Opvang van nieuwkomers op kantoor: heb jij een peter of meter?

“Tijdens de eerste dagen en weken van je nieuwe job heb je altijd veel vragen.” (Clotilde Mignot met meter Nadège Mansy, rechts op de foto)

De opvang van nieuwe medewerkers zo optimaal mogelijk laten verlopen: dat is in een notendop de opzet van het meter/peter-project dat bij De Nationale Loterij in 2014 het licht zag. Intussen is de organisatie al toe aan de derde lichting van peter en meters. Vandaag tellen ze er al 28 peters/meters, die instaan voor 69 pete-en metekinderen. Elk jaar komen er nieuwe peters en meters bij. Het project vult overigens andere initiatieven voor nieuwkomers aan, die vanuit HR geleid worden, zoals introductiesessies die regelmatig voor alle nieuwe medewerkers georganiseerd worden.

Vrijwillig maar niet vrijblijvend

De peters en meters bij de Nationale Loterij zijn vrijwilligers, al is het zeker geen vrijblijvende bedoening. Het gaat om mensen die voeling hebben met de bedrijfscultuur en ook al wat langer (bijvoorbeeld meer dan een jaar) bij het bedrijf aan de slag zijn. Diversiteit is hierbij erg belangrijk: peters/meters worden bijvoorbeeld gerecruteerd op alle hiërarchische niveaus. Ze krijgen een dagopleiding waarbij hun specifieke rol wordt toegelicht. HR organiseert ook terugkomsessies om bij te sturen waar nodig.

“De peters en meters zijn er voor allerlei praktische vragen, maar hebben ook een rol van informele vertrouwenspersoon en luisterend oor. Wij zijn neutraal. Zo is het niet de bedoeling dat wij de rechtstreekse chef en de collega’s vervangen of in de weg lopen bij hun introductie voor nieuwkomers binnen hun team”, vertelt Nadège Mansy, die bij de Nationale Loterij verantwoordelijk is voor sponsoringsdossiers en intussen ook al meter is van drie nieuwkomers.

Speerpunten

Nieuwe medewerkers waarderen dit initiatief. “Tijdens de eerste dagen en weken van je nieuwe job heb je altijd veel vragen. Je wint zelf aan productiviteit omdat iemand anders tijd in je investeert”, vertelt Clotilde Mignot, die metekind is van Nadège Mansy. “Ik vind het een goed initiatief dat de integratie zeker bevordert, zeker in een organisatie als de Nationale Loterij die met 420 medewerkers toch al wat groter is. Zo’n peter-meter-project is overigens niet courant. Ik heb het nog niet zo vaak bij andere bedrijven gezien”, aldus Clotilde, die zich zelf later ook wel als meter ziet fungeren.

Een aantal speerpunten zijn er wel. Zo werken peters en meters bij de Loterij in principe niet op dezelfde dienst, de regionale kantoren uitgezonderd. Daarnaast bevinden peter/meter en pete/metekind zich doorgaans niet in dezelfde hiërarchie. Wel proberen ze moedertaalsprekers aan elkaar toe te wijzen, zodat de communicatie vlot kan lopen. Het project is intussen uitgebreid naar medewerkers met tijdelijke contracten. De Nationale Loterij is het initiatief verder aan het uitwerken voor de langdurig afwezigen die bij hun terugkeer op het werk vaak in een nieuwe bedrijfsomgeving terechtkomen. De collega’s van HR begeleiden de peters/meters, sturen het programma en volgen dit nauwgezet op. De peters/meters krijgen bijvoorbeeld een checklist mee met aandachtspunten voor de eerste dag, de eerste week, de eerste maand en de eerste drie maanden.

Drukke taak?

Is peter of meter zijn een drukke taak? Nadège Mansy: “Vóór de komst van een nieuwkomer, de eerste dag en de eerste weken heb je er wel wat werk mee. Het is ook logisch dat er op zo’n eerste dag bijvoorbeeld veel vragen komen. Het gaat dan om de basics zoals een badge, een rondleiding en het in contact brengen van de collega’s. Maar na een maand of vier is dat al veel minder”, vertelt Nadège, die benadrukt dat elke peter of meter het anders invult en dat het uiteraard ook in de tijd evolueert. “Ik ben intussen een vijftal maanden meter van Clotilde. Ze kan bij mij nog altijd met vragen terecht. We houden contact. Zo gaan we nog af en toe samen lunchen.”

(wv) - Bron: MARK Magazine