Mag het iets eenvoudiger? (2/2)

Neem nu e-mail en vergaderingen, twee pijnpunten voor al wie op kantoor werkt. “Mails nemen zoveel tijd en energie dat sommige werknemers er aan ten onder gaan. Nochtans kan het uitschrijven op nieuwsbrieven die je niet meer interesseren al veel ergernis wegnemen. Alleen: niemand neemt er de tijd voor. ‘Nu even niet’, denken velen. Net dat kortetermijndenken staat efficiëntie in de weg”, werpt Johan D’Haeseleer op.

‘Kortetermijndenken staat efficiëntie in de weg’

“Organiseren, plannen, daar komt het ook op aan. Het is goed wekelijks één uur uit te trekken om even afstand te nemen. Oké, deze week moet ik dit en dat doen. Hoe pak ik dat het beste aan? Wat zijn de prioriteiten en wat zijn de bijzaken? Op termijn ga je zien dat je daar tijd mee wint. Als je dat nog op het moment zelf moet beslissen, dreig je het overzicht te verliezen.”

In zijn boek Zen to Done raadt Leo Babauta aan de meest belangrijke taken voor de dag en de week vast te leggen. Per week noteer je die belangrijkste taken en neem je ze op in een planning. Per dag maak je een lijstje van drie belangrijkste taken, die je die dag zeker moet afhandelen. Je pakt die het best zo vroeg mogelijk op de dag aan, zodat je zeker bent dat je ze afkrijgt. Je richt je daarbij op één taak tegelijk, zonder je te laten afleiden. Zet dus je gsm, mailbox en browser even uit. Komt er een collega met een verzoekje, noteer dat dan en begin er pas aan nadat je je taak hebt afgewerkt.

‘Wat je vandaag kan, kan je morgen nog beter’

Op papier klinkt dat een goed systeem, maar in het heetst van de strijd durft orde al snel plaats maken voor chaos. “Zelf zondig ik soms nog tegen de logica van werkvereenvoudiging”, geeft Johan D’Haeseleer toe. “Zo stuurde ik onlangs iemand een mailtje met negen vragen waarop ik hem vroeg te antwoorden. Na een week nog geen respons.”

“Bleek dat hij op twee van de negen vragen niet meteen een antwoord wist en pas wou terugmailen als hij volledig kon zijn. Ik heb dan die vragen nog eens apart in negen verschillende mailtjes doorgestuurd. Al gauw stroomden er toch een paar antwoorden binnen en kon ik verder. Logisch, maar ik had er niet meteen aan gedacht. Nochtans is de basisregel vanzelfsprekend: één onderwerp per e-mail. Als het afgehandeld is, is dat dan weer weg, ook uit je gedachten. Anders blijft dat in je inbox zitten en neem het weer energie weg.”

Werkvereenvoudiging is ook eerder een attitude dan een waterdicht systeem. “Het is de overtuiging dat wat je vandaag doet, je morgen nog beter kan”, vult Dirk Mortelmans aan. “Je moet afstappen van de reflex om dingen te doen ‘omdat je dat zo geleerd hebt’ of ‘omdat je het al jaren zo doet’. Je moet keer op keer durven je werkmethodes in vraag te stellen.

‘Verandering doet altijd even pijn’

Omdat elke werksituatie anders is en bovendien continu verandert, is het moeilijk om werkvereenvoudiging in enkele algemene regels te vatten. Begin je er als werknemer op eigen houtje aan, dan moet je vaak via trial-and-error ondervinden welke aanpassing ook effectief werkt. Eigenlijk komt het er op neer vaste methodes los te laten en even je gezond verstand te laten spreken.

“Verandering doet altijd even pijn. Je ziet dat al op straat. Als het zebrapad plots op een andere plaats geschilderd is, dan steken de mensen toch over op de plaats die hen het beste uitkomt. Mensen zoeken eigenlijk van nature naar de eenvoudigste weg, maar daar moeten ze ook de mogelijkheden toe hebben. Anders gaan ze berusten, hun werk doen zoals het hen gevraagd wordt, maar ook niets meer”, aldus Johan D’Haeseleer. “Zelf je werkproces kunnen sturen, verlost je van veel frustratie en overbodige stress. Je zal ook je motivatie meteen de hoogte in zien gaan.”

Eigenlijk moet je alles wat je doet als een proces zien, dat je indeelt in kleine stappen die je kan verbeteren. Niet rennen voor je kan stappen dus. “En de zoektocht naar verbetering hoeft niet de perfectie te zijn. Je moet er ook niet te veel over nadenken, maar het gewoon doen. Werkvereenvoudiging is immers een continu proces. Valt een aanpassing tegen, dan stuur je die weer bij.”

(katrien.stragier@jobat.be)