‘Oh ja, je bent ontslagen’

Bij een sollicitatie die niet positief onthaald is, krijg je vaak helemaal geen respons of een standaardbrief. ‘Helaas moeten wij u meedelen dat uw kandidatuur niet weerhouden is’. Veel sollicitanten hebben een hekel aan dat zinnetje, en sommigen ergeren zich bovendien aan de taalfout.

"Waar sollicitanten vooral naar op zoek gaan, zijn de redenen voor de afwijziging. Het is begrijpelijk dat bedrijven daar niet altijd de tijd voor hebben, maar het blijft een gemiste kans", zegt Luuk Van Waes, hoogleraar zakelijke communicatie aan de UA. Dat geldt trouwens ook voor andere situaties waarin slecht nieuws wordt meegedeeld. Dat die redenen duidelijk worden meegeven, is cruciaal om de boodschap goed over te brengen, blijkt uit onderzoek van enkele van zijn masterstudenten van de opleiding Meertalige Professionele Communicatie in opdracht van de Belgische Vereniging voor Interne Communicatie.

Vertel je de waarheid?

Of je er ook goed aan doet om alle argumenten op te lijsten die in de beslissing hebben meegespeeld, daar zijn de meningen over verdeeld. “Je moet zeker de sterkste argumenten meegeven en diegene vermijden die de organisatie schade kunnen toebrengen. Stel bijvoorbeeld dat er een begrotingsfout gemaakt is of een fusie slecht op touw is gezet en er daardoor iemand moet vertrekken. Dat zeg je uiteraard beter niet”, meent Luuk Van Waes. Hij begeleidde het onderzoek.

‘Ze doen zoveel moeite, ze zullen wel iets te verbergen hebben’

Extra beleefdheidsstrategieën gebruiken, blijkt een eerder kleine rol te spelen in de aanvaarding van een slechte boodschap. “Toch wordt een verontschuldiging op prijs gesteld, ook al is dat niet meer dan ‘tot onze spijt moeten wij meedelen dat ...’. Zonder uitleg heeft verontschuldigen of begrip tonen op zich echter weinig effect. Integendeel, dat kan zelfs averechts werken en de geloofwaardigheid van de communicatie onderuit halen. ‘Ze doen zoveel moeite, ze zullen wel iets te verbergen hebben’, is de redenering van de lezer dan”, merkt Van Waes op.

Wie een brief met slecht nieuws leest, speurt vooral of er voldoende argumenten worden aangevoerd. “Het aantal is daarbij minder belangrijk dan het gewicht van de argumenten”, aldus Van Waes.

Wordt slecht nieuws eigenlijk ook per mail aanvaard?

“De keuze van het communicatiemiddel hangt af 3 factoren: de impact van het nieuws, de mate waarin het nieuws te verwachten was en de relatie tussen de brenger en de ontvanger. Een sollicitant die in de laatste ronde afvalt, zal je dat beter mondeling meedelen. Iemand die de eerste ronde niet overleeft, kan je ook een mail of brief sturen.”