Op vakantie vertrekken met een lege inbox: 4 tips

Dat wordt zwoegen om alles op tijd klaar te krijgen, voor je vertrekt. Niet meteen de ideale start voor een ontspannende break …

Het kan gelukkig ook anders. Hierbij een doeltreffende manier om in 4 stappen met een lege inbox en zonder stress op vakantie te vertrekken.

1. Gebruik de ABCD-methode

Ga door je inbox en bepaal van elke mail wat je ermee doet: uitvoeren, delegeren, deleten of inplannen.

• A-mails: dit zijn mails die belangrijk zijn en die je binnen de minuut kunt afhandelen. Dit moet je gewoon nu doen.
• B-mails: dit zijn belangrijke taken die je nu niet meteen hoeft te doen, deze kan je best inplannen en daarna de mail archiveren.
• C-mails: zaken die je kan delegeren. Stuur meteen door naar een teamlid of collega die dit kan afhandelen.
• D-mails: zijn mails die geen actie vragen en misschien zelfs niet relevant zijn voor jou: archiveren of meteen deleten.

Als je dit proces doorloopt zijn alle mails uit je inbox ofwel behandeld, ingepland voor later, gearchiveerd of verwijderd. Bekijk ook onderstaande video over hoe je dit precies aanpakt.

2. Bouw je mailverkeer af enkele dagen voor je vertrekt

Stop enkele dagen voordat je vakantie begint met het versturen van e-mailberichten die niet dringend zijn. Stuur geen mails die kunnen wachten tot na de zomervakantie. Je wil immers ook bij je terugkeer een overvolle mailbox en minder mail ontvangen bereik je door minder mail te versturen.

3. Informeer tijdig je collega’s wanneer je afwezig bent

Zorg dat je goede afspraken maakt met de collega’s die tijdens jouw afwezigheid de werkzaamheden overnemen. Zorg dat belangrijke zaken bij collega’s bekend zijn, zodat zij deze kunnen oppakken tijdens je vakantie. Deze afspraken zet je in je ‘out of office’ reply: wanneer je terug bent en wie men kan contacteren tijdens je afwezigheid.

4. Gun jezelf een extra dag

Bij het instellen van je ‘out of office’, gun je je best een extra dag. Geen extra dag vakantie, maar een extra dag om je een weg te banen door de stortvloed aan mails, die zijn binnengekomen tijdens je afwezigheid. Tijdens deze dag komt er niets nieuws binnen, omdat iedereen denkt dat je pas morgen opnieuw paraat bent.

Zo kan je met een mooie lei opnieuw starten. Met dat gevoel in het achterhoofd, vertrek je gegarandeerd veel rustiger met vakantie.

Daarnaast tovert de aanblik van een lege inbox zeker een stralende glimlach op je lippen. De vakantie kan met gerust gemoed beginnen.

(lb) - Meer info: www.expertacademy.be