Hoe moet jouw nieuw kantoor eruitzien?

Mars is bekend van onder andere chocolade (Mars, Snickers, M&M’s …), rijst (Uncle Ben’s) en dierenvoeding (Whiskas, Pedigree, Sheba …). Het bedrijf heeft meerdere vestigingen in ons land, waaronder een fabriek in Olen, maar deze ingrijpende renovatie vond plaats in het kantoor van Zaventem. We overlopen enkele tips en ervaringen met de twee trekkers van het ‘office renovation project’ bij Mars.

1. Denk aan de bedrijfscultuur

Trendy, warm en visueel rustgevend door het gebruik van harmonieuze kleuren. En bevorderlijk voor de samenwerking. Dat waren de vereisten voor de nieuwe werkplek. Maar bovenal moest het nieuwe kantoor de bedrijfscultuur illustreren. “Overal in de wereld zijn de kantoren van Mars volledig open. Zo zijn er bijvoorbeeld geen hoge kasten of tussenschotjes”, aldus Kathy Heungens, corporate affairs director bij Mars België. “Voorts is iedereen gemakkelijk en direct aanspreekbaar en zijn er geen uiterlijke tekenen van hiërarchie. Iedereen heeft bijvoorbeeld hetzelfde bureau.”

Een hedendaags kantoor is daarnaast ook polyvalent en voorzien van de laatste technologie. “Ruimtes zijn bijvoorbeeld multi-inzetbaar, zoals een restaurant dat ook kan ingezet worden als vergaderruimte”, vertelt Brigitte De Kock, office service & fleet manager bij Mars.

2. Denk aan de functie van het kantoor

Bij veel bedrijven hebben werknemers glijdende uren of werken ze soms thuis. “Dat brengt mee dat, wanneer je wél op kantoor bent, de sociale functie heel belangrijk is”, benadrukt Kathy Heungens. “Wij vinden de ‘sense of belonging’ – erbij horen – heel belangrijk. Dus daar moet je rekening mee houden: in plaats van grote vergaderzalen hebben we dus voor veel meer kleine vergaderzalen gekozen”, stelt ze.

3. Begin met een wit blad

Bij Mars is men begonnen om de kernfuncties van het kantoor vast te leggen: connecting – collaborate – concentrate – create. Hierdoor kon men met een open mind vanaf nul de ruimte indelen. “Zo hebben we van bij aanvang aan onze ingang een centrale ‘coffee lounge’ gemaakt waar je de hele dag door koude en warme drankjes kunt gebruiken”, vertelt Heungens. Een ander voorbeeld is de silent room: een ruimte waar je – tot drie uur na elkaar – ongestoord en in stilte kunt werken.”

4. Wie beslist?

Na validatie van het concept, het budget en de keuze van het architectenbureau met het management, richtte Mars een vast kernteam op dat ook de vrijheid en verantwoordelijkheid kreeg om dit project te runnen. “Een team van zes personen met heel complementaire talenten: sommige creatief, conceptueel, planmatig en pragmatisch en nog andere uitgesproken technisch”, vertelt Brigitte De Kock. “We waren dus erg aanvullend en dat bleek essentieel in de verschillende stappen van onze renovatie.”

5. Safety first

Een niet te vergeten aspect was de veiligheid. “Voordat we van start gingen hebben we bijvoorbeeld al de te gebruiken materialen bekeken met een brandveiligheidsspecialist. Zo waren we zeker conform de veiligheidsvereisten”, aldus De Kock. Daarnaast werd gedacht aan duurzaamheid. “Van aparte vuilnisbakjes naast elke desk tot één centrale plaats waar al het afval gescheiden wordt. Printers staan niet meer verspreid over heel het kantoor, maar in een aan het oog onttrokken ruimte”, stelt ze. Hierdoor is er geen lawaaihinder meer en bewegen de medewerkers meer.

6. Vraag input van iedereen

Een nieuw kantoor zorgt voor veel feedback bij medewerkers. Dat was bij Mars niet anders. “We hebben ook om feedback gevraagd. Het resultaat bevestigde wat we op voorhand hadden gedacht. Meer kleine vergaderruimtes zijn hiervan een voorbeeld”, aldus Kathy Heungens. “Zodra het concept duidelijk vorm had gekregen, hebben we vijf open infosessies gehouden met onze medewerkers waar er nog volop feedback kon gegeven worden. Die hebben we gebruikt in de finale fase.”

7. And last but not least … de office warming party(‘s)

Bij Mars deden ze er zelfs meerdere. “We hebben het nieuwe kantoor een eerste keer ingehuldigd op de maandag dat we er effectief allemaal zijn komen werken.” Een tweede keer was in aanwezigheid van de familie Mars, de eigenaars van het bedrijf. “Bij belangrijke projecten zijn ze bijna altijd aanwezig om het belang daarvan te onderstrepen”, vertelt Heungens. “De derde was een namiddag waarop iedereen vrienden en familie mocht uitnodigen om een kijkje te komen nemen.”

(wv) - Bron: MARK Magazine