Ambtenaren FOD Financiën zijn 'baas over eigen werktijd'

FOD Financiën investeerde in flexibiliteit, met onder andere een variabel uurrooster, vakantiekinderopvang en gratis middagsportactiviteiten.

“Flexibeler werken en meer autonomie zijn een echte breuk met het verleden”, zegt HR-directeur Kurt Van Raemdonck, die sinds drie jaar grote hervormingen in de FOD Financiën doorvoert. “We waren zowat het prototype van een logge administratie. Stukken groter ook dan de FOD Sociale Zekerheid waar Frank Van Massenhove pionierde met zelfsturing. Wel, ook wij binden de strijd aan met de bureaucratie. Eerst hebben we de paperassen weggewerkt. Iedereen – dan heb ik het over bijna 24.000 personeelsleden – krijgt een eigen digitaal dossier. Tegelijk geven we onze mensen veel meer zelf in handen. Vroeger was ons personeelsbeleid puur administratief, nu staan communicatie, coaching en begeleiding voorop. Iedereen is HR-medewerker. De lijnmanagers van elke dienst regelen zelf het telewerk met hun directe medewerkers, staan vergoedingen toe, zijn betrokken in promotieprocedures. Alleen het beleid en de administratie zijn nog centraal. Het personeelsbeleid wordt op het terrein ingevuld.”

In meer flexibiliteit heeft de FOD Financiën dan ook gigantisch geïnvesteerd. Er is een variabel uurrooster dat veel vrijheid biedt, bijna iedereen mag telewerken en satellietwerk kan op meer dan 70 locaties. Er zijn gratis middagsportactiviteiten, een pakje dat je online bestelt laat je op het werk bezorgen en er is vakantiekinderopvang. HR-medewerker Peter Van San somt de voordelen van telewerk op: “Je staat een uurtje later op en als je stopt, bén je al thuis. De kwaliteit van je werk ligt vaak hoger omdat niemand je stoort. Telewerken op vaste werkuren hoeft hier niet en als je even niet bereikbaar bent, spreek je dat af met je leidinggevende en je collega’s. In de namiddag de kinderen ophalen en in ruil ’s avonds wat doorwerken is ook bespreekbaar.” Collega Caro D’hoe knikt: “Een echte cultuurverandering. Controle op de arbeidstijd is vervangen door focus op resultaat. Dat heeft het vertrouwen van de lijnmanagers doen groeien. Er is een nieuw soort leiderschap door ontstaan.”

Gevraagd: regels en grenzen

En de grenzen aan telewerk? Zowel organisatie als medewerkers vinden ze nodig. “Je mag tot 60 procent van je arbeidstijd telewerken, maar de meeste collega’s houden het bij anderhalve dag per week”, zegt Kurt Van Raemdonck.

“De leuke momenten op het werk wil je ook niet missen, toch? Momenteel is telewerk vanuit het buitenland een heet hangijzer. Mag ik mee met mijn expat-echtgenote en drie maanden telewerken? Zulke vragen. De tolerantiedrempel van de lijnmanager speelt er een rol in. Dat is iets heel persoonlijks. Om te vermijden dat toestemming willekeurig wordt gegeven, bemiddelen we en monitoren we vergelijkbare functies. We adviseren de lijnmanagers, maar zij beslissen. Wat hen over de streep trekt, is dat er via telewerk blijkbaar zelfs iets harder gewerkt wordt. En dat telewerk een troef voor ons als werkgever geworden is. Maar we willen meer. Hoe kunnen we onze ambtenaren laten meedenken en hun ideeën meenemen in onze HR-visie? Hoe kunnen we die cocreatie organiseren met leidinggevenden, met medewerkers met een handicap, met nieuwkomers … ? Voor iedereen is het een groeiproces. De aandacht voor verbetering moet permanent scherp gehouden worden. Ik besteed veel aandacht aan hoe nieuwkomers zich hier voelen, omdat zij nog verwonderd zijn. Ze vertellen me spontaan hoe iets beter kan. Dat moet je vasthouden.”

Iedereen mee aan boord

Hoeveel rek blijft er over om nog meer te veranderen? “Onze sociale partners zijn mee in het verhaal. Wij houden rekening met hun ideeën. Zij streven óók naar gelukkige werknemers. Maar om nog verder te gaan, zoals met loopbaansparen, jobrotatie of cafetariaplannen hangen wij natuurlijk af van het beleid”, nuanceert Kurt Van Raemdonck. “We willen graag het ambtenarenstatuut opentrekken voor verandering, voor jobcrafting, voor meer mobiliteit. Maar we houden de grenzen in het oog. Niet iedereen kan autonomie aan. We willen geen druk uitoefenen op collega’s die traditioneler willen blijven werken en liever de prikklok blijven gebruiken. Iedereen nog meer betrekken bij het grote verhaal is nu de opdracht. Waar willen we heen als FOD Financiën?”

Caro D’hoe: “De strikte hiërarchie van vroeger verdwijnt. De deuren van managers staan open. Transparantie is de nieuwe norm.” Blijere medewerkers dus? “De absenteïsmegraad is gelijk gebleven. Maar we zijn wel met 12 procent minder medewerkers, dus de werkdruk ligt hoger dan drie jaar geleden”, zegt Kurt Van Raemdonck. “Telewerk wérkt als buffer tegen stress. Bij wie zonder prikklok werkt, zien we 3 procent minder absenteïsme dan bij wie wel prikt. Samengevat? We leggen niets op. In overleg zijn alle werkuren mogelijk. Nog meer zelfsturing kan, maar op het ritme van onze cultuur, structuur en organisatie. Zo blijft iedereen mee. Spreek de dingen zoveel mogelijk op individueel niveau af. Vermijd algemene regels: ze doden de creativiteit, terwijl goede afspraken en een persoonlijke relatie die juist stimuleren.”

(wdh) - Bron: MARK Magazine