Minder meetings zorgen voor meer productiviteit... of toch niet?

Bedrijfscultuur

Vergaderingen maken deel uit van onze bedrijfscultuur, al is niet iedereen daar even enthousiast over wegens te lang(dradig), te oppervlakkig, te vermoeiend, te vaak een kopie van de vorige vergadering, …

Toch heeft een meeting wel degelijk een belangrijke functie: tijdens zo’n bijeenkomst wordt er gebrainstormd, geüpdatet, geëvalueerd, informatie uitgewisseld en worden er in het beste geval belangrijke knopen doorgehakt.

Extra: Knopen doorhakken in een vergadering doe je zo

Meer maar minder lang

De coronacrisis heeft de arbeidsmarkt op z’n kop gezet en ook de vergadercultuur werd noodgedwongen aangepast aan de nieuwe realiteit: het online vergaderen bleek heel wat voordelen te hebben en lijkt nu echt wel helemaal ingeburgerd te zijn.

Zij die hoopten op een felle vermindering van het aantal vergaderingen zijn eraan voor de moeite: onderzoek van de Harvard Business School bracht aan het licht dat werknemers tijden de pandemie net 13% méér vergaderingen hadden, al duurde de gemiddelde online meeting 20% minder lang.

Dit hogere aantal online vergaderingen en de veelvuldige virtuele contacten met collega’s leidt bij veel werknemers tot een Zoom-vermoeidheid. Conclusie: minder productiviteit. De meest logische oplossing is dus minder vergaderen… of toch niet?

Ontdek: Waarom videomeetings zo uitputtend zijn

Less is more?

Door je werkdag minder te laten onderbreken door online meetings, kun je je volledig focussen op je workload. Dit kan zorgen voor een hogere productiviteit, op voorwaarde dat je geen tijd verliest met het beantwoorden van de extra e-mails met dringende vragen die nu je mailbox binnenkomen.

Een efficiënte vergadering op tijd en stond is misschien toch zo slecht nog niet…

Lees ook: 5 succesfactoren voor online vergaderen

Kwaliteit boven kwantiteit

In een ideale werkomgeving wordt het aantal vergaderingen onder de loep genomen en blijven alleen die vergaderingen over die écht nodig zijn. Heel wat gebruiksvriendelijke online tools en platformen, zoals bijvoorbeeld Slack, kunnen evengoed gebruikt worden om informatie te delen of om op de hoogte te blijven van lopende projecten.

Ook het vastleggen van een vergaderloze dag kan ervoor zorgen dat je op z’n minst op die ene dag volledig ongestoord kunt doorwerken aan een project of taak. Daarnaast kunnen belangrijke vergaderingen makkelijk gebundeld worden in een vergaderblok met korte, doelgerichte meetings waar je je als werknemer optimaal op kunt voorbereiden.

Resultaat: minder werkonderbrekingen en meer productiviteit.

Beter samenwerken van thuis uit: tips & tools

(fd)