Organiseer team meetings best bij je thuis

Collega’s voor een vergadering mee naar huis nemen is voor velen misschien een stap te ver. Er zijn wel enkele barrières die je van het idee kunnen weerhouden. Vooral praktische problemen zoals plaatsgebrek, inrichting, rommel…

Drempels

Wie in een studio woont zal minder snel geneigd zijn om het hele team thuis uit te nodigen. Maar meer plaats betekent niet automatisch dat je appartement of huis de ideale vergaderplek vormt. Misschien is het interieur wel gezellig, maar te afleidend of chaotisch om een productieve meeting te houden? Heb je een beamer nodig of een ander tool die de functionaliteit van je vergadering garandeert en is die niet voorhanden? Of zie je het gewoon niet zitten om nog een grote kuis te houden. Veel mensen houden hun werk en privé ook gewoon liever gescheiden.

Voordelen

Maar laat ons ook even stilstaan bij de voordelen van vergaderen aan de keukentafel of samen met je collega’s in het salon brainstormen.

• Ongedwongen, huiselijke omgeving
  Een familiaire aanpak zorgt voor een gevoel van veiligheid en het neemt een aantal remmingen weg die in een formele, zakelijke ruimte vaak wel aanwezig zijn. Een huiselijke plek insinueert meer vrijheid door het ongedwongen karakter van de pop-up werkplek en de aanwezigheid van bijvoorbeeld planten, gezellig meubilair, decoratie.
• Patroondoorbrekend
  Buiten de bedrijfsmuren vergaderen is hip. De saaie vergaderruimtes ontlopen is een creativiteit en productiviteit boostende zet. Zo zijn er mogelijkheden om in een huifkar, boomhut, op een boot, of andere vreemde plekken een meeting op te zetten. Het houdt medewerkers scherp, geïnspireerd en creatief. Het stimuleert hen om out-of-the-box te denken. Wat ook de populariteit van coworkingspaces verklaart.
• Goedkoop
  Misschien mag je van het hoger management iets minder buiten vergaderen omdat het te veel kost op het vlak van consumpties of reservatiekosten. Zeker als je in je bedrijfsgebouw een vergaderruimte hebt. Dan is een gratis living of keuken een mooie reden om er toch nog op uit te trekken.
• Gemakkelijk
  Je hoeft op voorhand geen reservaties te maken of op prospectie of de ruimte wel voldoet aan de noden. Je vult zelf je koelkast aan, houdt het casual en je moet alleen maar zien of je praktisch nog iets nodig hebt om de vergadering in goede banen te leiden. Misschien dat je ook je woning eens extra nakijkt op rommel of foto’s die iets te veel vragen oproepen bij je collega’s, maar ook dat is in principe snel gebeurd.
• Vertrouwen opbouwen
  Doordat collega’s je in je natuurlijke habitat zien, krijgen ze een beter begrip van wie je bent als persoon. Er valt een persoonlijke barrière weg. Ze kunnen zien welke boeken je leest, waar je kookt, hoe je leeft… Dit schept vertrouwen en geeft een gevoel van betrokkenheid, want je komt authentiek en eerlijk over. Het is een aanzet tot meer transparantie, waardoor ook hierdoor medewerkers opener zullen zijn en vrijer zullen spreken.

Het is dus misschien wat knutselen en organiseren om je team bij elkaar te laten zitten in je keuken, living of omgetoverde zolderkamer, maar voor alle ongemakken zijn er ook voordelen. Zeker tijdens het zomerseizoen als een van je collega’s een terras en een tuin heeft. Dan zijn je collega’s vast te vinden voor een brainstorm/bbq bij je collega thuis, terwijl ze nippen aan een huisgemaakte cocktail.

(sjv) – Bron: nrc.nl