Waarom jij je werk maar niet gedaan krijgt

Johan D’Haeseleer geeft met zijn bedrijf ExtraTijd dagelijks opleidingen met titels zoals ‘manage your todo list’, een thema dat heel erg leeft bij de werkende bevolking. Want we lopen nog vaak tegen dezelfde fouten aan.

Fout 1: Je vertrouwt op je brein

Je hersenen zijn niet gemaakt om alles te onthouden wat je moet doen. Vertrouw je op een lijstje in je hoofd, dan loopt het gegarandeerd fout. Hulpmiddelen, zoals lijstjes op papier of software, zijn dus noodzakelijk.

Dit heeft alles te maken met hoe de mens in mekaar zit. “Ons brein is gericht op instant succes”, vertelt Johan D’Haeseleer. “Dit komt voort uit de menselijke evolutie. Onze hersenen hebben zich duizenden jaren lang vooral moeten richten op instant succes. Om te vluchten voor gevaar of om eten te zoeken. Maar in verhouding pas vrij recent op langetermijnprojecten, waardoor we van onszelf uit de neiging hebben om die steeds uit te stellen. Als mens ben je dus het meest gericht op de eerstvolgende deadline.”

Fout 2: Je to-dolijst is te lang (en niet relevant)

Veel mensen hebben effectief een to-dolijst, maar gebruiken die verkeerd. “Velen schrijven op zo’n lijstje wat ze willen hebben, maar niet wat ze ervoor moeten doen”, vertelt D’Haeseleer. “Je kunt op je lijstje bijvoorbeeld wel ‘een nieuwe website’ schrijven, maar eigenlijk zou het bijvoorbeeld ‘aanvragen offertes’ moeten zijn.” Haalbare en actie gerichte to-dolijstjes zijn dus de boodschap.

De optimale to-do lijst: 5 tips

Fout 3: Je hebt maar één to-dolijst

Veel mensen hebben maar één to-dolijst. Zelf gebruikt D’Haeseleer diverse hulpmiddelen. Om te beginnen een kalender/agenda en een actielijst voor alles wat er die week moet gebeuren. “Je ideale week is de eerste beschermingsgordel voor je prioriteiten de komende week”, stelt hij. Daarnaast hanteert hij ook een zogenaamde masterlijst voor grote projecten op langere termijn, maar ook iets wat hij als incubatielijst omschrijft.

“Daar komen zaken op die nog niet zijn gestart, maar dat mogelijk nog zullen doen. Hoe vaak zeg je niet tegen iemand dat je bijvoorbeeld dat ene niet-dringende idee nog zult bekijken? Wat er uiteindelijk later vaak nooit van komt …”

Fout 4: Je hebt geen betrouwbaar systeem

Sommige mensen schrijven hun taken op papier, andere gebruiken software zoals Outlook. De manier waarop, maakt niet zo veel uit. “Je moet een systeem kiezen dat je goed ligt. Vooral een dat goed functioneert en betrouwbaar is, waardoor je een goede en snelle kijk hebt op alles wat er moet gebeuren.”

Hoeveel tijd verlies je bijvoorbeeld door het zoeken naar je info? “Zo loopt het al fout als je verzamelen beschouwt als organiseren”, stelt de expert. “Doorgaans zijn verzamelplaatsen, plaatsen waar je tijdelijk potentieel werk stockeert. Het aantal plaatsen speelt dus wel degelijk een rol. Heb je veel verzamelplaatsen, en zitten die lukraak verspreid, dan maak je het jezelf al behoorlijk moeilijk.”

Check: Waarom werkt jouw to-do lijst niet?

Fout 5: Je verspilt kostbare energie

Weet bovenal dat je energie niet onuitputtelijk is. Andere middelen voor je persoonlijke efficiëntie – tijd, aandacht en geld – zijn dat ook niet. “Onduidelijkheid in je lijsten zorgt voor weerstand en onnodige beslissingen. Beslissingen nemen kost je mentale energie en ze gaan lopen met je aandacht”, stelt Johan D’Haeseleer. Het is dus belangrijk om je werkwijze en lijstjes regelmatig te bekijken. “Elk systeem heeft onderhoud nodig. Net zoals je wagen ook onderhoud nodig heeft. Doe je dit niet, dan sta je op een bepaald moment langs de kant van de weg de wegenhulp te bellen.”

Ten slotte benadrukt de expert dat je je zeker niet schuldig moet voelen als je vaak ongeconcentreerd of ongeorganiseerd bent. “Dat is normaal. Mensen die van nature georganiseerd zijn, blijken grote uitzonderingen”, stelt D’Haeseleer. “Ook ik ben van nature ongeorganiseerd. Ik heb alleen geleerd hoe ermee om te gaan”, stelt hij. “Meester worden van je to-dolijst is zoals een muziekinstrument leren bespelen: je kunt altijd verbeteren en het is nooit ‘klaar’.”

Extra: Verdubbel je productiviteit in 4 stappen