan dat toch grote gevolgen hebben.’

Vele Europese werkgevers zien het gebruik van sociale media op de werkvloer niet zitten, zo blijkt uit een onderzoek dat Coleman Parkes en Iron Mountain uitvoerden in zes Europese landen. In oktober 2011 ondervroegen ze bedrijven in Frankrijk, Nederland, Spanje, Hongarije, Duitsland en Groot-Brittanië. Wat blijkt? Het gebruik van sociale media wordt in 80 procent van de bedrijven verboden.

Altijd en overal verbonden

Ook bij Belgacom was er vanaf 2002 een verbod op het gebruik van sociale media, behalve voor professionele doeleinden. Eind vorig jaar werd een nieuw beleidsplan opgesteld dat het gebruik van sociale media op de werkvloer versoepelde. Over dat plan moeten de vakbonden overigens hun fiat nog geven.

‘We wensen met onze tijd mee te gaan en willen vooral een goede balans werk-privé aanbieden’, zegt Astrid Van Langenhoven, bedrijfsjuriste bij Belgacom. ‘We willen sociale media helemaal niet meer weren uit het leven van onze werknemers op de werkvloer. We hebben vastgesteld dat mensen altijd en overal met het internet willen verbonden zijn, zowel vast als mobiel. De drang om zich met vrienden en familie te connecteren is enorm. Het privéleven van een werknemer stopt niet als hij ons bedrijf binnenwandelt. We zullen een verdere vermenging van werk en privéleven dan ook niet meer kunnen tegenhouden in de toekomst.

In eigen naam

Toch gebruikt maar 8 procent van onze werknemers de sociale media voor privédoeleinden, zo blijkt uit een interne enquête bij 200 Belgacom-collega’s die deelnamen aan een pilootproject. De meeste werknemers gebruiken sociale media op de werkvloer voor professionele doeleinden, vooral dan om op de hoogte te blijven van wat er gebeurt in de maatschappij. Ze gebruiken de sociale media om hun job beter te kunnen uitoefenen, maar uiteraard ook om af en toe contact te hebben met vrienden en familie. En dat moet kunnen.’

Belgacom erkent het belang van het organiseren van opleidingen om werknemers correct met sociale media te laten omgaan. ‘Het is belangrijk dat de bedrijfsjurist de wetgeving en de regels in het bedrijf goed kan kaderen’, zegt Van Langenhoven. ‘Onze werknemers mogen de sociale media gebruiken op de werkvloer, maar ze moeten wel de regels respecteren. Zo vragen we dat onze werknemers op de sociale media steeds in eigen naam te spreken en niet in naam van Belgacom, tenzij dat toch nodig is in het kader van de functie. Plaats ook niet zomaar afbeeldingen van collega’s of klanten op Facebook zonder toestemming. Wees respectvol op de sociale media en begin zeker geen collega’s te pesten. Daarom raden we onze werknemers af om internetfora op te richten waar ze met elkaar kunnen communiceren. Daar worden al eens straffe uitspraken gedaan en collega’s kunnen die informatie altijd doorgeven aan een baas. Wees ook bewust dat als je iets post op internet dat dat daar ook wel even zal blijven staan.’

Onder strikte voorwaarden

Ook bij het overheidsbedrijf bpost zijn de regels voor het gebruik van sociale media versoepeld, zij het onder strikte voorwaarden. Het verbod op het gebruik ervan werd alleszins opgeheven.

‘Tot de zomer van 2011 was het gebruik van sociale media op de werkvloer niet mogelijk’, zegt Alexandra Jaspar, bedrijfsjurist bij bpost. ‘We hebben dat nu wel mogelijk gemaakt, zij het onder strikte voorwaarden. We hebben een charter opgesteld met duidelijke regels voor het gebruik van sociale media. Het charter schetst de krijtlijnen waarin ze gebruikt kunnen worden. Zo weet iedereen wat er online wel en niet kan gezegd worden. We hebben het charter geplaatst op onze sociale netwerksites van Facebook, Twitter en Linkedin. De auteur blijft altijd verantwoordelijk voor de inhoud, zelfs als het in het kader van zijn werk gebeurt. Bij misbruik nemen we maatregelen. We hebben een speciale digitale marketingcel die alles op die sociale netwerksites nauwlettend in de gaten houdt. Deze cel probeert ook negatieve kritieken die via sociale media gepost worden om te buigen naar positieve verhalen. Bij klachten proberen we naar concrete oplossingen te zoeken.’

Schade beperken

Pierre Schaubroeck van het Instituut voor Bedrijfsjuristen raadt elke bedrijfsleider aan om zijn bedrijfsnaam te registeren op alle sociale netwerksites, zodat niemand anders dat kan doen. ‘Kijk ook zeer goed naar het reglement van de sociale netwerksites als je bijvoorbeeld iets op Facebook of Twitter wil zetten. Als je een blog of een pagina op een sociaal netwerk start, zorg dan dat je administratoren als één stem spreken en dezelfde boodschap uitdragen. Zorg ervoor dat de mensen die je site beheren, weten wat de policy is en wat ze kunnen doen. Leg hen uit hoe ze moeten reageren als bepaalde negatieve berichten erop komen. Als je zelf een sociale netwerksite opricht, maak alle gebruikers dan duidelijk waar ze aan toe zijn. Zorg er ook voor dat teksten of foto’s beschermd zijn via auteursrechten voordat je ze online zet.

Als je toch te weten komt dat andere mensen in jouw plaats bijvoorbeeld een fanpage van je bedrijf hebben gemaakt, probeer dan in de eerste plaats in dialoog te gaan. Meestal hebben ze geen slechte bedoelingen. Een aantal enthousiaste leden van ons instituut heeft enige tijd terug op Linkedin ook een subgroep van bedrijfsjuristen in het leven geroepen, zonder dat ze onze directie vooraf hadden gecontacteerd. We zijn daar niet tegen in gegaan, maar hebben ze gewoon benaderd op een positieve manier. Nu wordt die subgroep consensueel beheerd.

Ook Coca-Cola ontdekte ooit dat twee fans zonder toelating een socialenetwerksite over hun bedrijf hadden opgericht. In plaats van daar een batterij advocaten op af te sturen, zijn ze met die mensen gaan praten. Nu is die site de officiële fanpage van Coca-Cola geworden.

Vandaar dat ik de mensen aanraad om alles in de gaten te houden wat er verschijnt. Stel bijvoorbeeld een monitoringsplan op waarmee je alles in de gaten kan houden wat er over jouw bedrijf op internet verschijnt. Stel daar één of twee personen in het bedrijf voor aan. En als er iets gebeurt, probeer dan de schade te beperken.’

(mv) – Illustratie: (mvw)