Op wandel met de archivaris: ‘Ik kan niet alles bijhouden’

Onze reporter met hoofdarchivaris Willy Van de Vijver in het Mechelse stadsarchief. “Alles digitaliseren is makkelijker gezegd dan gedaan. Hoe vaak geraken bestandsformaten niet uit roulatie?”

In de Mechelse Dossinkazerne, een van de eerste kazernes in de Lage Landen, gebouwd midden achttiende eeuw en ooit een wachtplaats voor Belgische Joden op weg naar de uitroeiingskampen, waakt Willy anno 2009 over het geheugen van de stad. Bouwvergunningen, notariële aktes, gemeenteregisters, documenten van schepenbanken, kerken, kloosters, godshuizen ... Van de middeleeuwen tot gisteren: het ligt er (bijna) allemaal netjes opgeborgen in mobiele archiefkasten en zuurvrije dozen.

‘Het beroep van archivaris is in volle evolutie’

“Wij zijn archief en bibliotheek. Mechelen heeft al sinds het einde van de achttiende eeuw een stadsbibliotheek. Alle boeken die ze kreeg of nodig had, werden daar bewaard, vaak ontoegankelijk voor het grote publiek. In de negentiende eeuw, toen heel wat steden openbare bibliotheken begonnen op te richten, kwam daar nogal wat protest op. Toen heeft de stad beslist om ook een volksbibliotheek op te richten, later bekend als de openbare bibliotheek.”

Willy, historicus en archivaris van opleiding, werkt al sinds 2000 in het stadsarchief. Eerst als archivaris en sinds 2006 als hoofdarchivaris. Over zijn kantoor, een naar onze mening charmante erfenis van zijn voorganger, heeft hij gemengde gevoelens.

“Het antieke interieur oogt mooi maar is niet altijd comfortabel. Een dag werken aan deze eeuwenoude tafel voel je ’s avonds in je armen, schouders en rug. Een tijdje geleden werden zowel de tafel als de stoelen hier trouwens ergonomisch afgekeurd. Ik zal daar dus iets aan moeten doen. Momenteel lijkt het ook nog iets te veel op een geleerdenkabinet, wat het beeld bevestigt van de archivaris als wereldvreemd figuur, terwijl het beroep toch in volle evolutie is.”

‘Als archivaris voel je je altijd een beetje in een snoepwinkel’

Zijn voorgangers balanceerden volgens Willy vaak op de scheidingslijn tussen historicus en archivaris. Ze inventariseerden maar deden ook historisch onderzoek en publiceerden daarover. Anno 2009 is dat onmogelijk. “Toen ik, in de jaren negentig, in het archiefwezen stapte, waren de meeste stadsarchieven halve onderzoeksinstellingen en was zowat elke archivaris een parttime historicus. Vaak trapten die in de val iets te veel toe te geven aan hun historische kriebels. Eerlijk gezegd: ik zag dat ook wel zitten, zo’n job dicht bij het bronnenmateriaal. Ook ik ben ooit gestart met het idee om af en toe iets te onderzoeken of te publiceren, maar dat is tegenwoordig bijna niet meer haalbaar.

Je moet betrokken zijn bij het wetenschappelijk onderzoek, maar als je dat te veel doet, blijft de rest van je werk, dat wat je eigenlijk moet doen, liggen. Inventarisatie bijvoorbeeld, de meeste archiefdiensten hebben een geweldige achterstand wat dat betreft. Als archivaris voel je je nu eenmaal altijd een beetje in een snoepwinkel. De verleiding om al dat prachtige materiaal te onderzoeken, is groot. Maar ik heb er de tijd niet voor.”

‘Een brief is meer dan die ene tekst’

Van de hoop papier die zich in het archief bevindt mooi gestroomlijnde en beschikbare informatie maken. Dat is de kerntaak van Willy. Een proces dat volgens enkele basisregels verloopt. Een van de eerste vragen die Willy zich stelt als hij een doos van onder het stof haalt, is wie de documenten heeft opgesteld die hij zo dadelijk in handen krijgt.

“Hoe zat die administratie in elkaar, hoe werkten die diensten? Op basis daarvan bouw ik een archiefschema, een zo logisch mogelijke structuur. Een archief is geen bibliotheek waar elk boek een afzonderlijk item is. Een archief is organisch. Een brief is meer dan die ene tekst. Hij kan deel uitmaken van een klachtendossier. Context is heel belangrijk als je archiveert. Je moet elk document kunnen interpreteren en geschiedkundig kunnen plaatsen.”

‘Zes op tien bezoekers zijn stamboommannen’

Als alle stukken bekeken zijn en hun plaats in het archiefschema hebben gevonden, worden ze genummerd. “Dat is een monnikenwerk, ja. En eigenlijk komen we daar nauwelijks aan toe. Onze focus ligt momenteel op de reeksen die het meest geraadpleegd worden. Zoals de registers van de burgerlijke stand die erg gegeerd zijn door genealogen of stamboommannen, zoals wij ze noemen, die hun familiegeschiedenis reconstrueren.

Zes op de tien van onze bezoekers komen om die reden naar hier. Onze oudste registers dateren van 1794. Die worden de laatste decennia veel gebruikt en zien dan ook enorm af. Voor we die originelen uit circulatie kunnen nemen, moeten we die informatie wel op een andere manier kunnen aanbieden. Momenteel scannen we al die registers in en koppelen we die aan een databank; een werk dat dankzij de hulp van vrijwilligers tegen de zomer klaar moet zijn.”

In principe is al wat er in het stadsarchief ligt eigendom van de overheid en moet iedereen dat gratis kunnen inkijken. Maar wie heeft daar, buiten de genealogen, nog interesse voor? Een gemengd publiek blijkbaar. “Heemkundigen, die met de plaatselijke geschiedenis bezig zijn, vormen samen met de genealogen het grootste deel van ons publiek. Maar we krijgen ook studenten of onderzoekers om wetenschappelijke redenen over de vloer. En dan heb je nog mensen die documenten komen raadplagen, zuiver uit interesse voor de geschiedenis van een huis, wijk of dorp.”

‘Levenswerk was Google Maps avant-la-lettre’

In het Mechelse stadsarchief vind je ook beeldmateriaal en documentatiemappen die veel weg hebben van een levenswerk. Zoals de verzameling van ene mijnheer Berlemont die jarenlang alle historische informatie die hij kon vinden over Mechelen in classeurs heeft verzameld. Straat per straat, huis per huis. “In het vakjargon een historisch topografische atlas: Google Maps avant la lettre. Inmiddels bestaat daar een digitale variant van: Mechelen Mapt. Maar die is nog heel pril.”

Want ook in het archiefwezen is het internet niet meer weg te denken. De vernieuwing van de archiefwebsite is een van de huidige projecten. “Wij hebben een van de oudste archiefsites en die was dringend aan vernieuwing toe. De nieuwe versie zal zoveel mogelijk informatie digitaal proberen aan te bieden. Door onze inventarissen en databanken online te zetten, krijg je een virtuele leeszaal die al heel wat mensen op weg kan helpen. Je hoeft dan niet meer naar hier te komen, wat voor velen nog een drempel is. Anderzijds vermindert het contact met de bezoekers zo misschien ook. Maar dat valt nog af te wachten.”

En er zit nog een adder onder het digitale gras. “Alles digitaliseren is gemakkelijker gezegd dan gedaan. Eens iets digitaal is, moet je er ook op lange termijn de authenticiteit van kunnen garanderen. En hoe vaak gebeurt het niet dat bestandsformaten uit roulatie geraken? Een digitaal archief kan je niet laten rusten. Om de zoveel tijd moet je dat actualiseren en al die bestanden omzetten.”

'Nog altijd kwaad op de Gentse stadsarchivaris'

Houdt een archivaris dan niet alles bij, als back-up? “Neen, je kan niet anders dan regelmatig eens grote kuis houden. Op dat moment kiezen wat blijft en wat weg moet, is niet gemakkelijk. Er bestaan richtlijnen en criteria, maar het blijft maatwerk. Ik vraag me altijd af: ‘Wie kan hier in de toekomst nog iets aan hebben? Wat is hier de informatieve waarde van?’. Niet gemakkelijk.

De huidige generatie criminologen is bijvoorbeeld nog altijd kwaad op de Gentse stadsarchivaris die in de negentiende eeuw tonnen politiearchief heeft laten vernietigen. Pv’s van toen zijn nochtans perfecte bronnen om te weten te komen wat er zich in zo’n stad afspeelde. Maar ja, je kan nu eenmaal niet alles bijhouden. Dat is fysiek onmogelijk en financieel onverantwoord.”

(wim.verdoodt@jobat.be)