Kan je elk etentje inbrengen als zakenlunch?

Ja, zou je op het eerste zicht zeggen, want we hebben over het werk zitten praten. Zo eenvoudig ligt het evenwel niet …

Een Nederlandse rechtbank veroordeelde onlangs enkele bedrijven die de lunches van hun werknemers via een belastingvrije onkostenvergoeding hadden uitbetaald. De argumentatie van het bedrijf was dat hun werknemers vaak buitenshuis zijn en de lunch hét moment is om over het werk te praten. De rechtbank zag dat echter anders: hoewel er tijdens de 30 minuten durende lunch minimaal 10 minuten over het werk werd gepraat, is hier volgens de Nederlandse rechtbank toch geen sprake van een zakenlunch.

Niet belast

Hoe zit het bij ons? In principe moet je werkgever je alle middelen ter beschikking stellen zodat je je werk fatsoenlijk kan doen. De kosten die een werknemer voor rekening van zijn werkgever maakt, moeten worden terugbetaald. Maaltijden en logies, transportkosten … Dit zijn zogenaamde uitgaven ‘eigen aan de werkgever’. Deze kosten krijg je terugbetaald, zonder dat je er als werknemer fiscaal op wordt belast. Dat is ook maar logisch: het gaat tenslotte niet om een inkomen, maar om een terugbetaling van kosten die je hebt voorgeschoten.

Toch zal de belastingadministratie soms betwisten dat deze terugbetaalde kosten belastingvrij zijn. Maar het is aan de fiscus om te bewijzen dat het om verdoken loon gaat.

Beter een forfaitaire vergoeding?

Hoe toon je nu aan dat je wel degelijk kosten hebt gemaakt die je werkgever je zou moeten vergoeden?

Dat kan op 2 manieren: het terugvragen van de werkelijke kosten door verantwoordingsstukken zoals btw-bonnetjes in te dienen, of via een maandelijkse vaste vergoeding. De fiscus heeft zelf een aantal forfaits in het leven geroepen die je werkgever kan toekennen. Die worden vaak gebruikt voor bijvoorbeeld kilometervergoedingen, de terugbetaling van kosten voor binnenlandse dienstreizen die langer dan 5 uur bedragen, representatiekosten, kosten van maaltijden en andere kleine uitgaven tijdens buitenlandse dienstreizen etc.

Ook de kosten voor werkgerelateerde maaltijden kunnen hier dus onder vallen. Zo bedraagt de dagvergoeding voor binnenlandse verplaatsingen van minstens 5 uur 17,06 euro. In die 5 uur moet wel een middag vallen: dit is dus een vergoeding voor het broodje of de lunch die je buitenshuis nuttigt.

Zulke forfaits worden echter niet met de natte vinger vastgelegd. Er moet een zekere verantwoording zijn voor deze kosten. Vaak wordt hierbij ook een onderscheid gemaakt tussen verschillende werknemerscategorieën. Niet iedereen zal zomaar van zijn baas een onkostenvergoeding (of een rechtstreekse terugbetaling van btw-bonnetjes) krijgen. Het moet immers in verhouding staan tot de taken en de verantwoordelijkheden. De forfait van je baas zal wellicht een pak hoger liggen dan die van de receptioniste, als die laatste al een onkostenvergoeding krijgt ...

Of je je zakenlunch of broodje terugbetaald krijgt (op welke manier dan ook), hangt dus ook af van de belangrijkheid van je functie en wat je afgesproken hebt met je baas.

Ook een curryworst telt

Goed om weten is dat restaurantkosten nogal breed worden ingevuld. Onder de noemer ‘restaurant’ vallen zowel de traditionele restaurants, maar ook andere zaken zoals frituren, snackbars, zelfbedieningsrestaurants en pizzeria’s. Zelfs kleine maaltijden, zoals een spaghetti of een uitsmijter, die worden opgediend in een taverne vallen hieronder.

Wil je problemen met de fiscus vermijden over de terugbetaling van je zakenlunch, noteer dan in je agenda met wie je die dag bent gaan eten. En zorg dat je tafelgenoot iets met je beroepsactiviteit te maken heeft: een klant, een leverancier of een potentiële klant. Een bonnetje van een etentje voor twee op Valentijn of met vermelding van 2 kindermenu’s zal je wellicht niet zo makkelijk verkocht krijgen …

(mo)