Hoe zwaar zijn je professionele e-mails beschermd?

Op grond van de bepalingen van het Europees Verdrag voor de Rechten van de Mens en de grondwet heeft elke (ex-)werknemer recht op privacy en privécommunicatie, ook tijdens de werkuren. Communicatie is privé als ze niet bestemd is om door iedereen gehoord of gezien te worden. Ook professionele e-mail heeft daarom een privékarakter. De werkcomputer en de daarin bewaarde informatie, waaronder ook de e-mails in de mailbox, maken daarom deel uit van de persoonlijke levenssfeer en zijn als dusdanig beschermd.

Het raadplegen, gebruiken of doorzenden van e-mails van ex-collega’s is volgens de privacywet slechts toegelaten als de betrokkene daarvoor zijn ondubbelzinnige toestemming heeft verleend of als dit noodzakelijk is voor de behartiging van het gerechtvaardigde belang van de werkgever, tenzij het belang van jouw ex-collega toch zwaarder zou doorwegen.

De wet elektronische communicatie

Daarenboven verbiedt artikel 124 van de ‘wet elektronische communicatie’ iedereen om zonder toestemming van de betrokkenen met opzet kennis te nemen van e-mails die niet persoonlijk voor hem bestemd zijn. Diezelfde wet verbiedt het ook om dergelijke e-mails te schrappen, op te slaan of er enig ander gebruik van te maken. De toestemming van de betrokkenen moet ondubbelzinnig zijn. Op de overtreding van deze bepaling staan zware geldboetes.

De wetgeving is dus bijzonder strikt en maakt het zo goed als onmogelijk om, zelfs voor rechtmatige professionele doeleinden, de mailbox van een ex-collega te consulteren. Om elke mogelijke schending van deze wetgeving te vermijden, nodig je best je ex-collega op kantoor uit met het verzoek zijn mailbox op te kuisen waarbij relevante professionele mails naar u worden doorgestuurd en privémails worden verwijderd. Mocht dit praktisch onhaalbaar zijn, dan zou ik zijn schriftelijke toestemming vragen, of bij gebrek hieraan, steunen op het belang van de werkgever om kennis te nemen van de inhoud van de mailbox. Je kan ook argumenteren dat de informatie op de computer geen privékarakter heeft omdat de ex-werknemer er blijkbaar geen bezwaar tegen had dat de computer met die informatie aan de werkgever werd overgedragen.

Uw vraag illustreert alleszins dat het belangrijk is dat hieromtrent een duidelijke regeling wordt getroffen, ofwel bij het vertrek van een werknemer, ofwel op voorhand in een policy.

(Met dank aan Stijn Demeestere, advocaat bij Lydian).