Is een evaluatiegesprek zinloos?

TEGENSTANDERS

Organisaties doen de jaarlijkse evaluatiegesprekken dikwijls omdat dit zo voorzien is en vastgelegd werd in allerlei formele regels en procedures. De leidinggevenden doen dit niet graag, de werknemers zien het vaak als een verplicht nummer, én het kost bovendien handenvol geld aan de ondernemingen.

Na Microsoft, Deloitte en Accenture wil ook de Vlaamse lingeriefabrikant Van de Velde het jaarlijkse beoordelingssysteem weg.

Met een opiniestuk in De Tijd kondigde Ignace Van Doorselaere, CEO bij Van de Velde, het einde van het jaarlijkse evaluatiemoment in zijn bedrijf aan. “Evaluatiegesprekken zijn tijdrovende gedrochten”, aldus de CEO.

Liever continu van gedachten wisselen

“Stel u voor dat u elk jaar - net voor Kerstmis - thuis een evaluatiegesprek heeft. Uw partner geeft u een score op een zorgvuldig uitgekiend formulier met prestatie- en gedragscriteria, aandachtspunten en verbetertrajecten. Zou dat de sfeer verbeteren en het gezin dichter bij elkaar brengen? Of riskeren we kunstmatige en soms pijnlijke situaties?”, zegt Van Doorselaere.

“Ik wissel liever continu van gedachten met mijn medewerkers, reageer graag onmiddellijk en stuur constant bij in de onvoorspelbaarheid van het leven. Een paar woorden en blikken zijn soms voldoende. Een lange babbel als het nodig is. Geen nood aan lange documenten op het einde van het jaar.”

Bureaucratie grote vijand van de goesting

“De technocratie en de bureaucratie zijn de grote vijanden van de goesting. We leven in een tijdsgeest waar het kader belangrijker is dan het schilderij. De te volgen procedure, het juiste rapport, de checklist en de methodologie, ze halen het van de motivatie van de mens, de tevredenheid van de klant en de kwaliteit van de beslissing”, aldus Ignace Van Doorselaere, CEO van lingeriegroep Van de Velde.

“De wereld zonder evaluatiegesprekken biedt minder administratieve structuur en meer verantwoordelijkheid van mens tot mens. Evaluatiegesprekken zijn tijdrovende gedrochten waarmee tijd verloren gaat die beter gebruikt kan worden in het echte leven. We moeten de cultuur meer vormen op basis van de informele dialoog en feedback. Zoals thuis.”

“Zeg niet wat iemand niet goed doet, creëer de omstandigheden waarin hij het beter doet. Wees vaker op het terrein en minder op het kantoor of in vergadering. (…) Het is de verbondenheid tussen ‘vertrouwen geven’ en ‘resultaat vragen’.”

Van de Velde schaft evaluatiegesprekken af

“Bij Van de Velde gaan we binnenkort de formele evaluatiegesprekken afschaffen voor alle bedienden. We willen af van elke vorm van het ‘Frankenstein-fenomeen’, waarbij klanten en medewerkers administratief in stukken worden gehakt, in aparte vakjes worden gestopt en nooit meer als een geheel samenkomen. Terug naar de mens. Eigenlijk is het simpel.”

HET ANTWOORD VAN DE EXPERT

“Stel de spelregels in vraag, niet het spel.”

Frank Vander Sijpe, Director HR Research van Securex, licht zijn visie toe op basis van zijn jarenlange ervaring.

“Er is tot op vandaag weinig wetenschappelijk materiaal voor handen dat ontegensprekelijk bewijst dat evaluatiegesprekken de performance van een organisatie ten goede zouden komen.”

Vaak geen beter alternatief

“Dat de spelregels van evaluatiegesprekken in vraag worden gesteld, is terecht. Maar dat het spel zelf in vraag wordt gesteld, gaat te ver. Frederik Anseel (Ugent) stelt het als volgt “Het evaluatiegebeuren is in de meeste organisaties een afschuwelijk slecht systeem, maar in 90% van de gevallen is er gewoon geen beter alternatief.”

Frank Vander Sijpe pleit ervoor om het goede aan evaluatiegesprekken te behouden.

“Mensen hebben op regelmatige tijdstippen nood aan zowel informele als formele feedback. Feedback die zowel betrekking heeft op algemene zaken (productie, omzet, kosten) als feedback die betrekking heeft op de eigen bijdrage. Werken aan betrokkenheid en engagement gaat altijd gepaard met het geven van regelmatige, eerlijke, gebalanceerde en transparante feedback die de klemtoon veeleer op de toekomst legt dan op het verleden. Laat ons dus niet het kind met het badwater weggooien! Zonder evaluatiegesprekken riskeren we niet genoeg meer stil te staan bij elkaars functioneren.”

Gewapende dialoog

“Maar indien een organisatie slechts één keer per jaar een evaluatiegesprek doet en dit bovendien beperkt tot een moment waarop de performance van een individu wordt afgezet ten opzichte van een competentieprofiel dat aan functie verbonden is, dan is het waarschijnlijk gewoon beter om ermee te kappen. Zeker als daar ook nog eens beloningselementen, zoals promotie of een financiële bonus, aan verbonden zijn. Gesprekken ontaarden dan vaak in een soort “gewapende dialoog”, waarbij de leidinggevende vooral focust op de tekortkomingen van de werknemer in diens prestatie van het voorbije jaar, terwijl de medewerker alles in het werk stelt om zijn realisaties alsnog dik in de verf te zetten (want er hangt een bonus van af…).

Zelfs onze minister-president maakt de fout evaluatiegesprekken te koppelen aan sancties: bij drie slechte evaluaties wordt een Vlaamse ambtenaar ontslagen.”

Informele gesprekken mogelijk?

“Dus als evaluatiegesprekken op deze manier worden gevoerd, begrijp ik de kritiek van de CEO van Van de Velde”, vertelt Frank Vander Sijpe, Director HR Research van Securex. “Maar het is geen goed idee om het jaarlijkse evaluatiegesprek dan maar gratuit te vervangen door informele feedbackmomenten door de leidinggevende. Dat gaat weer te ver in de andere richting. Vaak wordt er dan enkel gesproken over wat niet goed is. Maar het is cruciaal dat werknemers ook te horen krijgen wat wél goed is. Het zit in onze cultuur om enkel te focussen op het slechte, al van kindsbeen af: als een kind thuiskomt met zijn rapport wordt er gesproken over de 2 vakken met slechte punten, maar niet over de vakken waar het wel goed gescoord heeft.”

Een ander gevaar van over te schakelen naar enkel informele feedback is dat het broodnodige overleg tussen leidinggevende en werknemer in de praktijk dan zelden echt in de cultuur van het bedrijf verankerd wordt. Leidinggevenden worden vaak noodgedwongen meegetrokken in het operationele proces. Dat is nog toegenomen de afgelopen jaren: door de opeenvolgende bezuinigingsrondes door de economisch onzekere tijden is er op de kosten bespaard en werd heel wat personeel niet vervangen. En dat is gevaarlijk: leidinggevenden neigen dan opgeslorpt te worden door puur operationele taken. Terwijl het managen van hun medewerkers hun hoofdtaak zou moeten zijn, waar dienen leidinggevenden anders voor?”

Frank Vander Sijpe, Director HR Research van Securex, besluit: “Zonder een instrument of een proces kan een bedrijf niet verwachten dat er automatisch regelmatig informele gesprekken zullen plaatsvinden tussen leidinggevenden en werknemers over hun functioneren, laat staan over hun ambities en toekomstplannen”.

HET ANTWOORD VAN LINGERIEGROEP VAN DE VELDE:

vier- of zeswekelijks informeel gesprek

In plaats van de jaarlijkse evaluatiegesprekken ziet Ignace Van Doorselaere, CEO van Van de Velde, meer heil in een permanent proces met informele dialogen en feedbackmomenten. Vanaf september wil hij aan zijn werknemers voorstellen om vier- of zeswekelijks samen te zitten, zonder formulieren, zonder lijstjes met plusjes en minnetjes. "Tijdens zo'n gesprek kunnen de goede elementen uit de evaluatiegesprekken behouden worden. Werknemers en werkgevers moeten duidelijk kunnen maken wat ze van elkaar verwachten, welke ambities ze hebben. Het is vooral de vorm die anders moet.”

CONCLUSIE

Een evaluatiegesprek gekoppeld aan een beloning: nee.

Een jaarlijks evaluatiegesprek “omdat het moet van HR”: nee.

Jaarlijks, of beter nog continu, een open, gelijkwaardig gesprek tussen leidinggevende en werknemer, maar wel ondersteund door een administratief eenvoudige “tool”: ja!

(mr)