'Respect en beleefdheid maken groot verschil op de werkvloer'

“Je e-mails checken tijdens een meeting, of foto’s op Facebook posten van dronken collega’s, hoort niet.” (Brigitte Balfoort, auteur van ‘De etiquettebijbel op de werkvloer’)

“Ik heb als journalist zo’n 20 jaar lang het wel en wee van de Europese koningshuizen gevolgd”, legt Brigitte Balfoort uit. “In de directe contacten met de vorsten en hun familie moest ik me houden aan bepaalde etiquetteregels. Daar ben ik me in gaan verdiepen. Na een eerste boek over algemene etiquette, ben ik nu meer in detail gegaan over de regels en afspraken die gelden voor de omgang op het werk. De zakelijke etiquette zorgt voor duidelijkheid. Wie weet hoe hij zich onder collega’s, met klanten en leveranciers moet gedragen, zal zich beter op zijn gemak voelen. De houvast die zakelijke etiquette biedt, zorgt voor zelfvertrouwen. En dat is een heel belangrijke eigenschap in het professionele leven.”

Respect

De rode draad in het boek van Brigitte Balfoort is ‘respect’. “Dat is de basis van duurzaam arbeidsbeleid”, zegt ze. “Ongeacht de rang in de organisatie, de werkkledij die men draagt of het ‘anders’ zijn, moeten collega’s respect voor elkaar hebben. Het is elementaire beleefdheid, die zich uit op diverse manieren. Ik denk aan het bijvullen van papier in de fotokopiemachine, zodat degene na jou niet met de gebakken peren zit. Of aan het afwassen van je koffiekop in de bedrijfskeuken. Meer klassieke vormen van respect ook, zoals op tijd komen voor een vergadering, een gast in het gezelschap voorstellen aan de andere aanwezigen, of je excuseren en afzonderen als je een belangrijk telefoontje krijgt.”

Pantermotieven

Daarnaast zijn er diverse praktische tips die Brigitte Balfoort in de diverse hoofdstukken van haar naslagwerk uit de doeken doet. “Er zijn om te beginnen heel klassieke regels die al heel veel jaren gelden, zoals rond kledij”, vertelt de auteur.

“Hoe je jezelf kleedt op het werk, vertelt iets over je persoonlijkheid. Je mag dus gerust eigen accenten leggen, maar hoort dit te doen binnen de contouren die gangbaar zijn in jouw sector of takenpakket. CEO’s dragen meestal een zwart of donkerblauw pak, steeds minder vaak met een stropdas. In een creatieve sector kan het iets meer ‘casual’ zijn. Levendige kleuren vind je bij lesgevers, ambachtslui en creatieve medewerkers, terwijl mensen met sociaal-informele beroepen, zoals kleuterleidster en sociaal assistent, eerder weinig contrasterende kleuren dragen. Wie twijfelt over de kledij voor de juiste gelegenheid, gaat beter iets te formeel gekleed dan ‘underdressed’. Te vrouwelijk of te mannelijk naar een sollicitatiegesprek gaan, is geen goed idee. En denk eraan: excentrieke eyecatchers, zoals piercings, felle lipstick of een das met stripfiguurtjes, kan in slechte aarde vallen. Dat geldt ook voor spagettibandjes, pantermotieven en teveel juwelen.”

Zatte foto’s

Brigitte Balfoort heeft nog een aantal sollicitatietips. “Je moet vooraf zorgen dat een rekruteerder die research doet, een goede indruk krijgt. Je LinkedIn-profiel moet volledig zijn, je voicemailbericht moet professioneel overkomen en foto’s in beschonken toestand laat je best niet op internet rondslingeren. Zijn verder belangrijk: eerlijkheid over je verwezenlijkingen, een handdruk bij het binnenkomen en verlaten van het interviewlokaal en een goede voorbereiding, zoals het lezen van de kernwaarden op de bedrijfswebsite.”

Loopt het allemaal goed bij de sollicitatie, volgt de eerste werkdag. Ook daar kan een gebrek aan zakelijke etiquette de carrièrestart flink bemoeilijken, vindt Brigitte Balfoort. “Met iedereen kennismaken is een eerste vereiste. Ook het begroeten van alle medewerkers die in de volgende dagen je pad kruisen, inclusief de onthaalbediende en poetsvrouw. Collega’s complimenteren mag, maar tegenover je oversten mag je niet te kwistig zijn met schouderklopjes over je eerste indrukken. Foto’s van je kroost op het bureau ogen niet professioneel, en eten voor je computerscherm doe je beter niet. Op je eerste werkdag te laat komen, of ’s avonds als laatste naar huis gaan, is evenmin een goed idee.”

Emoji’s

Tot slot staan er in het boekje nog heel wat leuke tips over moderne communicatiemiddelen. “Bellen terwijl collega’s je kunnen horen is ‘not done’”, stelt de voormalige royalty-journaliste. “Hetzelfde geldt voor het checken van je e-mail of social media tijdens vergaderingen. Verwacht je toch een belangrijke boodschap, meld dan op voorhand dat die mogelijkheid zich kan voordoen. En verder: laat steeds een boodschap achter op de voice-mail, wees voorzichtig met het gebruik van emoji’s, afkortingen als WTF en 3 kruisjes in zakelijke tekstberichten en verzorg ook je voorkomen tijdens videovergaderingen. En tot slot nog dit: hoofdletters in e-mails komen over alsof je luidop staat te schreeuwen. DAT DOE JE DUS BETER NIET!”.

(km) - Meer info: www.brigittebalfoort.be of De Etiquetterie van Brigitte Balfoort (Facebook).