Mag ik mijn personeelsdossier zomaar inkijken?

Wens je jouw dossier in te kijken, dan volstaat het een eenvoudig verzoek te richten aan jouw werkgever die inzage niet kan weigeren. Weigert hij toch, dan is hij strafbaar. Bovendien kan je op elk ogenblik eventuele onjuiste gegevens laten verbeteren.

De inhoud van jouw personeelsdossier kan echter vrij beperkt zijn. Elke werkgever is verplicht een aantal ‘sociale’ documenten bij te houden van zijn werknemers, zoals bijvoorbeeld het (speciale) personeelsregister en individuele rekeningen (document waarop de prestaties van een werknemer en de bezoldiging vermeld zijn). Vaak zal ook een exemplaar van jouw arbeidsovereenkomst terug te vinden zijn in dit dossier, alhoewel het niet altijd verplicht is deze schriftelijk op te stellen. Sommige activiteitensectoren stellen nog bijkomende eisen zoals bijvoorbeeld een aanwezigheidsregister of een opleidingsoverzicht.

Evaluaties

Een werkgever is echter niet wettelijk verplicht ook documenten verbonden aan evaluaties, beoordelingen, opmerkingen, verslagen van gesprekken en dergelijke meer bij te houden. Nochtans staat het hem vrij dit toch te doen en heeft hij er in sommige gevallen belang bij dit wel degelijk te doen. Word een werknemer bijvoorbeeld ontslagen ‘omdat hij niet meer voldoet’, dan kan hij dit voor de arbeidsrechtbank aanvechten. Een dossier met zorgvuldig bijgehouden documenten kan in dergelijke gevallen aantonen dat de werkgever recht in zijn schoenen staat en terecht is overgegaan tot ontslag. We denken hierbij onder meer aan negatieve evaluaties en brieven waarbij een ‘verwittiging’ wordt verzonden naar de werknemer naar aanleiding van gedrag dat niet door de beugel kan.

Elementen die wijzen op ongeoorloofde discriminatie mogen niet in het personeelsdossier voorkomen. Zo is het bijvoorbeeld voor werkgevers verboden een werknemer geen promotie toe te kennen omwille van seksuele geaardheid, ziekteverleden, nationaliteit of geloofsovertuiging.

Wie inzage vraagt in zijn personeelsdossier, zal daarin dus een aantal wettelijk verplichte documenten aantreffen. Merkt hij fouten op, kan hij de rechtzetting ervan eisen.