Maak je hoofd leeg, werk efficiënter

“Mensen die in een fabriek of op een boerderij werken, weten precies wanneer ze wat moeten doen. Niet dat dat werk per se makkelijker is dan wat kenniswerkers doen, maar het is wel overzichtelijker”, aldus managementcoach David Allen. “Daarom ging ik op zoek naar een manier om hetzelfde overzicht te vinden voor wie veel mentale arbeid verricht. Het is een methode waar je altijd een beroep op kan doen zodat je minder stress hebt en niet met alles tot het laatste moment wacht.”

Alles op post-its

Terugkerende gedachten over wat je nog allemaal moet doen of onder tijdsdruk iets afmaken: het is niet bevorderlijk voor een ontspannend gevoel.

Volgens David Allen helpt maar één ding: alles wat in je hoofd opkomt vastleggen op post-its, in mapjes, in je mailbox of droppen bij je secretaresse. Je moet vertrouwen op mensen en toepassingen die je aan een activiteit of gedachte doen herinneren op het moment dat het nodig is. Niet eerder, en vooral ook niet later.

Als je dat doet, heb je je hoofd vrij als je aan een activiteit of project begint, en hoef je nergens anders aan te denken.

Start

Maar wat is die Getting Things Done methode (gtd) precies en hoe begin je met het opruimen van de chaos?

Overzicht en controle krijgen over je bezigheden vraagt wel wat voorbereiding, maar het hoeft niet moeilijk te zijn. En uit een paar uur 'voorbereiden' kan je al heel wat profijt halen.

David Allen adviseert te beginnen met alles wat in je hoofd opkomt en wat je afleidt te verzamelen en op een hoop te gooien, hij noemt dat het 'inbakje'. In je 'inbakje' kunnen allerlei verschillende dingen terecht die voor jou nog 'onaf' zijn, zoals:

• papieren (weg met die onoverzichtelijke stapels)
• uitgeschreven voicemail berichten
• losse ideeën
• wensen
• vakantiebestemmingen
• personen aan wie je meer aandacht wil besteden
• post
• vergadernota’s
• ... en alles wat er in je hoofd opkomt

Voor sommige dingen is het makkelijker een apart 'inbakje' te maken, bijvoorbeeld voor je e-mails. Gebruik zoveel inbakjes als je nodig hebt, is Allen zijn advies, “maar niet meer dan dat.”

Neem ook je bureau onder handen: ga alles af en kijk wat er niet permanent thuishoort. Bureaulades, tafels, boekenplanken, muren tot zelfs de verlichting en meubels toe.

Stap 2: wat ga je er mee doen

Pas als dat allemaal gedaan is, ledig je het inbakje en kijk je bij elk item of je er nog wat mee wil doen. En zo ja, wat dan. Wat zijn de acties die hier (wellicht) op volgen? Waar kan je die acties het beste onderbrengen, zodat je weet dat je er later aan herinnerd wordt? In je (elektronische) agenda, je boekenkast, een kladblok in je broekzak, je smartphone, een voicerecorder …? En op welke termijn wil je de benodigde stappen ondernemen?

Als je niet zeker weet of je er iets mee gaat doen, plaats je het in een 'misschien ooit'-mapje. Maar durf ook keuzes te maken: als je ergens nooit iets meer mee gaat doen, gooi het dan weg.

Organiseer bijvoorbeeld eens je inbox van je e-mails:

• Uitvoeren: kost het minder dan twee minuten, doe het dan meteen: dit kost minder tijd dan het in te delen in een apart mapje
• Delegeren: iemand anders kan het beter doen
• Uitstellen: dit kan later gedaan worden

Veel aanhangers van gtd zijn al zo verheugd over het overzicht dat ze kregen door alleen nog maar de inbox van hun mails te organiseren, dat ze het daarbij hielden, vertelt Allen.

Ook voor je privé

De aanpak van Allen is een stappenmethode die je uiteindelijk compleet in je leven kan integreren. Ook privébezigheden worden zo leuker, zegt hij. “Als je met de hond speelt, kan je je daar helemaal op storten. Je wordt niet afgeleid door gedachten over wat je nog allemaal moet doen. Want je weet wat je moet doen, je hebt zelf je prioriteiten vastgesteld en ondergebracht in een systeem binnen handbereik, dat je zal waarschuwen als er echt iets moet gebeuren.”

Nu en dan neem je best je tijd om je activiteiten door te nemen en vast te stellen of alles nog evenveel prioriteit heeft. David Allen heeft zelf zo'n 150 items waar hij al dan niet op korte termijn een beroep op doet. “Dat is een gemiddeld aantal”, zegt hij.

Opluchting

Zijn methode is niet wereldschokkend, geeft ook Allen zelf toe op www.vkbanen.nl. Hij zocht vooral een manier om aan kenniswerkers uit te leggen hoe ze hun werk overzichtelijk konden maken. “Niet voor niks vinden kenniswerkers het af en toe lekker om dingen te doen waar ze even niet bij hoeven na te denken, zoals het verwisselen van een band. Ze zijn dagelijks al genoeg bezig met gedachten als 'bel die, bezoek dat, koop zus, bedenk zo'. Het draait erom dat ze de opluchting kunnen voelen om weer controle over hun bezigheden te hebben.”

(mr)