Laat je niet afleiden door konijnen tijdens je olifantenjacht

“Zowel ochtend- als avondmensen ervaren een aandachtpiek in de ochtend.” (Ann De Bisschop, director corporate identity & wellbeing bij Medialaan)

Stap 1: stop met multitasken

Multitasken is menselijk. “Het mailtje dat net binnenkwam, is eenvoudiger te beantwoorden dan het vraagstuk waarop je al een uur zit te broeden”, weet Ann De Bisschop. “De hele dag balletjes in de lucht houden, geeft je een prettig gevoel”, stelt ze. Bovendien is er nog het ‘junkie-effect’. “Het voortdurend switchen tussen taken en activiteiten werkt verslavend. Telkens we dat doen, levert ons dat een shot dopamine op, het befaamde ‘gelukshormoon’. Alleen is dat effect van dopamine ook heel snel uitgewerkt. Nadat je dat kortstondige happy shot kreeg, daalt je dopamineniveau tot onder je startpunt.”

Naast menselijk, is multitasken vooral tijdverlies. Telkens je wisselt van taken, betaal je een switching cost. Wanneer je multitaskt, ben je tot 40 procent minder productief dan wanneer je singletaskt. Je creëert ook meer werkdruk voor jezelf. Door voortdurend te switchen tussen taken, duurt het erg lang vooraleer je echt ‘in’ een taak zit. “Bovendien zorgt het ook voor stress. Doordat je tijd verliest aan snelle prikkels en switchtasken blijven de grote, belangrijke taken op je to-dolijst staan”, oppert Ann. “Door gefocust te werken, kom je net in een ‘flow’ terecht. Flow is die fijne toestand van productiviteit die ervoor zorgt dat je niet in de gaten hebt dat het plots donker is geworden buiten en dat je geen enkele keer de appjes op je telefoon hebt gecheckt.”

Lees ook: Hoe word je een singletasker? 

Stap 2. Deel je werkdag op in olifanten en konijnen

Laat je tijdens de jacht op olifanten niet afleiden door konijnen. Oftewel: wil je grote belangrijke projecten en prioriteiten op je to-dolijst afwerken, dan mag je je niet voortdurend laten afleiden door de kleine taakjes zoals e-mails en telefoontjes (konijnen) die te pas en te onpas je pad kruisen.

Meestal start je je werkdag echter pal in het konijnenhok bij uitstek: je mailbox. “Start de dag met een olifant”, raadt De Bisschop aan. “Zowel ochtend- als avondmensen ervaren een aandachtpiek in de ochtend.” Ze raadt aan om de dag te beginnen met twee uur deep work, om dan later dingen te plannen die wat minder aandacht vergen: shallow work. Bijvoorbeeld om 15 à 16 uur een creatieve opdracht wanneer het brein het meest vermoeid is.

Toch zijn aandachtspieken en -dalen erg persoonlijk. “Daarom zoek je het best voor jezelf uit wanneer je brein focussen het gemakkelijkst toelaat. Zo kun je je dag verdelen in focus time (olifanten), flex time (konijnen) en free time (pauzes).”

Stap 3. Maak tijd voor pauze

Net zoals je spieren niet acht uur lang kunt opspannen, moet je je brein (ook een spier) af en toe rust gunnen. “Zet het idee dat je acht uur of langer aan één stuk moet kunnen presteren uit je hoofd. Las daarom elke twee uur een tiental minuutjes pauze in”, klinkt het. “Eet je boterhammen of slaatje niet op aan je bureau, bijvoorbeeld omdat je geen tijd hebt om te lunchen. Door even weg te zijn van je werkplek, laad je jezelf op en maak je de weg vrij voor nieuwe, creatieve ideeën.”

De Bisschop doet ook een oproep aan bedrijven en managers. “Moedig pauzes aan en zorg ervoor dat pauze nemen een positieve bijklank krijgt binnen je team of bedrijf. Zo vermijd je reacties als: ‘Neemt die nu wéér pauze’. Want wat heb je aan een teamlid dat vijf uur lang achter zijn bureau zit, maar al drie uur zo goed als hersendood is? We worden niet betaald voor onze tijd, maar voor onze aandacht.”

Stap 4. Leer beter vergaderen

Vergaderen is een van de grootste energievreters. Maar het kan ook anders. Houd digitale afleiding uit de vergaderzaal of leg ze aan banden. “Als de helft van de aanwezigen mails zit te lezen, wordt het heel moeilijk om nog actief te vergaderen.” Nodig ook alleen uit wie er écht moet zijn en plan alleen een meeting indien nodig. “Vul geen agenda’s omdat er een maandelijkse meeting gepland staat en je toch iets te vertellen moet hebben. Dat is absurd.”

Ook de tijd die je besteedt, mag je gerust in vraag stellen. “Veel meetings duren bijvoorbeeld vaak standaard een uur. Probeer eens van dat patroon af te stappen en timeslots van een halfuur of drie kwartier te voorzien. Want hoe meer vergadertijd je krijgt, hoe meer tijd je gebruikt”, vindt ze. “Vraag je ook telkens af of de vergadering in een meetingroom hoeft plaats te vinden. Je kunt misschien buiten zitten of een eindje wandelen. Al wandelend ben je creatiever en je komt daarna ook met extra energie aan je bureau.”

(wv) - Bron: MARK Magazine