Laat vervelende klusjes je werkdag niet verpesten: 3 tips

Om slimmer – niet harder! – te werken moet je weten hoe je het maximum uit je productiviteit kan halen. Drie stappen om dit in de praktijk om te zetten …

1. Waar verlies je kostbare tijd?

Om tijdverlies te vermijden en zoveel mogelijk uit je uren te halen, moet je eerst het grote plaatje kunnen zien. Maak een to do-lijstje voor de komende week. Ga na hoeveel tijd je nodig hebt om iedere taak af te werken. Gebruik vervolgens deze informatie om na te gaan waar eventuele problemen zich kunnen bevinden. Eens je weet waar problemen kunnen opduiken, kan je routines creëren om dit onnodig tijdverlies tegen te gaan.

Besef ook goed welke 'onderbrekingen' tijdrovend zijn. Kan je een niet zo dringende taak in 2 minuten oplossen, doe het dan meteen. Andere niet zo dringende zaken die een langere tijd in beslag nemen, zet je beter ook op je to do-lijstje.

2. Automatiseer

Alles dat geautomatiseerd kan worden, moet je ook automatiseren. Denk bijvoorbeeld aan facturen die iedere maand opnieuw terugkeren. Allereerst zoek je best uit welke taken iedere maand dezelfde zijn. De kans is groot dat het merendeel hiervan simpelweg geautomatiseerd kan worden. Doe dit dan ook. Het kost je tijd om dit eenmalig te doen, maar je bespaart er enorm veel tijd mee in de toekomst.

Behandel terugkerende taken steeds op hetzelfde moment, in plaats van iedere taak afzonderlijk. Eens je in een duidelijk ritme zit, krijg je immers meer gedaan dan wanneer je altijd opnieuw moet herbeginnen.

3. Omarm je fouten

Beschouw fouten als een kans. Fouten zijn als rode vlaggen die je waarschuwen voor 'gevaar'. Ze benadrukken specifieke zwakke punten in je huidige manier van werken. Je kan geen duidelijker teken krijgen dan een fout: de opdracht is niet duidelijk, niet haalbaar, of te kwetsbaar voor (onvermijdelijke) menselijke fouten.

De tijd die je spendeert aan het bestuderen én oplossen van zulke fouten kan in één klap worden verminderd. Wanneer het probleem immers systematisch opduikt, dan is de oplossing dit ook. Zo kan het bijvoorbeeld een oplossing zijn om een bepaalde taak door een collega steevast te laten dubbelchecken. Dat lijkt tijdrovender, maar is het uiteindelijk niet. Ga maar eens na hoeveel tijd je verliest wanneer je een fout hebt gemaakt en hoelang het je collega kost om de opdracht even na te kijken …

(nm) – Bron: Businessinsider.com