Knopen doorhakken in een vergadering doe je zo

Op de agenda: een kerstfeestje, hélemaal coronaproof. Ongetwijfeld wordt de ene suggestie na de andere geopperd. Een leuke kerstquiz met het team om de werkdag af te sluiten, een virtuele borrel in de vroege avond, een heuse bingo met het héle bedrijf. Of gewoon helemaal niets. Op het einde van de vergadering heeft je baas honderd-en-een ideeën, maar geen concreet plan.

Het is logisch om te denken dat het niet de schuld van de baas is, maar die van de collega’s. Zij hebben toch een zekere chaos gecreëerd met alle voorstellen en vragen? Maar dat was slechts een reactie op het échte probleem: dat er om te beginnen al geen concreet plan of voorstel werd gedaan.

Afbakenen is de boodschap

‘Een kerstfeestje, helemaal coronaproof’ vertelt niet of het gaat om de locatie, het tijdstip of de activiteit. Om een goed besluit te kunnen nemen, moet het voorstel zo concreet mogelijk zijn. ‘Een virtuele borrel als kerstfeest’, bijvoorbeeld. Zo weet iedereen meteen dat het niet gaat om de datum of het tijdstip, maar wel om de invulling ervan.

Daarnaast is het belangrijk dat iedereen al eens gehoord heeft over de plannen. Het onbekende roept alleen maar meer vragen op en zorgt dus automatisch voor meer discussie.

‘Bezwaar en voorstel’-methode

Maar let op: een concreet en gekend plan resulteert niet altijd in een definitieve beslissing. De baas heeft natuurlijk wel de touwtjes in handen, maar moet ook goed aanvoelen of iedereen wel klaar is om knopen door te hakken. Als mensen bezwaren blijven aanhalen, wil dat zeggen dat er nog twijfel is. Wat kun je dan doen? De ‘bezwaar en voorstel’-methode toepassen. Wie protesteert, moet meteen een oplossing bieden.

Nog een belangrijke tip: beslis hoe de knopen uiteindelijk worden doorgehakt. Heeft de baas het laatste woord, of wordt er gezocht naar een compromis waar iedereen zich in kan vinden? Ligt de meerderheid bij de helft plus één, of zijn er meer stemmen nodig? En wat met collega’s die hun zin niet krijgen? Maak ook hierover duidelijke afspraken om geen nieuwe discussie te beginnen en in cirkels te blijven draaien.

Lees ook: 6 cruciale tips voor betere meetings

(dt/em) - Bron: Intermediair