In 7 stappen stoppen met uitstellen

“Uitstelgedrag is bij de deelnemers aan mijn programma’s een van de meest genoemde worstelingen met werkstress”, vertelt Slow Working trainer Heidi Does.

“Alles wat je voor je uit blijft schuiven, blijft in je achterhoofd hangen en houdt een deel van je werkgeheugen gegijzeld. Met de kans dat je fouten gaat maken of deadlines mist omdat je dringend en belangrijk niet meer van elkaar kan scheiden.”

Triviale zaken moeten plots dringend gedaan worden

Ook timemanagement coach Johan D'Haeseleer ziet klachten over uitstelgedrag vaak terugkomen. “Als je een lastig werkje op je bord hebt liggen, doe je vaak andere zaken. Triviale zaken worden pareltjes die nu dringend gedaan moeten worden. Dat is een heel normale reactie”, aldus Johan D'Haeseleer, hij coacht werknemers en zelfstandigen om efficiënter te werken.

“Uitstellen is een belangrijke actie vervangen door een minder belangrijke. Gevolg zijn onnodige stress, je schuldig en weinig productief voelen.”

3 soorten uitstellers

Er zijn 3 soorten uitsteller, aldus Johan D'Haeseleer.

1. Rush-zoekers: zij stellen alles uit om de rush van het laatste moment te beleven.
2. Vermijders: de angst om te falen of voor succes, ligt aan de basis van het uitstellen.
3. Beslissingsuitstellers: zij kunnen maar geen beslissing nemen en stellen daarom uit.

Welke soort uitsteller je ook bent, uitstellen is een probleem waarmee je niet geboren bent. Je kan er iets aan doen.

1. Denk aan iets moeilijker

Je hebt een moeilijk document te maken, en je stelt dat al een tijdje uit. Geef jezelf dan iets moeilijker te doen. Je brein zal het relatief meest gemakkelijke kiezen. En hup, je bent aan de slag met dat moeilijke project.

2. Tien minuten doen 

Je hebt genoeg wilskracht om eender wat tien minuten vol te houden. Als je na deze tien minuten zin hebt om te stoppen, stop dan. Het zal zelden gebeuren. En indien het toch gebeurt, heb je toch al tien minuten aan die taak gewerkt. Het wachten op de juiste mood helpt je niet om iets te doen. Wat je helpt, is doen. Starten is belangrijker dan finishen in dit geval. Zeker wanneer je aan het uitstellen bent.

3. Elimineer elke mogelijke afleiding

Doe je deur dicht. Zet je mobiele telefoon op stil. Sluit e-mail- of computerprogramma’s die niet nodig zijn voor wat je gaat doen. Zet radio of televisie uit. Of gelijk wat je in jouw situatie kan afleiden (of verleiden).

4. De pommodore techniek

Tijdslimieten (bij veralgemening alle grenzen) helpen je om productiever te worden. Deze techniek helpt je om vrije ruimte in je kalender op te delen. Kleinere stukken zijn gemakkelijker te managen dan grote.

Dat geldt ook voor het inschatten van werk. Kleine acties zijn gemakkelijker in te schatten dan grote taken. De pommodore techniek geeft je vijfentwintig minuten om iets af te werken. Daarna krijg je vijf minuten rust. Je herbegint daarna aan vijventwintig minuten focus.

5. Blijf je concentreren op die ene taak die voor je ligt

Merk op hoe – vroeg of laat, maar eerder vroeg – gedachten je aansporen om tussendoor even iets anders te gaan doen. Zo van ‘Even mijn mails checken’. Of: ‘Eerst een tas koffie, dan kom ik wel weer op gang’.

Let op die neiging, maar doe er niets mee. Je gedachten gaan goed praten dat je nu echt even iets anders moet gaan doen. Laat die gedachten maar praten. Je weet heus wel dat het enkel excuses zijn om niet te hoeven doen wat uiteindelijk toch moet gebeuren. Dus focus je op die ene belangrijke taak.

Welke neiging je ook opmerkt om iets anders te gaan doen, doe het niet. Dan ga je zien dat die drang sterker en sterker wordt, maar ook weer vanzelf wegebt. Het is als een golf die aanzwelt, hoger en hoger, en uiteindelijk breekt. Laat iedere golf komen en gaan, terwijl je rustig doorwerkt.

6. Begin met iets klein

Ben je toch weer afgeleid, begin dan terug met iets klein. Iets uitstellen doe je omdat het niet gemakkelijk genoeg is om te doen. Elke taak of project krijg je opnieuw in beweging door een eerste actie te doen. Die eerste kleine actie zet dat grote project in beweging. Maak van de volgende actie de gemakkelijkste actie.

Het geeft niet wat je doet, als je maar een beginnetje maakt. Al is het maar één minuut, of 30 seconden. Hoe kort ook, je maakt een begin. Dat is het enige dat telt.

7. Werk zo verder, minuut na minuut, moment na moment

Surf rustig mee op de golven van aan de ene kant geconcentreerd werken en aan de andere kant meegaan in de neiging om iets anders tussendoor te doen. Merk de drang op om je aandacht te verschuiven naar iets anders ... en laat het voorbij gaan.

Begin steeds opnieuw. Met één kleine stap. Steeds opnieuw. Tot je taak afgerond is.

(mr) - Met dank aan Johan D'Haeseleer en Heidi Does voor de tips.