Is het nodig om iedereen in cc te zetten?

Het is inderdaad niet nodig om altijd iedereen in cc te zetten. Wanneer dit toch gebeurt creëert men overvolle mailboxen met nutteloze informatie en raken er dikwijls belangrijke mails verloren in de massa.

Eerst en vooral moet je natuurlijk zelf het goede voorbeeld geven, zet dus enkel mensen in cc als ze daadwerkelijk op de hoogte moeten zijn. Ten tweede kan je dit probleem op een teammeeting aankaarten. Vraag iedereen zijn mening en bereidt zelf concrete voorbeelden voor. Probeer vervolgens tot een aantal concrete afspraken te komen waarbij je de focus legt op de voordelen die dit voor ieder individu inhoudt. Je bespaart namelijk voor iedereen een hoop werk door dit gedrag aan te pakken.

Trouwens, door dit op een open manier te bespreken, staan de mensen automatisch meer stil bij hun e-mailgedrag en verdwijnt de ongewenste gewoonte voor een stuk vanzelf. Tevens, kan je ook checken bij IT, HR of communicatie of er reeds regels hiervoor bestaan. Indien dit niet het geval is, kan je misschien samen met hen én op basis van de input die je van je collega’s hebt gekregen een code of conduct opstellen.

Ilse Claes is arbeidspsychologe en business group talent manager bij Tessenderlo Group