Hoofdkantoor wordt half-kantoor

Sofie Eerlingen van PepsiCo in het nieuwe kantoor: "We vroegen ons af waarvoor dat hoofdkantoor nog moet dienen."

Onze manier van werken zit sinds corona in een stroomversnelling. “Thuiswerken kreeg de overhand. Het hybride werken is in het leven geroepen”, aldus Sofie Eerlingen, total reward representatieve bij PepsiCo, een van de bedrijven die hiermee aan de slag ging. “We legden een Work that Works-raamwerk vast. Een filosofie die aangeeft hoe het werk er bij ons zou uitzien. Zo kregen we van alle hoeken input.”

Op basis hiervan kreeg ook het hoofdkantoor van PepsiCo een andere invulling. “We vroegen ons af waarvoor dat kantoor nog moet dienen. Hierbij focusten we op de zogenaamde 4 C’s: create, collaborate, celebrate & connect”, legt ze uit.

“Een kantoor moet samenwerking stimuleren en netwerking, maar tegelijk ook fun. Denk aan het gezamenlijk vieren van kleine successen”, stelt ze. Dat kantoor kreeg een grondige make-over en is per definitie kleiner. “Zelf gingen wij van twee verdiepingen naar één.”

Hybride werken: wat wil de werknemer zelf?

Het nieuwe hoofdkantoor bij PepsiCo

Drie dagen thuis

Een nieuw kantoor dus, maar hoe vaak kunnen de medewerkers daar terecht? De medewerkers gaven hun voorkeur aan: gemiddeld drie dagen thuis en twee dagen op kantoor. “Er zijn verschillende redenen voor, waaronder work-lifebalance, het vermijden van files en ook wel de toegenomen productiviteit. Al is dat laatste een uitdaging, omdat we merken dat onze medewerkers meer uren gingen werken. De uren die ze voorheen in de wagen zaten, werden vaak gepresteerd als extra werk.”

Om hier tegenin te gaan en flexibiliteit nog meer mogelijk te maken, ondersteunt PepsiCo de collega’s om hun eigen werkweek vorm te geven. “Wanneer werken ze? En wanneer is er ruimte om te deconnecteren, zoals overdag sporten? Dergelijke zaken kun je grotendeels zelf meebepalen, maar telkens wel in functie van je team en job.”

Het teamaspect is cruciaal. “Zo hebben we per departement een team manifesto laten creëren. Dat bevat allerlei afspraken rond onder meer meetings of tools voor het hybride werken. Hierin spreek je af dat je bijvoorbeeld op maandagmorgen of tijdens de lunch met je team geen meetings organiseert.”

Flexibel(er) werken: 9 juridische mogelijkheden

Plaats voor de helft

Ook bij BNP Paribas Fortis werd het roer omgegooid. “Heel de economie, en onze eigen banksector, voelde dat er wel iets moest gebeuren naar aanleiding van de covidpandemie”, oppert Wim Smet, HR business director bij BNP Paribas Fortis.

Van de zowat 11.000 medewerkers die de bank telt, werken er overigens 5.000 op het hoofdkantoor. Voor dat kantoor in Brussel werd afgeklopt op een 50/50-regeling, waarbij werknemers de helft thuis en de helft op kantoor werken. “Hiermee willen we ook het vertrouwen uitspreken naar onze mensen en bijdragen aan hun werkgeluk en work-lifebalance. Wij merkten overigens tijdens de coronapandemie, toen er heel veel van thuis uit gewerkt is, geen efficiëntie- of productiviteitsverlies, integendeel zelfs.”

De nieuwe manier van werken baseert zich bij de bank op een nieuwe smart working policy, waarbij vier pijlers vooropstaan: people care, digital tools, remote working en working areas. “Cruciaal op kantoor is onze activity based working-benadering, waarbij collega’s zich op kantoor bevinden, van closed rooms en silent spaces tot open desk, in functie van het werk dat ze uitvoeren. Ook op niveau van tools, zoals reserveringstools voor ruimtes, vergt dat enige discipline, maar dat wordt tot vandaag erg goed opgevolgd door onze medewerkers”, vindt Smet.

Nieuwe kantoorgebouwen zijn dus veel meer functioneel ingedeeld en worden hierdoor ook kleiner. Het nieuwe hoofdkantoor BNP Paribas Fortis biedt bijvoorbeeld een 50 procent sharing rate. Er is dus eigenlijk plek voor de helft van de medewerkers.

“Maar in principe is er in de praktijk wel voor iedereen plaats, bijvoorbeeld via ons working café, dat ook buiten de lunchuren beschikbaar is. Overigens willen we het voor onze mensen ook aangenaam maken om naar het werk te komen met bijvoorbeeld aangepaste catering en een barista op kantoor.”

CHECK: Ziet jouw kantoor er ook anders uit sinds corona?

Het hoofdkantoor van BNP Paribas Fortis op de Warandeberg in Brussel (boven en onder)

Is jouw werk-privéleven in balans? Doe de test!

(William Visterin) - Bron: Go for happy Magazine