Mede mogelijk gemaakt door: STIB-MIVB

MIVB-medewerkers halen mosterd bij Google

Martijn Bezuijen (links) en Gaël Mercier van MIVB zijn zeer enthousiast over de design sprints

1. Wat is de opzet?

Een maandelijkse innovatie-uitdaging. Zo zou je innov@telier, een van de initiatieven binnen de MIVB om innovatie te ondersteunen, kunnen noemen. “De opzet is transversaal en dus van toepassing op alle afdelingen binnen onze organisatie”, vertelt innovation & anticipation manager Gaël Mercier. “Collega’s stellen zelf de kwesties voor. Die worden voorgeselecteerd en intern voorgesteld voor een jury”, vult hij aan.

De onderwerpen zijn divers: van uitdagingen op het vlak van vervoertickets tot verbeteringen voor bushaltes. Een team gaat dan één werkweek lang aan de slag met het uitgekozen topic. “Elke maand selecteren we één bepaalde probleemstelling.”

2. Wat heeft Google ermee te maken?

Zo’n design sprint komt oorspronkelijk van Jake Knapp, voormalig werknemer bij Google Ventures. Zij hielpen hun start-ups om op die manier oplossingen te vinden voor hun grootste problemen. Van een vraagstuk gaat het naar een concreet product of prototype. “Wat dat uiteindelijk moet worden, is nog niet vooraf bepaald. Het wordt in die werkweek gefinetuned door de deelnemers. We vullen zo’n team van zes à zeven collega’s ook aan met externe experts”, aldus Gaël Mercier.

Design sprints hebben een heel duidelijke structuur. Ze beginnen op maandag met het definiëren en begrijpen van de uitdaging. Via brainstorming en ideeën komt het team op donderdag tot het ontwikkelen van een prototype, dat op vrijdag wordt getest met echte gebruikers. “Iedereen die een nuttige vaardigheid heeft voor het onderwerp kan zich telkens bij ons kandidaat stellen om één week deel te nemen aan zo’n sprint van vijf dagen. Het gaat zeker ook om collega’s die niet rechtstreeks betrokken zijn bij het thema en dus een frisse kijk op de zaak kunnen werpen, wat cruciaal is.”

3. Waarom dit concept?

Omdat het een efficiënte manier is om alle vormen van innovatie te stimuleren. Je weet snel of iets werkt of niet. In die zin volgt zo’n design sprint ook de aanpak van fail fast. “Je kunt na zo’n intensieve werkweek nooit spreken over een slecht resultaat”, stelt Gaël Mercier. “Ook als je iets zou ontwerpen dat niet werkt, heb je er nog veel over geleerd. Het zou erger zijn als je dat pas zou te weten komen na een half jaar proberen en talloze vergaderingen.”

Het voordeel is dat zo’n team in die dagen ook volledig de focus op de probleemstelling kan leggen. “Deelnemers maken hun agenda ervoor vijf dagen vrij. Die deelnemers komen uit de hele organisatie of van externe partners. Zo breek je ook de onvermijdelijke silo’s.”

4. Kan elk onderwerp?

Google Ventures gebruikt zo’n design sprint ook voor niet-digitale topics, vaak met een menselijke inslag. De recentste design sprint bij de MIVB valt hier ook onder. De vraag luidde: hoe kunnen we dit jaar onze werkfilosofie herontwerpen om de MIVB'ers te helpen zich goed te voelen en goed te werken?

Ook hier gaat het om een brede insteek. “We weten vooraf nooit waar we eindigen en dat is nodig om te kunnen innoveren”, stelt Martijn Bezuijen, HR-partner bij de MIVB. Hij zat voor deze sprint vijf dagen mee aan tafel, vrijwillig en met de buy-in van het management. “Samen met iemand van IT, twee operationele managers, onze manager well-being en een young starter.”

5. Wat was het resultaat?

“Uiteindelijk hebben we na een intensieve week drie concrete take aways vastgelegd”, vertelt hij. “De eerste is een concrete vraag naar meer flexibiliteit in waar en wanneer we werken. Daarbij staat de keuze van de medewerker centraal. Daarnaast is er een behoefte aan een duidelijk kader en tijd om wekelijks face-to-face met zijn team te vergaderen. Het komt erop aan het team de sleutels in handen te geven om zijn eigen manier van werken te vinden, met een evenwicht tussen het individu en de groep”, stelt hij. “De tweede is dat we in functie hiervan de werkomgeving moeten aanpassen, gaande van toegang tot gebouwen tot technologie. En ten derde is er de rol van het management en de verandering in de bedrijfscultuur om dit alles te begeleiden.”

Het (vereiste) prototype aan het eind van deze week bestond uit een uitgewerkt scenario rond flexibel werken. “Zo maakten we voor enkele profielen van collega’s, een bureaumedewerker en een operationele medewerker, een ‘dag in het leven van’ om te tonen wat het voor hen concreet zou betekenen.” Zelf is Bezuijen tevreden over het resultaat van de design sprint. “Ik merk binnen onze organisatie een zekere openheid. Per slot van rekening werken wij als organisatie al zowat 150 jaar op min of meer dezelfde manier. Er is duidelijk bereidheid om het voortaan anders aan te pakken en dus flexibeler te werken.”

Vraagstuk: Staat het recht om offline te zijn flexibel werken in de weg?

(William Visterin) - Bron: Go for happy! Magazine