Mag mijn baas mijn professionele mail lezen?

Als we het over het recht op privacy hebben, is het lezen van je persoonlijke (werkgerelateerde) e-mails een regelrechte inbreuk. Maar inmenging is niet altijd verboden, zo blijkt uit het arbeidsreglement van veel bedrijven en de externe wetgeving. Het antwoord op de vraag ‘Mag mijn baas mijn mails lezen?’ ligt ergens tussen ‘ja’ en ‘nee’ in. Hoe kan dat? Tijd om wat dieper te graven.

Juridisch zwart-op-wit

Wettelijk gezien mag je werkgever toezicht houden over de elektronische communicatie die voor je werk ter beschikking wordt gesteld. Dat is een beginsel dat werd goedgekeurd door de onafhankelijke Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). De regels over deze controlemogelijkheid zitten daarbij vervat in de specifieke collectieve arbeidsovereenkomst: de cao nr. 81, gesloten in de Nationale Arbeidsraad.

Je mailbox valt onder het nog specifiekere internetbeleid van je werkplek. Maar we voegen meteen een nuance toe: je baas mag niet ‘zomaar’ in je mailbox inbreken om je professionele correspondentie te controleren. Er zijn een aantal voorwaarden verbonden aan het lezen van je mails.

Privacy: wat mag je werkgever controleren? Wat niet?

Duidelijke reden vereist

Voor het uitspitten van mailverkeer van werknemers moet er altijd een grondige reden zijn. Loutere nieuwsgierigheid is dat dus absoluut niet. Denk eerder aan de financiële belangen van het bedrijf, of vermoedens van een datalek van persoonlijke gegevens. Maar ook als je afwezig bent voor een langere tijd, mag je baas je werkmailbox inkijken om de continuïteit van de dienstverlening te garanderen.

Die doelstellingen moeten duidelijk en expliciet omschreven worden in het arbeidsreglement en bieden de werknemer een houvast bij onrechtmatige inbreuken.

Ontdek: Mag je ex-baas je e-mail lezen?

Proportionele inmenging

Dat je werkgever een terechte motivatie heeft om je e-mails door te lezen, wil niet automatisch zeggen dat die dat van a tot z mag doen. Het principe van proportionaliteit dringt zich hier op.

Het lezen van de e-mails moet relevant zijn en mag de doelstellingen niet overstijgen. Vraag daarom of een externe persoon ze naleest, in plaats van je werkgever zelf. Zeker in het kader van een wettelijk onderzoek. Zo elimineer je de kans op misbruik van dit controlemechanisme door de werkgever.

Extra: Mag jouw werkgever je filmen op het werk?

Toestemming nodig?

In een arrest van 20 mei 2019 besliste het Hof van Cassatie dat een werkgever de toestemming van de werknemer nodig heeft om de professionele e-mails te mogen lezen. Geen verrassingsbezoekjes in je mailbox dus. En je moet daarbij ook op de hoogte zijn dat een werkgever dit kan doen – via het arbeidsreglement of een gedetailleerd ICT-beleid. Al bestaan er wel verschillende rechtsregels die dit arrest uit 2019 tegenspreken en opperen dat je baas net géén expliciete toestemming nodig heeft. Er is dus ruimte voor discussie.

Een rechtlijnig antwoord op de vraag of je baas je mails mag lezen – al dan niet zonder toestemming – bestaat dus niet. Het recht op privacy geldt altijd, maar er zijn verschillende juridische mechanismen die deze wet buitenspel zetten. Een goed gesprek en transparante communicatie over dit soort delicate kwesties lijkt een goed startpunt om het probleem uit te klaren. En als het écht een juridische soep wordt, schakel je best een ervaren advocaat in.

Lees ook: Dit mag je baas eisen van jouw privégewoontes

(ZINNIG) – Bron: Legal News / Commit law / Jubel