7 speerpunten bij onboarding

“Ik probeer steeds meer andere formats uit.” (Mirabel Hoys, (out)sourcingmanager bij Attentia)

Soms werken haar consultants voltijds bij grote ondernemingen, soms worden ze ingezet bij diverse kmo’s. Hun takenpakket is divers: van loonberekening over HRBP tot het leiden van specifieke HR-projecten. “Sommige van onze consultants zijn ook echt specialist in een bepaald HR-onderdeel, zoals bonussen”, vertelt Hoys. In augustus zijn er nog tien nieuwe consultants gestart. Zij konden terugvallen op het nieuwe onboardingprogramma. Met Hoys overlopen we haar speerpunten van onboarding (en die van Attentia).

1. Doe het voor iedereen

Het personeelsbestand in veel bedrijven raakt meer en meer gemengd, benadrukt Hoys. “Daarom is het belangrijk om voor iedereen een onboardingtraject te voorzien: zowel de medewerkers met een vast of tijdelijk contract als de freelancers”, vindt ze. “Per slot van rekening moet iedereen snel zijn of haar weg kunnen vinden binnen de onderneming.”

2. Drie grote drijfveren

Hoys ziet diverse drijfveren voor onboarding. “Enerzijds het menselijk aspect. Je werk is een belangrijk deel van je leven. Mensen moeten zich welkom voelen”, stelt ze. “Daarnaast zorgt een goede onboarding, en bijhorend opleidingsprogramma, ervoor dat mensen snel kunnen meedraaien en volwaardig werk kunnen verzetten. Goed voor de werkgever, maar ook gewoon fijn voor henzelf.”

Ten slotte zijn er verwachtingen van beide kanten. “Toen ik indertijd als starter aan de slag ging, zou ik bijvoorbeeld nooit een uitgewerkte opleiding verwacht hebben. Nu doen jongeren dat wel.” Zelf legt ze de nadruk op levenslang leren. “Jongeren willen heel concreet weten wat ze gaan leren, hoe ze gaan leren, hoe ze geholpen worden in dit leertraject of wat de link is met hun rol en het bedrijf.”

3. Geen uren aan een stuk luisteren in klaslokaal

Gedaan met eerst weken in een klaslokaal door te brengen. “Ik probeer steeds meer andere formats uit met onder meer een leeslijst, een book café, een workshop over waarden en testimonials door klanten. Zo organiseer ik een ontbijt met onze CEO. Of een World Café waarin onze starters in kleine en interactieve groepjes een presentatie volgen.” Na vijftien minuten gaan ze naar een ander topic. Die topics waren divers en ook van andere afdelingen zoals finance en marketing, waar ze niet of niet meteen dagelijks mee in contact zullen komen”, klinkt het. “Het is ook een belangrijk signaal dat je collega’s en directieleden hier tijd voor vrijmaken. Ook dat zorgt mee voor een warm welkom.”

4. Breng content klantgerichter

Bepaalde topics worden tijdens de opleiding gebundeld. “Over één onderdeel probeer ik dan tegelijk zowel het juridische luik, het HR-proces als onze tool aan bod te laten komen. Dat was organisatorisch wel wat gepuzzel, maar is klantgerichter voor onze starters en uiteindelijk ook voor onze eindklanten”, vertelt ze. “Voorts plan ik een interne stage om ons bedrijf beter te leren kennen die wij als walk the mile omschrijven.”

5. Hard skills en soft skills evenwaardig

Opvallend in het opleidingsprogramma van Attentia is de verdeling tussen de hard skills voor de consultants (zoals sociale wetgeving) en de soft skills. “Zo bieden we een oefening in presentatietechnieken waar de focus ligt op oefenen, oefenen, oefenen en niet op het overbrengen van theoretische content via slides”, klinkt het.

6. Zorg voor continuïteit

Het onboardingtraject bij Attentia duurt drie maanden (waaronder een stage van een maand bij een klant), een maand langer dan hoe Attentia het vroeger deed. Maar daar het stopt niet. “We bieden een opleiding van een jaar met aan het eind een examen. En we hebben onder meer maandelijkse intervisiegesprekken met mezelf en de meter van de startende consultant. We plannen ook een formeel performancegesprek in na zes maanden. Ook vragen we hen om elke week formeel via een formulier feedback te geven.”

7. Get the basics right

Last but not least: om iemand welkom te doen voelen, moet je ook op de kleine dingen letten. “Heel praktische zaken. Heeft iedereen meteen de pc ter beschikking? Worden ze op hun eerste dag aan de receptie opgevangen? Ligt hun badge klaar?”, somt Hoys op. “We hebben ook een diner tussen de ondertekening van het contract en de effectieve startdatum, zodat de toekomstige collega’s elkaar kunnen ontmoeten. Het gaat ook om gewone dingen. Iemand die bijvoorbeeld verjaart tussen de ondertekening van het contract en de eigenlijke start, die probeer ik een berichtje met gelukwensen te sturen. Ook dergelijke kleine zaken maken een verschil”, vindt ze. “Als je er veel energie in steekt om de juiste mensen aan te trekken, moet je er ook voor zorgen dat ze zich écht welkom voelen en blijven, want feeling good, works great.”

(wv) - Bron: MARK Magazine